Arbeidsfordeling
Rammer og retningslinjer for hva som er nødvendig fra fakultetenes side – ikke konkrete roller som må fylles. Unntaket er rollen FS-koordinator på fakultetet.
Det enkelte fakultet avgjør hvordan de lokale forvaltningsmodellene skal se ut. Det viktige er at nødvendige kompetansehevingstiltak blir gjennomført og at det finnes en god lokal forvaltningsorganisasjon som sikrer forsvarlig drift av FS på fakultetet.
Forvaltningsorganisasjonen FS på UiO
- FS er klassifisert som et nivå 1 system, og anses som virksomhetskritisk for hele universitetets organisasjon. Det er derfor omfattet av de strengeste forvaltningsprosedyrer i henhold til rammeverket for styring og forvaltning av administrative IT-systemer ved UiO.
- Systemeierskapet ligger hos Avdeling for studieadministrasjon (SADM) som operativ systemeier og applikasjonsforvalter.
- Systemleverandør er Sikt, mens IT-avdelingen på UiO er driftsleverandør.
Avdeling for studieadministrasjon (SADM)
Arbeidsoppgaver
Det operative systemeierskapet forvaltes av en gruppe i Avdeling for studieadministrasjon (SADM).
- Koordinerer, følger opp, gi ropplæring og brukerstøtte.
- Systemeier for FS på UiO, koordinerer systemendringsprosesser mellom institusjonen og systemleverandør.
- Avdekker behov for prosessforbedringer og kartlegger og beskriver utviklingsbehov i samarbeid med brukermiljøene.
- Ivaretar systemleverandørkontakten.
- Planlegger systemvedlikehold i samarbeid med system- og driftsleverandør.
- Følger opp innmeldte feil mot drifts- og systemleverandør
- Applikasjonsforvaltning, herunder systemstøtte, brukeradministrasjon, grunnleggende parametersetting, systemoppsett og grensesnitt, spesifisere og utvikle rapporter og system / enhetstesting.
FS-koordinator på fakultet
- Organiseringen på enhets- og fakultetsnivå er opp til det enkelte fakultetet, med unntak av FS-koordinator på fakultet.
- Rollen har ansvar for å koordinere brukerstøtte, opplæring og behov knyttet til FS ved fakultetet.
- Rollen stiller også som representant i det sentrale FS-nettverket. Fakultet avgjør selv om flere ansatte deler rollen og oppgaver knyttet til den.
- FS-koordinator bør inngå i en gruppe eller et samarbeid med andre på fakultetet som jobber med tilliggende systemer som fakultetet bruker og som kan ha integrasjoner med FS.
Arbeidsoppgaver
- Kontakt for FS på fakultetsnivå, herunder koordinere, følge opp og brukerstøtte og opplæring
- Kontaktpunkt mot SADM og andre fakulteter
- Kontaktpunkt mot andre systemer knyttet til FS på fakultetet, samt FS-applikasjonene
- Representant for fakultetet i FS-nettverket
- Knutepunkt mellom fakultetets berørte enheter / institutter.
- Overordnet ansvarlig for vedlikehold og spredning av kompetanse på fakultetet
- Vedlikehold av rutiner og dokumentasjon på fakultetet gjennom jevnlig kontakt med SADM for å sikre at rutiner og kompetanse er i tråd med gjeldende regler og rammer
- Gjelder noe opptak, og studier på alle nivåer inkl. ph.d.
- Listen kan suppleres med oppgaver som ikke er kommet med ennå.
Kompetansekrav
- God kjennskap til FS
- God kjennskap til organisering av og rutiner rundt FS ved fakultetet.
- God kjennskap til fakultetets studietilbud
- God kjennskap til rollefordeling og ansvarsområder mellom enheter, fakultet og SADM
- God kjennskap til regler og retningslinjer for studieadministrasjon
Superbruker på institutt
Store fakulteter kan velge å ha egne FS-superbrukere på institutt. Fakultetet avgjør selv hvordan linjene går
Sluttbruker, dvs. FS-bruker
Enhetene velger selv hvordan arbeidsfordelingen skal være. Enheten avgjør selv hvordan linjene går.
Linjer for innmelding av behov og utviklingsønsker
- Utviklingsønsker eller –behov fra sluttbrukere meldes til FS-koordinator, ev. via instituttets FS-superbruker, som så melder dem videre til SADM på vegne av fakultetet gjennom FS-nettverket og i henhold til etablerte rutiner.
- SADM sender FS-utviklingsønsker fra fakultetene, som FS-nettverket har blitt enig om å prioritere, til Sikt.
- Ønsker fra UiO blir enten løst, avvist eller satt på en foreløpig ønskeliste etter vurdering i Sikt og/eller i de ulike nasjonale beslutningsforaene under Sikt.
Kompetanseheving
Organiseringen på fakultetsnivå må sørge for at sluttbrukerne får den nødvendige kompetansehevingen og brukerstøtten for å kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver. SADM tilbyr et digitalt grunnkurs i FS i Canvas. SADM tilbyr nødvendig kompetansehevingstiltak for FS-koordinatorene på fakultetene. I praksis foregår ofte kompetansehevingen ved at FS-koordinator stiller en konkret spørsmål til fshjelp, og får støtte fra SADM til å finne en løsning, og/eller blir loset til FS-veiledningen der sakstypen blir forklart.
FS-koordinatorene på fakultetene er ansvarlig for å kompetansehevingstiltak hos sitt fakultet. Seksjon for digitale tjenester vil bistå FS-koordinatorene ved behov i dette arbeidet.
Sikt
Utarbeider og vedlikeholder systemteknisk dokumentasjon på nasjonalt nivå. Tilbyr kompetanseheving for systemeier.
Avdeling for studieadministrasjon (SADM)
Utarbeider og vedlikeholder brukerdokumentasjon for UiO.
Tilbyr opplæring og brukerstøtte for FS-koordinator på fakultet. Opplæringen foregår primært ved at FS-koordinator på fakultetet kontakter SADM på fshjelp og får konkret støtte og opplæring i enkeltsaker. Enkeltsakene skal da være mal for tilsvarende saker senere. SADM vil ofte kunne veilede til hvor på UiOs nettsider det ligger FS-veilderninger om temaet. Årsaken til at opplæring primært foregår på denne måten er at FS er et stort og komplekst system, så det er ikke realistisk å lære seg alt som finnes uten at FS-koordinator ser er konkret behov.
FS-koordinator kan også invitere SADM til kombinert opplæring og arbeidsstuer på fakultetet.
SADM sender også ut FS-nyhetsbrev til FS-koordinatorene ved litt større endringer.
FS-koordinator på fakultet
Utarbeider og vedlikeholder fakultetsspesifikk dokumentasjon og rutiner. Tilbyr opplæring og brukerstøtte til sluttbrukerne/FS-brukerne sine.
Sluttbruker, FS-bruker
Benytter brukerdokumentasjon og deltar på opplæring.
Brukerstøtte
Spørsmål om brukerstøtte, brukeropplæring, feilmeldinger og endringsønsker fra et fakultet skal gå til og fra SADM via fakultetets FS-koordinator. Årsaken til arbeidsfordelingen er at fakultetet skal være godt nok informert til å
- kunne koordinere og standardisere FS-arbeidet på fakultetet i tråd med de sentrale standardiserte veiledningene og rutiner for hvordan man skal gjøre ulike registreringer i tråd med gjeldende regelverk,
- kjenne til brukerbehov på fakultetet,
- være kjent med aktuelle feil og løsningen på dem,
- være sikker på at endringsønsker er i tråd med fakultetets ønsker og prioriteringer.
De fleste henvendelser bør løses på lavest mulig nivå. Avdeling for studieadministrasjon (SADM) tilbyr tilpasset systemdokumentasjon og felles rutiner, men det er opp til den enkelte FS-koordinator på fakultetet å gjøre nødvendige tilpasninger for å sikre at deres sluttbrukere har fått den nødvendige kompetansen.
Dimensjonering av førstelinje (instituttets FS-superbruker) og grenseoppgangen mellom denne og 2. linje (FS-koordinator på fakultet) blir opp til fakultetene selv å vurdere. Arbeidsdeling mellom sluttbruker, instituttets FS superbruker og FS-koordinator på fakultet kan være forskjellig fra fakultet til fakultet. Faktorer som spiller inn her er bl.a. nærhet til sluttbrukerne, fakultetets erfaringer med organisering av støttetjenester, samt fakultetets størrelse.
For å skape trygghet for alle som benytter FS i arbeidet er det viktig å ha klare og tydelige linjer for brukerstøtte. For å oppnå dette er det viktig at det er etablert tydelige tilbakemeldings- / brukerstøttekanaler på fakultetet, og at nødvendig kompetansehevingstiltak blir iverksatt.