Detaljert beskrivelse av tjenesten Forelesningsopptak-2

Om tjenesten

Tjenesten Forelesningsopptak-2 gir forelesere ved UiO muligheten til å gjøre opptak av skjerm og lyd (fra mikrofon/PC) fra forelesningene, og å få opptaket publisert automatisk i timeplanen til emnet.

Tjenesten henter informasjon om emner og undervisning fra timeplanleggingssystemet TP.

Applikasjonen kan installeres på UiO Windows-PC-er. For å kunne benytte applikasjonen må du:

  1. ha en UiO-bruker
  2. ha tilgang til semestersiden til emnet du underviser i
  3. ha nettilgang

Hvis du skal ta et langt opptak hjemmefra, for eksempel tilsvarende en dobbelttime med undervisning, anbefaler vi at du tar det i to deler og laster det opp mellom hver gang. 

Se instruksjonsvideo for hvordan du kan ta opptak av forelesningen med Forelesningsopptak-2:

 

Opptak av forelesninger

Når tjenesten er installert på PC-en i auditoriet, kan den startes ved å finne applikasjonen i startmenyen, eller dobbeltklikke på ikonet på desktopen.

Ikon for applikasjonen Forelesningsopptak
Ikon for applikasjonen forelesningsopptak.

Velg emne og forelesning

På første fane i applikasjonen velger man hvilket emne og hvilken forelesning opptaket skal knyttes til. Disse dataene benyttes til å sørge for at opptaket publiseres på rett sted i timeplanen for emnet og i studentenes timeplan i Mine Studier.

Det er mulig å velge å ikke knytte forelesningsopptaket til en forelesning/undervisningsaktivitet. Hvis du ikke velger en forelesning/undervisningsaktivitet, blir videoen lastet opp til mappen "Forelesningsvideoer", men blir ikke lenket opp i timeplanen eller på nettsidene.

Skjermbilde av "Velg forelesning"-fanen.
"Velg forelesning": Her velger man hvilket emne og hvilken forelesning man skal gjøre opptak av.

Velg emne

Under "Velg emne" kommer det opp to kategorier: "Dine emner" og "Andre emner":

  • "Dine emner" lister ut emnene du er registrert som foreleser på i inneværende semester.
  • "Andre emner" lister ut alle aktive emner.
  • Emneopplistingene er begrenset til emner som har undervisningsaktiviteter 50 dager tilbake eller 50 dager frem i tid.

Du kan velge et emne ved å skrive inn emnekoden/navnet på emnet i feltet og søke frem riktig emne, eller ved å scrolle gjennom lista ved å trykke på pilen til høyre på boksen.

Dersom et emne har flere terminer, vil termin være angitt etter emnekoden, for eksempel som "MED1100 - Termin 1".

Bilde som viser hvordan menyen for "Velg emne" ser ut.
Emnene man er registrert som underviser for listes øverst under "Dine emner". Under "Andre emner" vises alle andre emner på UiO.

Manglende tilgang til å laste opp opptaket

Dersom du ikke har tilgang til semestermappen til emnet i Vortex vil du få beskjed om dette når du har valgt et emne. Du kan likevel velge å gjøre et opptak. Dersom du fremdeles ikke har tilgang når opptaket er ferdig kan du velge å lagre lokalt på maskinen du er på. Se mer informasjon om dette.

Velg forelesning

Under "Velg forelesning" listes alle forelesningene til emnet i inneværende semester, basert på data fra timeplanleggingssystemet TP. Her velger du den forelesningen du ønsker å knytte opptaket til.

Dersom forelesningen du skal ha ikke dukker opp, kan det være at den ikke er registrert i TP. I så fall er det en mulighet å knytte opptaket til en annen forelesning i rekken og velge å laste opp opptaket som upublisert. Når TP er oppdatert med forelesningen, kan du knytte opptaket til riktig forelesning i Vortex og deretter publisere den.

Det er mulig å velge å ikke knytte forelesningsopptaket til en forelesning/undervisningsaktivitet. Hvis du ikke velger en forelesning/undervisningsaktivitet, blir videoen lastet opp til mappen "Forelesningsvideoer", men blir ikke lenket opp på nettsidene.

Når emne og forelesning er valgt, går man automatisk videre til neste fane, "Gjør opptak".

Gjør opptak

Den andre fanen i applikasjonen styrer selve opptaket av forelesningen.

Øverst kan du se hvilket emne og hvilken forelesning som er valgt. Dersom noe er feil, kan du gå tilbake til fanen "Velg forelesning" og rette på dette før du starter opptaket.

Skjermbildet viser fanen "Gjør opptak".
"Gjør opptak": Her starter man opptaket av forelesningen ved å trykke på den røde knappen for opptak.

Valg av skjerm

Dersom maskinen er satt opp med flere skjermer, kan du velge hvilken skjerm du skal ta opptak av. Vi anbefaler at du gjør klar powerpointen så du ser hvilken skjerm den er på før du velger skjerm. Hvis det er vanskelig å se forskjell på skjermene, kan du bevege på et vindu i den ene skjermen, så ser du hvilken som beveger seg.

Skjermbilde av opptaksfanen der man har to skjermer.
"Gjør opptak": Hvis maskinen er satt opp med flere skjermer kan man velge hvilke skjerm man skal ta opp fra før man starter opptaket.

Feil ved bruk av flere skjermer

I enkelte tilfeller kan det være utfordringer med opptak på skjerm nummer 2, da får man opp en feilmelding.

Skjermbilde av feilmelding ved bruk av skjerm nummer 2.
Feilmelding som kommer hvis opptaksløsningen har problemer med skjerm nummer 2.

Den vanligste feilen er at opptak ikke fungerer hvis skjerm nummer 2 har høyere skalering enn skjerm nummer 1. For å fikse dette kan du gå til Display Settings ved å søke i søkefeltet ved Windows-knappen nederst på skrivebordet. Sørg for at skjerm nummer 2 har maksimalt samme skalering som skjerm nummer 1.

Skjermbilde av Display-menyen i Windows.
I Display settings på Windows kan du sjekke hvilken skalering som er satt for skjerm 1 og 2 og sørge for at skjerm 2 ikke har høyere skalering enn skjerm 1.

Lydindikator

Ikonet til høyre viser lydnivået fra mikrofonen, så hvis du er usikker på om du har lyd fra mikrofonen kan du sjekke at lydmåleren viser grønt.

Opptak

Den røde knappen brukes til å starte opptak av forelesningen. Det som tas opp er skjermbildet og lyd fra mikrofonen/PCen. Når du starter opptaket, blir applikasjonen lagt ned og er tilgjengelig fra oppgavelinjen nederst. Du får også tilgang til en minimert meny hvor du kan pause, starte igjen eller stoppe opptaket.

Når opptaket er startet, byttes den røde knappen ut med en knapp for å pause og en knapp for å stanse opptaket. Under knappene vises tiden for hvor lenge opptaket har vart.

Bilde som viser pause- og stopp-knappen i applikasjonen.
Når opptaket er startet, kan man velge mellom å pause eller å stanse opptaket.

Dersom man pauser opptaket, blir pauseknappen byttet ut med en knapp for å fortsette opptaket. Tiden under knappene viser samlet opptakstid.

Skjermbilde som viser knapper for å fortsette eller stanse opptaket i applikasjonen.
Hvis opptaket er pauset, kan man velge mellom å fortsette opptaket eller å stanse det.

Start opptak på nytt

Nederst på siden er det en lenke for å starte opptaket på nytt. Dersom man trykker på denne mens opptaket er i gang, pauses opptaket og man får opp to valg:

  • Forvalgt: Her slettes opptaket som er gjort til nå, og du kan starte nytt opptak med samme emne og forelesning.
  • Ny forelesning: Her slettes opptaket som er gjort til nå, og du blir sendt tilbake til Velg forelesning-fanen for å velge emne og forelesning på nytt.

Dersom du ønsker å fortsette opptaket og beholde opptaket som er gjort til nå, kan du gå ut av vinduet ved å klikke på ´X´øverst i høyre hjørne.

Skjermbilde som viser menyen som kommer opp hvis man trykker på Avbryt-knappen.
Dialog som kommer opp hvis man velger "Start opptak på nytt".

Avslutt opptaket

Når man er ferdig med opptaket og trykker på stopp-knappen, stanses opptaket, og man får opp en meny med spørsmål om man ønsker å avslutte opptaket med to valg:

  • Dersom man velger "Last opp", avsluttes opptaket og man går videre til opplastingsfanen
  • Dersom man velger "Fortsett opptak", forblir man på opptaksfanen og kan fortsette opptaket
Skjermbilde som viser dialogen som kommer opp når man stanser opptaket.
Dialogen som kommer opp når man stanser opptaket.

Last opp opptak

Når opptaket er fullført, kommer man til fanen for å laste opp opptaket. Øverst i fanen vises det hvilket emne og hvilken forelesning opptaket er knyttet til. Dersom man har valgt feil forelesning/emne, kan man gå til fanen for "Velg forelesning" for å endre emne/forelesning.

Varighet angir opptakets varighet. Dersom man har benyttet pause under opptaket, slås opptakene sammen til ett opptak før opplasting. Det er samlet opptakstid som vises her.

Tittel settes automatisk av applikasjonen, men du kan endre den dersom du ønsker. Tittelen blir navnet på lenken til forelesningsvideoen når den dukker opp som ressurs i timeplanen til studentene.

Ved opplasting kan du velge om opptaket skal lastes opp publisert eller upublisert på semestersiden:

  • Publisert: Dersom opptaket er publisert, blir det tilgjengelig for studentene i timeplanen fra det er lastet opp.
  • Upublisert: Dersom opptaket er upublisert, blir det ikke synlig i timeplanen før det publiseres. Dette kan være nyttig dersom man for eksempel ikke ønsker å ha opptaket tilgjengelig for studentene med en gang, eller man har behov for å redigere i opptaket.

Rettighetene for hvem som kan se opptaket settes på mappen i Vortex.

Nederst på siden er det to knapper:

  • Last opp: Applikasjonen begynner å laste opp forelesningsopptaket slik at det blir tilgjengelig i timeplanen til emnet.
  • Avbryt: Applikasjonen avsluttes og filene man har tatt opp slettes.
Skjermbilde som viser fanen hvor man laster opp opptak.
Når opptaket er fullført, må man laste det opp. Her kan man endre tittel på forelesningen og velge om det skal lastes opp publisert eller upublisert.

Opplasting

Når man har trykket på knappen "Last opp" starter opplasting av forelesningsopptaket. Mens opptaket pågår, får man opp en fremdriftsviser som viser hvor langt opplastingen har kommet. Dersom man ikke ønsker å laste opp opptaket likevel, kan man trykke på knappen "Avbryt", da avbrytes opplastingen.

Merk at dersom man tar opptak hjemmefra kan opplasting ta lenger tid enn det som er estimert i opplastingsvinduet. Opptaket lastes fortsatt opp, så vent til du får beskjed om at opplasting er fullført.

Når opplastingen er fullført, oppdateres statusen i vinduet. Man får da to valg; "Nytt opptak" eller "Avslutt":

  • Nytt opptak: Applikasjonen nullstilles, og man kan starte et nytt forelesningsopptak
  • Avslutt: Applikasjonen avsluttes.
Skjermbilde som viser at opplasting er ferdig.
Opplasting av filene er ferdig, og man kan velge å starte et nytt opptak, eller å avslutte applikasjonen.

Manglende tilgang til opplasting

Dersom man ikke har tilgang til å laste opp filen i forelesningsvideoer-mappen på semestersiden, vil det komme beskjed om dette når man trykker på knappen "Last opp" på Last opp opptak-fanen.

Skjermbilde med dialogboksen for manglende tilgang til å laste opp forelesningsopptaket.
Dialogboksen som kommer opp dersom man ikke har tilgang i Vortex til å laste opp forelesningsopptaket.
Når man ikke har tilgang til å laste opp, blir opptaket lagret i en egen mappe og en e-post blir sendt til din UiO-bruker med informasjon om hvor opptaksfilen ligger. Merk at e-posten ikke sendes ut hvis du er på trådløst nett eller har en Intune-laptop (Autopilot). Det jobbes med å fikse dette problemet.
Dersom du blir gitt tilgang i Vortex, kan du prøve å laste opp på nytt ved å trykke på knappen "Prøv på nytt". 
Ved å trykke på knappen "Finn videofil" åpner mappen hvor filen er lagret slik at du evt. kan lagre den et annet sted.

Etter opplasting

Når opptaket er ferdig lastet opp, vil du motta en e-post til din UiO-bruker med beskjed om at opptaket er lastet opp, hvor det ligger og om det er publisert eller upublisert.

Når et opptak har blitt lastet opp publisert i Vortex, blir det tilgjengelig i en mappe "Forelesningsvideoer" under semestersiden. Dersom du knyttet det til en forelesning/undervisningsaktivitet, blir opptaket lenket opp på timeplanen for emnet (se figur 11) og kommer i studentens timeplan i Mine studier. 

Hvis du har lastet opp flere forelesningsopptak til samme sted i timeplanen, blir de sortert etter tittel.

Forelesningsvideoen blir også tilgjengelig i Canvas, se dokumentasjon om hvordan videoer fra semestermappen i Vortex vises frem i Canvas. Se også dokumentasjon om hvordan enkeltvideoer kan lenkes/inkluderes i sider i Canvas

Forelesningsopptak kan også lastes opp i etterkant.
Se tjeneste for opplasting av undervisningsvideo.

Skjermbilde som viser fremvisning av forelesningsvideoen i timeplanen til emnet.
Når opptaket er lastet opp, blir det fremvist i timeplanen til emnet under Ressurser/pensum.
Skjermbilde av Canvas med forelesningsvideoer
Dersom emnet bruker Canvas vil også videoene som blir lastet opp være tilgjengelige fra venstremenyen i Canvas.

Potensielle feilsituasjoner 

På Intune-laptoper: Applikasjonen lister ikke opp emner/aktiviteter, eller du får ikke lastet opp opptaket

Hvis du har en Intune-laptop (Autopilot) må den være koblet til VPN for at Forelesningsopptak-2 skal kunne hente informasjon om emner og for å kunne laste opp opptaket til semestersiden. VPN skal automatisk være tilkoblet, men i noen tilfeller har det vært rapportert at oppkoblingen til VPN har vært ustabil. 

Du kan sjekke at VPN er koblet til ved å gå på "mer"-pilen nederst på menylinjen. På Intune-laptoper (Autopilot) vil det være et globus-ikon som på skjermbildet nedenfor. Dersom ikonet har en lås på seg, er man koblet riktig til VPN, hvis det ikke har en lås er man ikke koblet til VPN.

Skjermbilde av VPN-ikonet
Skjermbilde av VPN-ikonet nederst på menylinjen. Når ikonet har en lås på seg, er du koblet til VPN. mangler låsen må du vente litt på at den automatisk kobler deg til VPN igjen.

VPN skal bli tilkoblet automatisk, men det kan også startes manuelt ved å trykke på globusikonet og velge «Connect».

Feilsituasjonen med VPN kan oppleves når du starter applikasjonen og skal velge emne og forelesning, eller når du skal laste opp opptaket.

Når du starter applikasjonen uten VPN-tilkobling

Hvis du har brukt Forelesningsopptak-2 på laptopen nylig vil listen over emner og aktiviteter være lagret lokalt, men du vil ikke få opp listen over "Dine emner" øverst, dvs. listen over emner du er registrert som foreleser på i timeplanelggingssystemet TP. 

Hvis du ikke har brukt Forelesningsopptak-2 på laptopen nylig, vil du få en feilmelding om at du mangler internett, se skjermbilde nedenfor. Da kan du enten vente og se om VPN automatisk kobler seg til igjen, eller koble til manuelt (se forklaring ovenfor).

Feilmelding når VPN ikke er tilkoblet når applikasjonen startes.
Når applikasjonen startes på en Intune-laptop uten VPN kan du få denne feilmeldingen. Løsningen er å vente litt på at VPN tilkobles automatisk, eller koble den til manuelt.

Ved opplasting uten VPN

Du må være tilkoblet VPN for å få lastet opp opptaket til semestersidene. Hvis du ikke er tilkoblet VPN under opplasting vil du få en melding om "Feil ved opplasting". Da kan du enten vente litt og se om VPN blir tilkoblet automatisk igjen, eller koble den til manuelt (se forklaring ovenfor), og trykke "Prøv igjen". Eller du kan velge "Finn videofil" for å få tilgang til forelesningsopptaket for å laste det opp til semestersiden eller lagre det et egnet sted.

Skjermbilde av feilmelding ved manglende opplasting
Hvis VPN ikke er tilkoblet på en Intune-maskin (Autopilot) ved opplasting vil du få en feilmelding om at filen ikke kunne lastes opp. Ved å klikke på "Finn videofil" vil du få opp mappen med forelesningsopptaket og kan laste det opp manuelt eller lagre det et passende sted på laptopen din.

 

Publisert 11. mars 2020 13:56 - Sist endret 18. feb. 2021 16:51