Anskaffelsesstrategien og de etiske retningslinjene tydeliggjør hvilke krav UiO stiller til sine avtaleleverandører og hvordan det arbeides med oppfølging av leverandørene. I oppdatert anskaffelsesstrategi for 2024-2028, har UiO fått innskjerpet ansvar for å følge opp leverandørers mulige koblinger til konfliktområder.
– Det skal rapporteres årlig til Universitetsstyret på dette arbeidet. Vi kommer også til å opprette et eget kompetansepanel som skal sørge for at vi har tilgang til relevant og oppdatert kompetanse, sier universitetsdirektør Arne Benjaminsen.
Etiske retningslinjer og strategi skal legges til grunn i konkurranser når det skal inngås nye anskaffelseskontrakter.
Universitetet i Oslo har rett til å avvise leverandører dersom det foreligger dokumentert bevis for alvorlig yrkesmessig forsømmelse som setter leverandørens integritet i tvil. Dette inkluderer tilfeller der leverandøren har bidratt til brudd på internasjonal humanitærrett, menneskerettigheter eller folkerett i konfliktområder.
Om oppdateringene
UiOs reviderte etiske retningslinjer, oppdaterte anskaffelsesstrategi og rutiner og verktøy for å støtte anskaffelsesprosessen er forsterket med følgende føringer og tiltak:
- Ansvaret UiO har for å følge opp at leverandører etterlever menneskerettigheter, internasjonal humanitærrett og folkerett i konfliktområder tydeliggjøres.
- UiOs etiske retningslinjer tydeliggjør UiOs samfunnsansvar i anskaffelsene.
- Strategien krever at alle anskaffelseskontrakter som inngås inneholder krav til at leverandørene overholder UiOs etiske retningslinjer («Code of Conduct»). Det vil si økonomiske krav, krav til klima- og miljø, samt sosiale forhold – herunder internasjonal humanitærrett, menneskerettigheter og annen folkerett i konfliktområder.
- Kontraktsvilkårene og etiske retningslinjer sikrer UiO rettigheter til å kreve utdypet dokumentasjon fra leverandøren og til å gjennomføre kontroller, og gjennom det kunne vurdere grunnlag for å avvise leverandører i konkurranser eller avvikle anskaffelseskontrakter.
- Skjerpede rutiner og verktøy legger grunnlag for at ansatte som er involvert i anskaffelser får retningslinjer for å kunne ivareta UiOs samfunnsansvar i større grad enn tidligere.
- Systematisk gjennomføre aktsomhetsvurderinger for anskaffelser av varer og tjenester, for å vurdere om leverandøren har opptrådt på forsvarlig måte og ikke selv eller i sin leverandørkjede for eksempel bidrar til brudd på menneskerettighetene.
- Innføre en regelmessig sjekk av leverandørdatabasen/-reskontro mot lister over leverandører der det frarådes å gjøre kjøp fra, i tillegg til en tett oppfølging av leverandører med høy risikoprofil.
I tillegg vil UiO i relevante fora spille inn behovet for avklaringer fra myndighetene om hvordan offentlige oppdragsgivere skal håndtere anskaffelser og kontrakter i forbindelse med pågående konflikter.
– Vi kommer til å etterspørre en styrket satsing på relevant og oppdatert veiledning og opplæring som er nødvendig for å kunne ivareta oppfølgingsansvaret offentlige institusjoner har i anskaffelsesprosessene, sier universitetsdirektør Benjaminsen.