Saksinnmelding i WebSak

Universitetsdirektørens møter: Frister

• Varsling på e-post: Send varsel på e-post om at du vil  melde inn en sak til et eller flere av ledelsens møter så tidlig som mulig.
• Innsending av saksdokumenter i WebSak: Senest klokken 12.00 onsdag uken før saken skal opp. 

Du kan melde inn saker til ett eller flere av ledelsens faste møter: 

• universitetsdirektørens ledermøte (hver tirsdag)
• direktørmøtet (onsdager oddetallsuker)
• dekanmøtet (onsdager partallsuker)
• ledelsesmøtet (hver torsdag)

Du kan melde inn en sak til flere møter samtidig.

Universitetsstyrets møter: Frister

• Varsling på e-post: Send varsel på e-post om at du vil  melde inn en sak til et av Universitetsstyrets møter så tiflig som mulig.
• Innsending av saksdokumenter i WebSak: Frister for innmelding av styresaker  

Slik melder du inn en sak i WebSak

1. Opprette sak og dokument

• Søk frem aktuell sak eller opprett ny sak. Det er ikke en egen sakstype til saksinnmeldinger i WebSak. Benytt den sakstypen som er mest relevant for din sak.
• Velg dokumenttype
  • Ledelsens faste møter: Benytt Saksinnmelding med egen dokumentfilmal (hoveddokument) 
  • Universitetsstyrets møter: Benytt Universitetsstyrenotat med to tilhørende dokumentfilmaler:
    • mal for forside (hoveddokument)
    • mal for styrenotat (vedlegg)

2. Opplysninger i registreringsbildet

Mottaker 

Dette feltet lar du stå åpent.

Tittel 1

Bruk følgende oppsett:

• Ledelsens faste møter: "Saksinnmelding – Tittel på sak" (for eksempel: Saksinnmelding – Nye regler for studieavgift)
• Universitetsstyrets møter: "Styrenotat – Tittel på sak" (for eksempel: Styrenotat – Nye regler for studieavgift)

Tittel 2

Dette feltet brukes kun for opplysninger det er behov for å skjerme, som f.eks. personnavn. Feltet kan gjerne stå tomt.

Klikk "Lagre" i øvre høyre hjørne

3. Tilgangsstyring

Ledelsens faste møter:

Saken er unntatt offentlighet som standard i henhold til § 14: Dokument utarbeidet for egen saksforberedelse (organinterne dokumenter).

Dersom du vil stenge lesetilgang til saken ytterligere, velger du "Sett tilgang" i kontekstmenyen og angir rett tilgangskode.

Merk at andre brukere vil kunne søke frem og lese innholdet i notater som ikke er tilgangsstyrt. Dette gjelder også når notatet ligger i status "Reservert". 

Universitetsstyrets møter: 

Skal som hovedregel ikke ha tilgangsstyring, med unntak av saker som er unntatt offentlighet.

4. Redigere innhold i hoveddokument og vedlegg

Velg "Rediger i Office 365" fra dokumentfilens kontekstmeny for å utarbeide tekstlig innhold i hoveddokument og ev vedlegg.

Hvem skal notatene rettes til?

I dokumentets brevhode angir du hvem notatet skal gå til:

• Ledelsens faste møter:
  • Faglige saker rettes til rektor. Dette kan ofte gjelde studier og forskning.
  • Øvrige administrative saker stiles til universitetsdirektøren. Dette kan for eksempel gjelde eiendom, virksomhetsstyring og HR.
• Universitetsstyret: 
  • Alle notater rettes til Universitetsstyret

Hvem skal stå som avsender?

• Ledelsens faste møter: Avdelingsdirektør og seksjonsleder/saksbehandler
• Universitetsstyret: Universitetsdirektør og avdelingsdirektør

5. Legg til vedlegg

Dra og slipp vedlegg inn fra filutforsker eller Outlook. Legg dem deretter i riktig rekkefølge. 

Velg "Flett på ny" i hoveddokumentets kontekstmeny for å få vedleggslisten inn i malen.

6. Skriv merknad med forslag til møter saken skal behandles i

Legg på en merknad til dokumentet med 

• forslag til hvilke møter saken skal behandles i
• ønsket dato
• ønsket tidsbruk

Du kan legge til ny merknad ved å trykke på pluss-ikonet nederst til høyre.

7. Send notatet på sekvensiell godkjenning

Hvilke saker skal sendes på godkjenning?

• Alle saker skal godkjennes av avdelingsdirektør og universitetsdirektør, det gjelder både saker til ledelsens faste møter og Universitetsstyrets møter. Slik sender du på sekvensiell godkjenning.
• Den enkelte fagavdeling kan i tillegg ha interne føringer om at seksjonsleder også skal inngå i godkjenningsseksvensen.

Status på dokumentet

La dokumentet stå i status "Reservert" når du sender det til godkjenning. Unngå å markere dokumentet som "Ferdig" eller "Ekspedert" før avdelingsdirektør og universitetsdirektør har rukket å godkjenne. Dokumentet må ha status "Reservert" for å vises i godkjenningskurven hos dem.

Oppfølging av innmeldte saker til ledelsens møter

• Etter fristen gjennomgås sakene med universitetsdirektøren. Universitetsdirektørens stab tar kontakt med deg for å gjøre avklaringer ved behov. Når saken er godkjent legges den ut i møteinnkallingen.
• Samme saksdokumenter benyttes i alle innmeldte møter, med mindre det gjøres endringer i dokumentene mellom møtene. 
• Dersom det er endringer i saksdokumentene mellom møtene, melder du inn saken på nytt i WebSak. Husk å melde inn saken innen fristen for møtet saken skal opp i.

Oppfølging av saker til Universitetsstyrets møter

• Etter at saken er meldt inn, gjennomgås sakene med universitetsdirektøren. Universitetsdirektørens stab tar kontakt med deg for å gjøre avklaringer ved behov. Når saken er godkjent legges den ut i møteinnkallingen.

Kontakt

Kontaktpunkt for alle henvendelser om saksinnmeldinger til Universitetsledelsen.