1. Innledning
Instruks for Enhet for intern revisjon (EIR) definerer mandat for internrevisjonen, herunder rolle, myndighet og ansvar og er vedtatt av universitetsstyret.
2. Formål, roller og ansvar
Internrevisjonens formål er å styrke UiOs evne til å skape, beskytte og opprettholde verdier ved å gi styret og ledelsen uavhengige, risikobaserte og objektive bekreftelser, råd, innsikt og framsyn.
EIR skal benytte en systematisk og strukturert metode for å evaluere og forbedre effektiviteten og hensiktsmessigheten av organisasjonens prosesser.
EIR skal bidra til å forbedre UiOs
• måloppnåelse
• virksomhetsstyring1, risikostyring og kontrollprosesser
• beslutningstaking og oversikt
• omdømme og troverdighet hos interessenter
• evne til å tjene allmennhetens interesser
Revisjonsaktivitetene skal gjennomføres i samsvar med lover, myndighetskrav2, og de internasjonale standardene med etiske regler fra The Institute of Internal Auditors (IIA).
Internrevisjonens ansvarsområder omfatter UiO og virksomheter der UiO har betydelig innflytelse, eierinteresser eller er mottagere av overføringer over UiOs budsjett.
Internrevisjonen har ansvar for å følge opp at ansatt- og studentvarsler blir behandlet.
Internrevisjonen gjennomfører finansiell revisjon av EU/EEA-finansierte forskningsprosjekter.
Internrevisjonen skal være orientert om mulige misligheter, og gjennom sin revisjonsutøvelse vurdere mislighetsrisiko, herunder om ledelsens tiltak for å forhindre det, er tilstrekkelig.
3. Organisering
Internrevisjonen rapporterer direkte til styret og er faglig uavhengig av ledelsen. Styret fastsetter enhetens budsjett. Styret har beslutningsmyndighet om ansettelse og fratredelse av revisjonsdirektør. Internrevisjonen koordinerer administrative saker med universitetsdirektøren.
4. Planlegging, gjennomføring og rapportering
Internrevisjonen skal gjennomføre sitt arbeid i henhold til en risikobasert årlig revisjonsplan, godkjent av styret.
Rådgivningsaktiviteter ut over det som ligger i årsplanen kan avtales direkte med universitetsdirektøren. Arten av rådgivningen skal være innenfor funksjonens kompetanseområder på virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll.
Ved gjennomføring av revisjoner og rådgivning, holdes universitetsdirektøren løpende orientert om funn av vesentlig betydning.
Rapporter fra de enkelte revisjoner stiles til universitetsdirektør med kopi til rektor. Rapporter fra de enkelte revisjoner kan også formidles til styret dersom revisjonsdirektør, rektor eller universitetsdirektør vurderer rapportens innhold til å være av en slik karakter at dette er nødvendig.
Internrevisjonen skal følge opp at revidert enhet iverksetter tiltak som besluttes som følge av revisjonsanbefalingene.
Internrevisjonen skal oppsummere sine observasjoner og sitt syn på organisasjonens prosesser for risikostyring, kontroll og virksomhetsstyring i en årlig rapport til styret. Internrevisjonen avgir i tillegg en halvårlig statusrapport til styret.
5. Rettigheter og plikter
Internrevisjonen skal holde seg oppdatert på vesentlige endringer i organisasjonens strategi, organisering, virksomhet og risikoforhold. Det forutsettes at det er en løpende kommunikasjon mellom ledelsen og internrevisjonen.
Revisjonsdirektør skal ha tilgang til all informasjon ved UiO som har relevans for internrevisjonsaktivitetene, herunder rett til å delta i alle møter der saker som har relevans for internrevisjonen blir diskutert. Øvrig revisjonspersonell skal også ha ubegrenset tilgang til informasjon, innenfor sitt ansvarsområde.
Revisjonsdirektør er ansvarlig for at enheten samlet besitter tilstrekkelig kompetanse til å utføre tjenester som fremgår av denne instruksen, eventuelt innhente nødvendig kompetanse ved behov.
Revisjonsdirektør er ansvarlig for å etablere et program for kvalitetssikring og forbedring av internrevisjonen.
Internrevisjonen er bundet av taushetsplikt i alle saker de kommer over gjennom sitt arbeid, og skal signere en særskilt erklæring om dette.
Denne instruksen legges fram for universitetsstyret årlig i forbindelse med fremlegg av revisjonsplanen eller ved behov som følge av vesentlige endringer i standarder eller organisering av UiO.
Vedtatt av styret ved Universitetet i Oslo 18.09.2024
[1] IIA Norge bruker «governance» - her oversatt til «virksomhetsstyring» - definert som kombinasjonen av prosesser og strukturer som er implementert av styret for å informere, lede, styre og overvåke organisasjonens aktiviteter rettet mot måloppnåelse
[2] Jf. Reglement for økonomistyring i staten og Rundskriv R-117 Internrevisjon i statlige virksomheter.