Posten leverer en løsning for Digital Signatur til offentlige virksomheter for Digitaliseringsdirektoratet. På UiO er Postens løsning for Digital signering den foretrukne løsning for digital signering av dokumenter. UiO er registrert som virksomhet i Postens digitaliseringsløsning og betaler for hvert dokument som blir signert gjennom løsningen. Ansatte på UiO, typisk saksbehandlere som har som oppgave å sørge for at dokumenter blir signert, men også andre med behov, kan få tilgang til å benytte seg av denne signaturløsningen. De som skal signere, må logge inn via ID-porten, for eksempel med BankID.
Dersom du trenger å innhente signaturpartenes personopplysninger, som fødselsnummer, anbefaler vi at du bruker UiOs egen tjeneste Nettskjema. I Nettskjema er det egne felt for å blant annet samle inn fødselsnummer, og opplysningene blir lagret sikkert. Vi fraråder å innhente fødselsnummer og andre personopplysninger via e-post. Du kan enten opprette et nytt nettskjema, eller gjenbruke et for tidligere innsamlinger. Postens signaturløsning krever innhenting av navn, telefonnummer, e-postadresse og personnummer på den/de som skal signere.
Slik går du fram for å klargjøre for bruk av Postens løsning for digital signatur:
1. Sørg for at du som saksbehandler har tilgang til Postens signaturløsning. Du får tilgang ved å søke i følgende Nettskjema: https://nettskjema.no/a/digitalsignatur. Sikre at du har tilgang i god tid før signeringen er nødvendig.
2. Sørg for at dokumentet er klart til signering, og at det er i PDF-format. Finn ut hvem som skal signere. Merk at dokumenter Postens signaturløsning har en størrelsesbegrensning på 10MB.
3. Innhent personalia for de som skal signere ved å be dem om å registrere sine personopplysninger i et nettskjema du har opprettet. De må registrere navn, e-postadresse, telefonnummer og personnummer. Den som skal signere, må kunne identifisere seg gjennom ID-porten, for eksempel med BankID.
4. Logg inn på Postens signeringsløsning på https://signering.posten.no/
5. Velg Send dokument til signering, og følg deretter Postens brukerbeskrivelse når du utfører punktene under.
6. Last opp dokumentet som skal signeres, og legg inn personopplysningene til de som skal signere. Personopplysningene hentes fra Nettskjema (pkt.3), eller på en annen sikker måte, som gjør dem tilgjengelig for saksbehandler.
7. Når de ovennevnte opplysningene er registrert inn i Postens signaturløsning, vil de som skal signere få en automatisk melding om at de må signere. De som skal signere må logge seg inn via ID-porten for å foreta signeringen.
8. Når signering er gjort av alle parter, vil en signert versjon av dokumentet være lagret i Postens signaturløsning. Dokumentet vil bli slettet fra Postens signaturløsning etter 40 dager. Saksbehandler må derfor sørge for å laste ned det signerte dokumentet før det blir slettet automatisk.
9. Les mer om hvordan du kan sjekke gyldigheten av signaturen i dokumentene.
10. Spørsmål, supporthenvendelser og andre henvendelser om digital signatur på UiO kan sendes til digital-signatur@uio.no