Innledning
Offentlige anskaffelser medfører noen særlige risikoer. Det er viktig å være bevisst på disse. Etiske retningslinjer, sammen med rammeverk for anskaffelser ved UiO, er med på å forebygge, avdekke og korrigere avvik. Ved anskaffelser er det risiko for:
- Misbruk av offentlige midler
- Undersøkelser viser at mellom 3 og 5 prosent av innkjøp i offentlige virksomheter ikke dekker noen behov eller fører til noen forbedringer
- Sentral innkjøpsfunksjon har som formål å forebygge slike kjøp, spesielt i planleggings- og oppfølgingsfasen
- Påvirkning / korrupsjon
- Der det er muligheter til vinning vil det være en risiko for at noen ønsker å sette seg i en gunstig posisjon ved «lysskye» eller ulovlige midler. Under dette kommer også interesseblanding av ulik art
- Svindel og bedrag
- Det avdekkes feilfakturering og overfakturering. Mye av dette fanges opp gjennom avtaleoppfølging, samt rutiner i forbindelse med betaling
Hovedgrepet for å forebygge, avdekke og korrigere de nevnte avvikene er blant annet rutiner, retningslinjer og internkontroll.
Formål
Etiske retningslinjer for Universitetet i Oslo (UiO) skal bidra til at UiO opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte, forvalter de offentlige midlene på en riktig måte samt forebygge uetisk adferd og korrupsjon i forbindelse med anskaffelser.
Retningslinjene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, rolleklarhet, integritet, lojalitet, ærlighet, pålitelighet, sannferdighet og at man skal behandle andre slik man selv ønsker å bli behandlet.
Rollen til Seksjon for innkjøp
Seksjon for innkjøp (SI) er en del av Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring (ØVA) og skal ved hjelp av gode innkjøp bidra til økt verdiskapning både for UiO og samfunnet for øvrig.
Seksjon for innkjøp har en rådgivende og veiledende rolle i møte med enheter ved universitetet slik dagens ansvarsstruktur er. Dette betyr at hver enhet står ansvarlig for eget innkjøp hva gjelder økonomi, planlegging og forvaltning.
UiOs anskaffelsesrådgivere har høy innkjøpsfaglig kompetanse og gjennomfører alle anskaffelser etter gjeldende lover med tilhørende forskrifter samt egne anskaffelsesprinsipper. Målet vårt er å veilede og gi støtte til enheter på en best mulig måte slik at innkjøpene utføres etter UiOs anskaffelsesprinsipper og regelverket.
Forventninger til den enkelte ansatte
Gjeldende etiske retningslinjer gjelder for alle ansatte. Retningslinjene skal bidra til at ansatte opptrer med høy etisk integritet og høy moral i tråd med UiOs verdier. De etiske retningslinjene er ment å være generelle rettesnorer, men de krever også en bevisstgjøring og refleksjon av den enkelte ansatte. Det forventes at spesielt ledere i særlig grad er aktsomme og fremstår som gode eksempler for sine ansatte, samt tar ansvar for å gjøre retningslinjene kjent i virksomheten sin.
Bruk av avtaler
Der det foreligger en avtale skal denne benyttes, dersom innkjøpsbehovet kan dekkes ved bruk av avtalen.
UiOs avtaler skal ikke benyttes til privat bruk.
Misbruk av offentlige midler
Ansatte skal unngå kjøp som ikke dekker behovet til UiO og på denne måten forhindrer UiOs verdiskapning. Det er viktig at ansatte følger de etablerte rutiner og systemer som bidrar til gode kontrollrutiner tilknyttet fakturering, bestilling, oppfølging og resultatrapportering. Ved hjelp av disse tiltakene m.m. klarer vi å opprettholde samfunnets tillitt til at UiO bruker offentlige midler på en riktig måte.
Mottak av gaver og andre ytelser
Som ansatt eller tillitsvalgt har du ikke lov til å motta gaver, penger eller andre fordeler fra samarbeidspartnere, leverandører eller andre. Noen unntak for gaver av beskjeden størrelse, for eksempel en julehilsen, hvor det er åpenbart at ytelsen ikke kan være egnet til å påvirke beslutninger. Slike gaver skal alltid gis i full åpenhet og være avklart med ledelsen i forkant. Det skal aldri mottas gaver i form av kontanter til enkeltpersoner. Hvis det er tvil om en ytelse kan mottas, skal den avslås.
Forretningsomgang og sosialt samvær
Den ansatte skal bare dra på reise/besøk i arbeidstiden når det kan begrunnes i virksomhetens behov og innehar et faglig innhold. Dette gjelder også når leverandører eller andre tilbyr besøk i private eller offentlige bedrifter, befaringer, seminar, kurs, reiser til utstillinger eller andre arrangementer, både når disse arrangeres i fritida og i arbeidstida. Dette gjelder også besiktelse av instrumenter og liknende knyttet til undervisning. Reiser og besøk skal alltid godkjennes av nærmeste leder og betales av UiO.
Misbruk av informasjon
Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med tjenesteforhold skal respekteres og ikke brukes til personlig vinning. Informasjon som er mottatt fra markedet om tilbud og tilbydere skal behandles konfidensielt og ikke misbrukes for eksempel overfor konkurrerende tilbydere. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende er sluttet i jobben.
Lovens krav om at ansatte skal opptre i samsvar med god forretningsskikk,
ha høy etisk standard og opptre med stor integritet gjelder uten unntak.
Likebehandling av leverandører
Det er viktig å opptre med stor varsomhet i forsknings- og utviklingsprosjekter for å unngå at håndteringen av prosjektene blir sammenblandet med eventuelle senere anskaffelser, jfr UiOs regler om habilitet, gaver og sponsing. Erfaringene fra slike prosjekter kan brukes i utformingen av kravspesifikasjoner i anskaffelsesprosess, men leverandørene fra utviklingsprosjektene kan da ikke trekkes inn på en måte som diskriminerer, fører til brudd på likehandlingsprinsippet, forhindrer en leverandør å delta i konkurransen eller på annen måte begrenser eller utelukker reell konkurranse.
Habilitet og interessekonflikt
At en person er inhabil eller ”ugild” i rettslig forstand, betyr at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet i en bestemt sak. Det er den ansattes ansvar å vurdere sin egen habilitet i en anskaffelse. Dersom det er tvil om den ansattes habilitet, er det nærmeste overordnede som tar den endelige avgjørelsen.
UiOs ansatte skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller nærstående personer som gjør at det kan stilles spørsmål ved deres integritet.
UiOs ansatte kan heller ikke i den forberedende fasen ta del i, eller søke å påvirke en anskaffelse, gjennom beskrivelser og beslutninger av et anskaffelsesbehov som kan oppfattes som, eller forårsake en interessekonflikt. Det kan gjelde en personlig interesse i anskaffelsen, økonomisk eller på annen måte, direkte eller ved nærstående personer.
Ansatte må ikke ta del i eller påvirke anskaffelser til UiO fra eget eller nærstående personers firma. Hvis innkjøp planlegges gjort fra firma hvor anskaffelsesrådgiver vet at UiO-ansatte har interesser, skal personen fratre anskaffelsesprosessen og utnevne en passende stedfortreder.
Ansatte som deltar i en anskaffelsesprosess skal vurdere sin habilitet i starten av prosessen og skrive under en habilitetserklæring etter mottak av tilbud. Det kan likevel til tider være vanskelig å fastslå om det faktisk foreligger en interessekonflikt. Ved minste tvil må problemstillingen drøftes med nærmeste overordnede før saken fremlegges for Seksjon for innkjøp til videre behandling.
Korrupsjon og kameraderi
Korrupsjon defineres som misbruk av makt i betrodde stillinger for privat gevinst og omfatter smøring og korrupsjon. Disse vises i form av bestikkelser av ulik grad og personlige goder. Dette kalles ifølge Transparency International Norge for vennskapskorrupsjon.
Kameraderi tolereres ikke ved UiO og gjenkjennes der man tilgodeser venner og gamle kjente ved anskaffelser og anbud.
Korrupsjon og påvirkningshandel er straffbart i henhold til straffeloven. Både enkeltindividet og foretaket kan straffes med fengsel eller bøter.
Krav og forventninger til leverandører
Samtlige anbud som gjennomføres ved UiO stiller et krav om at leverandører skal overholde UiOs etiske retningslinjer, nasjonal lovgivning og internasjonale anerkjente konvensjoner som ILO-konvensjonene, samt Verdenserklæringen om menneskerettigheter artikkel 1.
De mest sentrale internasjonale retningslinjer utarbeidet av den Internasjonale Arbeidsorganisasjonen (ILO) stiller krav til våre leverandører. Ved innlevering av tilbud og gjennom hele kontraktsperioden forplikter de seg til å etterleve gitte lover. Disse omfatter blant annet, men ikke begrenset til: foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten, rett til kollektive forhandlinger, forbud mot tvangsarbeid, lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere, minstealder til sysselsetting og avskaffing av barnearbeid. Disse kravene berører produsenter, agenter og underleverandører til UiOs hovedleverandører.
UiO forventer at leverandørene opptrer lojalt overfor UiOs ansatte og overholder kontraktkravene.
UiO setter høye krav til leverandørens integritet knyttet til bevissthet rundt etisk handel, bestikkelser, korrupsjon og all annen form for uetisk atferd, eller tegn til det, i enhver anskaffelsesprosess.
Særlige utfordringer
Seksjon for innkjøp har et ansvar for å lede og veilede UiOs ansatte ved gjennomføring av anskaffelsesprosesser etter gjeldende regelverk.
I dette arbeidet kommer vi uunngåelig borti flere utfordringer der noen oppstår oftere enn andre.
Feil bruk av midler, interesseutfordringer og risiko for korrupsjon har størst konsekvens og det jobbes aktivt med tiltak for å bekjempe hver av disse.
UiO har tegnet flere medlemskap for å bekjempe korrupsjon og uetisk atferd i driften av universitetet. I tillegg jobbes det aktivt med å realisere miljø og klimamål. Som et støttende bidrag har vi etablert interne maler og skjemaer til hjelp for å kartlegge de sentrale problemområder.
- Transparency International Norge (TI) jobber vi sammen med for å bekjempe korrupsjon i anskaffelser. Verdiene som kjennetegner TI og promoteres aktivt er åpenhet, integritet, pålitelighet, solidaritet, rettferdighet og demokrati.
- Etisk Handel Norge gjør en viktig jobb med å fremme samfunnsansvar og bistå oss med å avdekke uetisk handel i forvaltningen av våre avtaler. Knyttet til samme område, tilbyr Factlines en database med en oversikt over særlige risikoer for etiske brudd i leverandørkjedene UiO samarbeider med.
- Bærekraft er viktig for universitetet og vi utvikler og forbedrer oss kontinuerlig. Sammen med Grønt Punkt Norge og Nettverk for miljømerket innkjøp jobber vi med å nå UiOs mål om å redusere klimafotavtrykket.
- Innkjøpspraksisen ved UiO er vesentlig forbedret de siste årene ved at det stilles stadig skjerpede krav til leverandørene i form av etterlevelse av prinsippene i FNs Global Compact som; menneskerettigheter, arbeiderrettigheter, miljø, anti-korrupsjon, Corporate Social Responsibility (CSR), strategi og etiske retningslinjer, kartlegging av leverandørstatus og produksjonsland, leverandørenes egenvurdering av risiko i land de gjør innkjøp fra, samt styringssystemer i virksomheten.
Se også
- Etiske retningslinjer for statstjenesten (regjeringen.no)
- Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (lovdata.no)
- Last ned pdf til Prinsipper og etiske retningslinjer for arbeid med anskaffelser ved UiO, 2021-2024
Kontakt
Hvem kontakter jeg om innkjøp?