English version of this page

Deling og samhandling i Office 365

Nøkkelen til samhandling i Office 365 er OneDrive. "OneDrive for business", som er det UiO bruker, er tilgjengelig fra maskinen du bruker, som en hvilken som helst annen mappe. Men den er helt spesiell.

  • For det første: Det du lagrer i OneDrive for Business på din maskin, synkroniseres automatisk (så lenge du er koblet til nett) til din OneDrive i skyen (altså på en av Microsofts tjenermaskiner). Det betyr at OneDrive vil fungere både som et sted med sikkerhetskopi av dokumentene du legger der, og du vil ha tilgang til dem fra alle enheter med tilgang til Internett. 
  • For det andre: Dokumentene på OneDrive ligger på Internett, men er i utgangspunktet lukket slik at bare du kan se dem. Men du kan velge å åpne enkeltdokumenter eller hele mapper med andre, slik at andre kan lese dem eller laste dem ned, eller skrive i dem i en samskrivingsprosess. Husk begrensingene for hva du kan oppbevare på OneDrive, som er beskrevet i bruksvilkårenes punkt 2.

Dokumenter du skriver i onlineversjonene av Office-programmene, blir automatisk lagret på OneDrive. Office-dokumenter du jobber med i Office-programmer som er installert på maskinen din, kan du velge om du vil lagre lokalt, på M: eller på OneDrive. Andre dokumenter, for eksempel PDF-er, bilder og annet, kan du velge å lagre på OneDrive ved å legge dem i mappen OneDrive for Business. 

Er du ansatt på UiO? Hvis du er ansatt på UiO, har du den UiO-støttede versjonen av Office-programmene installert på kontormaskinen din. Derfor skal du ikke installere Office-365 på kontormaskinen din. Installer gjerne på din bærbare maskin eller på private maskiner og enheter. OneDrive er inkludert når du installerer Office-programmene fra Office 365, men hvis du vil du bruke OneDrive på kontormaskinen din, installerer du fra software.uio.no. Se veiledning for installering av OneDrive på kontormaskin.

Problemløsing: Får du en feilmelding om at du ikke kan dele et dokument med noen utenfor din organisasjon? Du kan dele dokumenter fra OneDrive til andre utenfor UiO. Får du en feilmelding, så sørg for at e-postadressen du oppgir kun er den faktiske e-postadressen på formen "navn@domene.xx". Om e-postadressen har med faktisk navn foran adressen, kan du få en feil. Altså, om du kopierer inn en adresse som har formen "Fornavn Etternavn <navn@domene.xx>", må du slette alt fra adresse-feltet, bortsett fra den faktiske e-postadressen.

Dele et dokument fra OneDrive på nettet

Har du ikke OneDrive installert på maksinen du bruker, kan du laste opp dokumentet du vil dele, til OneDrive. Slik gjør du det:

1. Gå til uio.no/office, og klikk på Logg inn i Office 365 til høyre på siden.

2. Klikk på OneDrive på startsiden for Office 365.

3. Klikk på Upload, og naviger til dokumentet du vil dele.

 

4. Høyreklikk på dokumentet, og velg Share for å dele det. Innenfor UiO, kan du dele dokumenter ved å oppgi navnet i dialogruten som kommer opp. Vil du dele med noen utenfor UiO, velger du Get a link, og sender lenken du får, til den du vil dele med. 

Dele direkte fra OneDrive på egen maskin

For å dele et dokument trykker du på «Fil» og deretter «Sharing». Herfra kan du dele på følgende måter:

  • inviter personer 
  • få en delingslenke du kan gi videre 
  • send via e-post
  • presenter på nettet (ikke i bruk)
  • del i blogg
  • rask deling til alle på UiO

Inviter personer 

Her kan du skrive inn navn, brukernavn eller UiO-e-postadresse til deltagere du vil skal kunne bruke dokumentet. Bruk følgende fremgangsmåte:

  • Skriv inn navnet eller UiO-brukernavnet til personen eller personene du ønsker å dele dokumentet med. Du kan også velge om brukeren skal ha mulighet til kun å se dokumentet («kan se») eller også forandre det («kan redigere»).  
  • Trykk Share
  • Du har nå delt dokumentet ditt. De har likevel ikke full tilgang. For å gi full tilgang med alle rettigheter, se under "Gi andre full tilgang til et dokument" lenger ned i dette dokumentet.

Få en delingslenke 

Hvis du ønsker å åpne et dokument for enten innsyn eller redigeringsmuligheter til et stort antall brukere, kan du lage en delingslenke som du kan sende til deltakerne. Det finnes to slike lenker (nøkler): En for visning og en for redigering, og kun de med redigeringsnøkkelen kan gjøre forandringer i dokumentet. Disse genereres ved å trykke på «aktiver kobling»-knappen. 

Du kan også avgjøre om brukeren på tross av å ha den unike nøkkelen også må ha en konto ved UiO for å få tilgang til dokumentet ved å sjekke av eller på for: 

«Krev at brukeren logger på før dokumentet kan åpnes». 

E-post  

Klikker du her blir det opprettet en ny e-post i ditt standard e-postprogram, og en fil men delingsinformasjon legges automatisk til som vedlegg. Denne kan du sende til en hvilken som helst e-postadresse.

Rask deling til alle på UiO

Ved å legge filer eller maper inn i mappen "Shared with Everyone" blir disse tilgjengelig for alle UiO-brukere. Merk at de kun blir tilgjengelig for UiO-brukere og ikke noen utenfor UiO.

Gi andre full tilgang til et dokument  

Selv om brukere får skrivetilgang når de får tilgang til et dokument gjennom deling, har de ikke full tilgang. De kan for eksempel ikke slette filen eller gi den nytt navn. For å gi andre brukere fulle skriverrettigheter gjør du følgende:

  • Trykk på Sharing I det relevante dokumentet. 
  • Trykk på Shared with.
  • Navnet på deltagere som allerede har fått skrive eller lesetilganger vil stå her.
  • Velg den det gjelder, trykk på Edit User Permissions
  • Velg hva slags rettigheter brukeren skal ha. For å gi brukeren fulle rettigheter velger du Full Control.

Samarbeid 

Når flere jobber på samme dokument vil avsnittet de jobber med låses, slik at det kun er de som kan redigere det. Dette vil gjøre det umulig å skrive over noen andres arbeid. For mobiler, nettbrett og online-versjonen av Office 365 vil alle forandringer oppdateres til alle brukerene automatisk. I Office 365 på PC eller Mac må du lagre dokumentet før du kan se oppdateringer andre har gjort.

Informasjonssikkerhet 

Office 365 er en skybasert tjeneste. Det betyr at du alltid må vurdere data (dokumenter/bilder og annet) du velger å oppbevare på OneDrive, etter UiOs retningslinjer for klassifisering av informasjonsressurser. Dette er ikke verre enn at du tenker over hva du lagrer på OneDrive og skriver på i online-versjonen av Office, og hva du heller bør lagre på en disk her på UiO.

Du skal aldri lagre personsensitiv informasjon på OneDrive.

Når vi ser på klassifiseringsmatrisen til UiO, så er det dokumenter med informasjon som faller inn i kategori Grønn - UiO åpen og kategori Gul - UiO-begrenset - svakt, som kan lagres på OneDrive. Hvis informasjonen faller inn i kategori Oransje eller kategori Rød, skal den ikke lagres i en skytjeneste, men lagres på UiO, på riktig måte i henhold til retningslinjene. Det er fordi innholdet beskrevet i disse kategoriene enten er konfidensielt, sensitivt eller på annen måte er funnet å ha et særlig beskyttelsesbehov. 

Publisert 11. jan. 2016 14:27 - Sist endret 13. juli 2017 09:43