Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 2/2021

Tilstede fra arbeidsgiversiden:

Ass. universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen (vara for universitetsdirektør Arne Benjaminsen)

Personaldirektør Irene Sandlie

Eiendomsdirektør John Skogen

Dekan Aud V. Tønnessen (Det teologiske fakultet)

Dekan Frode Helland (Det humanistiske fakultet)

Observatører:

Enhet for HMS og beredskap: Johan Løberg Tofte, Elin Agathe Hult, Steinar Heid og Frøydis Schulz

Enhet for BHT:  Trine Evensen

Vara hovedverneombud Thomas Aulin

SAKSLISTE

Tilstede fra arbeidstakersiden:

Hovedverneombud Hege Lynne

Tina Næss (hovedtillitsvalgt Akademikerne)

Natalia Zubillaga (hovedtillitsvalgt NTL)

Cecilie Wingerei Lilleheil (Forskerforbundet) 

Asle Fredriksen (hovedtillitsvalgt Parat)

Forfall:

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen

Leder av BHT Bjørnar Vold-Sarnes

LMU- og studentrepresentant: Karl Oskar Lie Bjerke

SAK 17/21

Referat fra møte 1/21

Referatet er godkjent.

ORIENTERINGSSAKER

Oppdatering om koronasituasjonen

Seksjonsleder for HMS og beredskap Johan Løberg Tofte redegjorde for status. Per 1. mai er vi nasjonalt og lokalt i fase 2. Det er fortsatt krav om hjemmekontor, fysisk undervisning kan foregå for inntil 20 personer. Det praktiseres forsterket TISK, ved for eksempel selvtester for de som oppholder seg på campus. Ved UiO er det få tilbakemeldinger om smitte og få positive selvtester.

Ved reiser ut av kommunen er det sterkt anbefalt at man følger gjeldende regler for kommunen man kommer fra dersom disse reglene er strengere enn reglene i kommunen man reiser til.

Personaldirektør Irene Sandlie orienterte om ledelsens tanker fremover, presentasjon vedlagt. Fokus på lederrollen, og relasjonsdelen av ledelse, blir viktig også i den kommende tiden. Tips til ledere,  informasjon og oversikt over relevante kurs for ledere er samlet på en egen nettside. Det planlegges utsendelse av informasjon og råd om arbeidshverdagen etter pandemien. Dialog rundt hvordan livet ved UiO blir etter koronaen i et arbeidsmiljøperspektiv vil gå blant annet i AMU, lederlinjen, IDF.  

Enkelte har allerede begynt planlegging lokalt for gjeninnføring av normalhverdag. Det er mange utfordringer knyttet til dette. Forskjellige erfaringer med hjemmekontorsituasjonen gir forskjellige behov også i det videre. Det er viktig å avklare forventningene til arbeidshverdagen etter pandemien. UiO har retningslinjer for hjemmekontor både for koronasituasjonen og ved en normalsituasjon. Det åpnes for å bruke hjemmekontor også i en normalsituasjon, men det er viktig at dette gjennomføres på en god måte. Hybridløsninger hvor møteflater er delvis fysisk og delvis digitalt er utfordrende. Felles føringer for praksis og hvordan gjenopprette arbeidsmiljøet vil være nyttig.

Det har vært gjennomført en større undersøkelse fra kmd av virksomheter i staten, utført av Rambøll (link).

SAK 19/21

LAMU-seminar

Enighet om at fysisk tilstedeværelse, diskusjoner og gruppearbeid er viktig for god gjennomføring av LAMU-seminaret. AMU tar sikte på å gjennomføre seminar første halvdel av 2022.

Orientering om PULS-undersøkelser ved UiO 

Informasjon om PULS-undersøkelsen er sendt ut med en anbefaling og oppmuntring til å bruke undersøkelsen som verktøy. PULS-undersøkelser forankres lokalt slik som ARK. Arbeidsmiljøundersøkelser er et viktig verktøy for å undersøke hvordan de ansatte har det, så man kan drive god arbeidsmiljøutvikling. AP rådgir og støtter ledere ved gjennomføring av ARK og vil også gjøre det for PULS. Det er opp til enhetene å velge verkøyet.

Det vil være naturlig at AP etterhvert gir en orientering til AMU om bruken av både ARK og PULS. En nyttig sammenlikning vil være PULS-undersøkelser under og etter pandemien. Universitetsstyret har også bedt om orientering om hvordan de ansatte har hatt det under pandemien.

DISKUSJONSSAKER

Verdensdagen for psykisk helse 10. oktober. 

UiO har tidligere hatt flere lokale arrangement for å markere verdensdagen for psykisk helse. De fleste lokale arrangementer planlegges gjennom studieadministrativ linje.

I 2021 er verdensdagen for psykisk helse planlagt markert hele uken knyttet til 10.oktober. Det er satt ned en koordinerende arbeidsgruppe med representanter fra alle fakultetene, SiO, studentparlamentet, UB og Kommunikasjonsavdelingen. Foreløpig plan er at mandag, onsdag og fredag tilbys aktiviteter for alle ansatte koordinert fra sentralt hold, mens aktiviteter tirsdag og torsdag er satt av til fakultetene. BHT har ferdige planlagte aktiviteter som skal inngå her. Videre er det tenkt å lage en tidsplan/oversikt over hva som skjer denne uken og det jobbes med hvordan kommunikasjon skal nå ut med dette/promotere aktivitetene.

AMU er positive til at markeringer koordineres for UiO. Dette berører mange av våre ansatte og er viktig.  Markering av dagen som rommer både ansatte og studenter kan være med på å skape et fokus på å snakke om psykisk helse.

Fokus på psykisk helse handler også om personalledelse; å vise hverandre raushet og romslighet og en kultur i arbeidsmiljøet for å bry seg om kolleger.

AMU engasjerer seg ikke direkte i arbeidsgruppa som jobber med dette, men ønsker en orientering om arbeidet over sommeren.

Psykisk helse for PhD'er og postdocs

Interesseorganisasjonen for PhD'er og postdocs, UiODoc, har oppsummert problemstillinger knyttet til bistand ved psykiske helseutfordringer for disse gruppene. Notat vedlagt.

Personaldirektør Irene Sandlie adresserer problemstillingen, og orienterer om bakgrunn og sentrale og lokale tilbud/aktiviteter. Andre tilbud/aktiviteter utover dette finnes også ved UiO. Presentasjonen vedlagt.

Universitetsledelsen skal i møte med UiODoc diskutere hvordan rapporten skal følges opp videre.

Midlertidige ansatte har høyere forekomst av psykiske helseutfordringer, og det er viktig at UiO som arbeidsgiver har en holdning og struktur for å følge opp den enkelte ansatte. Vi har verktøy og undersøkelser for å undersøke hvordan ansatte har det. Kollektivt er arbeidsmiljøundersøkelser et verktøy,  individuelt er relasjonen medarbeider-leder viktig. Som institusjon har vi ulike mekanismer og verktøy (personalpolitikk, lov og avtaleverk, vedtatte karrierestandarder) som handler mer generelt om forebygging.

Informasjon om hvordan helsetjenesten generelt fungerer, og spesifikt hvor man kan søke hjelp ved UiO, må være lett tilgjenglig og kjent gjennom lederlinjen. Jevnlige e-poster med informasjon om og lenker til aktuelle tilbud og aktiviteter er et konkret forslag som kan øke kunnskapsnivået og bevisstheten rundt dette.

Informasjon er viktig, og også en forventningsavklaring når det gjelder hva BHT kan følge opp og hva som hører hjemme i spesialisthelsetjenesten.

ORIENTERINGSSAKER

Asbest i UiO-bygg

Eiendomsdirektør John Skogen orienterer om asbestproblematikk i UiO-bygg og pågående arbeid med å sikre at asbest håndteres forsvarlig.

Det er ikke ukjent at det er bygg på UiO hvor det er bukt asbestholdige materialer. Så lenge denne ligger i ro er det uproblematisk, men når asbesten kommer på avveie kan brukere i bygget eksponeres. I forbindelse med ombygging av Kristine Bonnevies hus har det vært boret i veggene ved installasjon av utstyr i etterkant. Det ble da funnet asbeststøv og deler av bygget ble stengt forebyggende. Saken har fått stor oppmerksomhet og konsekvensene av nedstenging har vært store for de som er berørt. Det har vært avholdt flere allmøter, og informasjon er gitt i IDF på MatNat.

Håndteringen videre er tredelt:

Et firma som er spesialisert på sanering av asbest går gjennom lokalene og sanerer. Dette er i ferd med å bli avsluttet.

Eiendomsavdelingen ser på driftsrutiner for bygget, slik at det samme problemet ikke oppstår en gang til. MatNat, HMSB og BHT er med i dette arbeidet.

Det legges en plan for å gå over hele bygget og se på plater som ikke er forseglet i underkant, overkant eller der det er laget hull. Disse forsegles, og målinger gjøres i etterkant. Arbeidet vil pågå utover høsten.

MatNat har gjort risikovurdering av forholdene i de deler av bygget som er tilgjengelig. Det er ubetydelig fare for eksponering for brukere i bygget. Det skal gjøres en tilsvarende risikovurdering for EA sine ansatte. Bygget er åpent bortsett fra der hvor man til enhver tid jobber med forseglingen.

Avvik i forbindelse med entrepenørarbeid må meldes inn i UiOs avvikssystem (link) for god og riktig håndtering.

Faste orienteringssaker

a.  Aktuelt fra hovedverneombudet: LVO melder om at det har vært til stor hjelp å få nyhetsbrevene som har gått ut fra universitetsdirektøren i linjen. Informasjonen blir bearbeidet og flyter raskt ut. I høst har NTNU et seminar for alle hovedverneombudene i sektoren. I asbestsaken så er det lokalt verneombud som følger saken.

b. Aktuelt fra universitetsdirektøren

c. Aktuelt fra bedriftshelsetjenesten

d. Aktuelt fra HMS-koordinator for UiO

e. Aktuelt fra Eiendomsavdelingen

f. Aktuelt fra Læringsmiljøutvalget

g. Referat fra lokale arbeidsmiljøutvalg Referater på nett  Referat MN-LAMU

Eventuelt

Ingen saker meldt

Referent: Frøydis Schulz