Formål
Tenesta eValg digitaliserer delar av valprosessen, som sparer tid for veljarane, spesielt med å sleppe fysisk oppmøte, og trygger valprosessen. Tenesta skal følgje opp om universitetsdemokratiet.
For å sikre at alle reelle stemmer vert tald med, har alle med brukarkonto på UiO tilgang til tenesta, og skal kunne stemme i alle val, sjølv om dei ikkje er med i manntalet til eit val. Valstyret for valet vil i etterkant vurdere kvart enkelt slikt tilfelle.
Ved UiO vart val tidlegare gjennomførd ved urneval og valseddel i internposten. Dette var både meir upraktisk for veljarane, mindre trygt, både med tanke på konfidensialitet og integritet, og meir ressurskrevande, spesielt sjølve opptellinga. eValg er ei forbetring av tidlegare valprosess, ved å digitalisere prosessen og la veljarane trygt kunne avgje sin stemmeseddel gjennom ei nettside.
Kva lagrast
Veljarar er kategorisert i
- Fast vitskapeleg ansatte
- Midlertidig vitskapeleg ansatte
- Teknisk og administrativt ansatte
- Studentar
Dei fleste studentar og ansatte kan ha stemmerett i fleire val per år. Manntalslister hentast frå Felles Studentsystem og UiO sitt personalsystem, og personar sine identifikatorar førehandslagrast i eValg.
Persondata som eValg behandler:
-
Fødselsnummer og eventuelt andre identifikator, som passnummer. Dette for å knytte riktig person opp mot riktig brukarkonto, og unngå misbruk, som dobbeltstemmer.
Dette kjem primært frå Felles Studentsystem og UiO sitt personalsystem, men valstyrer kan også legge inn identifikatorar manuelt. -
Feide-ID. Dette for å knytte riktig person opp mot riktig brukarkonto, og unngå misbruk som dobbeltstemmer.
Dette kjem primært frå Felles Studentsystem og UiO sitt personalsystem, men valstyrer kan også legge inn identifikatorar manuelt. Feide-ID lagrast også når du logger inn. -
Fornamn og etternamn. Gjer det mulig for valstyra å feilsøke i manntal og stemmesedlar.
Dette kjem frå Felles Studentsystem, UiO sitt personalsystem, og når du logger deg inn. -
E-postadresse. Brukast til å informere person om avgitt stemme, for å kunne oppdage misbruk. Brukast også til å varsle alle i samme manntal når eit val opner og/eller slutter.
Dette kjem frå Felles Studentsystem, UiO sitt personalsystem, og når du logger deg inn. -
Kva manntal personen er med i, som kan avsløre om personen til dømes er student eller ein type ansatt.
Dette kjem primært frå Felles Studentsystem og UiO sitt personalsystem, men valstyrer kan også legge det inn manuelt.
Nokre personopplysingar lagrast når ein person logger på og avgir sin stemmeseddel:
-
Kven personen har stemd på. Dette kan sei noko om politisk oppfatning og fagforening, og reknast difor som ei sensitiv personopplysing. Denne informasjonen vert asymmetrisk kryptert så tenesta eValg ikkje har tilgang til det - dekrypteringsnøkkel ligg hos valstyret.
-
IP-adressa personen stemde frå. Brukt ved mistanke om misbruk.
-
Tidspunkt for når ein stemmeseddel vart avgitt. Brukt ved feilsøking og mistanke om misbruk.
-
Identifikatorar frå Feide om personen. Dette for å unngå dobbeltstemmer.
-
Årsak til kvifor person vil stemme, dersom person er utanfor manntal i eit val. Dette er valfritt for personen å fylle inn ved stemmeavgiving, og er synleg for valstyret som skal avgjere om stemmen skal telle med i valet.
eValg behandler personopplysingar av fleire årsaker:
-
Kunne gjennomføre eit val, ved å telle opp stemmesedlane og få eit valresultat.
-
Sikre valprosessen ved å koble brukarkonto (brukarnamn) mot riktig person (td. fødselsnummer).
-
Identifisere om en person er med i et manntall. Dette forenkler opptellinga av valet, då valstyret berre treng å vurdere stemmesedlar som er utanfor manntalet.
-
Statistikk etter gjennomførd val.
Personopplysingar brukast også for å teste visse delar av løysinga. Dette gjerast for å blant anna verifisere at manntal og pålogging fungerer som det skal, før ny versjon går i produksjon. Vidareutviklinga av eValg gjerast vanlegvis utan ekte personopplysingar.
Stemmesedler frå eit val lagrast kryptert fram til etter at klagefristen for valet er passert. Dette gjer det mogeleg å telle opp valet på nytt, med eventuelle endringar, utan å måtte gjennomføre eit heilt nytt val. Etter klagefristen skal stemmesedlane slettast. Valprotokollen, som blant anna inneheld namn på kandidatar og når folk stemde, arkiverast i UiO sitt arkiv og slettast ikkje. Tekniske loggar for tenesta lagrast i 6 månadar, og inneheld enkelte personopplysingar.
Personopplysingar delast ikkje med andre utanfor Universitetet i Oslo, med unntak av eksterne deltakarar i valstyre.
Behandlingsgrunnlag
Etter universitets- og høgskulelova, 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høyskoler § 9-3 og 9-4 er det val av Universitetsstyret. Universitetet i Oslo har også val av rektor, etter § 10-2. Universitetet i Oslo har også eit eige valreglement som skal følgast av alle val av Universitetsstyret, rektorat, dekanat og instituttstyrer.
eValg treng personopplysingar om alle personar tilknytta UiO for å kunne gjennomføre ein trygg valprosess.
Personopplysingar i eValg har behandlingsgrunnlag i Personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav e: Nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, jf. universitets- og høyskoleloven §§ 9-3, 9-4 og 10-2. eValg har også behandlingsgrunnlag for den særlege kategorien av personopplysingar (sensitive personopplysingar) etter Personvernforordningen art. 9 nr. 2 bokstav g: nødvendig av hensyn til viktige allmenne interesser, jf. universitets- og høyskoleloven §§ 9-3, 9-4 og 10-2, om valg av Universitetsstyre og rektor.
Den særlege kategorien av personopplysingar er sikra gjennom asymmetrisk kryptering, der tenesta eValg ikkje har tilgang til dekrypteringsnøkkelen. Dette verner dei registrerte sine rettigheter, i tillegg til å gje aukt konfidensialitet og integritet i val, og sikre at det er lett for dei registrerte å bruke sin rett til å stemme ved universitetsval. Eit innbrot i tenesta eValg er ikkje nok for å kunne finne ut kva folk har stemd.