Vilkår for bruk og samtykke – Office 365 på UiO

Hva er Office 365?

Office 365 er Microsofts tilbud om å alltid ha tilgang til nyeste versjon av Office-programmene både på datamaskiner og nettbrett/telefoner og i online-versjon på Internett. Office 365 inneholder også OneDrive, som gir brukerne ubegrenset lagringsplass på et personlig område i Microsofts skytjeneste. 

Og så, da?

Det er tre ting du skal være klar over:

  1. Vi utleverer brukernavnet ditt til Microsoft
  2. Du kan ikke lagre alt mulig på OneDrive
  3. Du mister kontoen når du slutter på UiO

Avgi samtykke

Før du kan ta i bruk Office 365, må du avgi samtykke.

Avgi samtykke

OBS: Det kan ta noe tid fra du har avgitt samtykke til du kan logge inn. Du får en e-post når samtykket er registrert og det er klart for innlogging i Office 365. 

1. Vi utleverer ditt brukernavn og din e-postadresse til Microsoft

Siden det er Microsofts tjeneste, og du får tilgang til den på grunnlag av at du er tilknyttet UiO, må vi overføre informasjon om deg til Microsoft slik at pålogging blir knyttet til ditt UiO-brukernavn. Informasjonen som overføres er kun brukernavn og e-postadresse, og det er nok til at du som bruker kan logge inn og ta i bruk tjenesten. Det ene du samtykker til, er altså at UiO overfører ditt brukernavn og din e-postadresse til Microsoft. Opplysningene skal kun brukes til å gi tilgang til Office 365. Opplysningene skal ikke selges, åpnes for andre eller brukes til å sende reklame eller annet til deg. UiO har inngått en databehandleravtale med Microsoft, noe som betyr at Microsofts bruk og oppbevaring av ditt brukernavn er vurdert og funnet trygt. 

2. Du kan ikke oppbevare informasjon med middels til sterkt beskyttelsesbehov på OneDrive

Det andre du samtykker til, er at du skal vurdere data (dokumenter/bilder og annet) du velger å oppbevare på OneDrive, etter UiOs retningslinjer for klassifisering av informasjonsressurser. (Du finner fullversjonen av retningslinjene for klassifisering i UiOs sikkerhetshåndbok). Dette er ikke verre enn at du tenker over hva du lagrer på OneDrive og skriver på i online-versjonen av Office, og hva du heller bør lagre på en disk her på UiO. Du skal aldri lagre personsensitiv informasjon på OneDrive. Når vi ser på klassifiseringen, så er det dokumenter med informasjon som faller inn i kategori Grønn - UiO åpen og kategori Gul - UiO-begrenset - svakt, som kan lagres på OneDrive. Hvis informasjonen faller inn i kategori Oransje eller kategori Rød, skal den ikke lagres i en skytjeneste, men lagres på UiO, på riktig måte i henhold til retningslinjene. Det er fordi innholdet beskrevet i disse kategoriene enten er konfidensielt, sensitivt eller på annen måte er funnet å ha et særlig beskyttelsesbehov. 

3. Kontoen blir slettet når du ikke lenger jobber eller studerer ved UiO

Din bruk av Office 365 på UiO er knyttet til at du jobber eller studerer her. Hvis du slutter, blir kontoen din og innholdet på OneDrive slettet etter 90 dager. Les mer om hva som skjer når du slutter.

Altså, hva er det jeg må samtykke til?

Ved å gå videre og markere ruten for «Jeg samtykker» sier du deg enig i at ditt brukernavn og din e-postadresse utleveres til Microsoft for å gi deg tilgang til Office 365, og til at du ikke skal lagre personsensitiv informasjon på OneDrive, i henhold til UiOs retningslinjer for klassifisering av informasjonsressurser. I tillegg sier du deg enig i at UiO-kontoen din i Office 365 blir avsluttet når du ikke lenger er tilknyttet UiO.

Velg:

  • Hvis du ønsker å gå videre, går du til Brukerinfo for å avgi samtykke og ta i bruk Office 365.
  • Hvis du ikke ønsker å gi samtykke til disse bruksbetingelsene, kan du ikke bruke Office 365.

Kan jeg trekke tilbake samtykket jeg har gitt?

Ja, det kan du. Om du ikke lenger ønsker at Microsoft skal oppbevare ditt UiO-brukernavn og din e-postadresse, kan du trekke tilbake samtykket ditt. Det gjør du her. Hvis du trekker tilbake samtykket, blir alt du har lagret på på OneDrive slettet 30 dager etter tilbaketrekninger, med mindre du samtykker til vilkårene på nytt. Hvis du vil trekke tilbake samtykket, er det altså lurt å først flytte ut dokumenter og annet du har på OneDrive, som du vil ta vare på, til et annet sted hvor du kan oppbevare dem.

Lurer du på noe?

Har du spørsmål om samtykke og sikkerhet i forbindelse med Office 365, sende en e-post til it-support@uio.no.