En prosess som skal robotiseres må innfri flere forutsetninger og prioriteres ut fra hvilke gevinster den kan gi.
Forutsetninger for RPA-prosesser
- Det kreves grundig kartlegging før en arbeidsprosess kan robotiseres. Det er laget et Excel-skjema som må fylles ut av dem som kjenner prosessen godt.
- Kartleggingsarbeidet skal alltid ha som mål at arbeidsprosessen forenkles og forbedres slik at vi ikke bare "setter strøm på papir".
- Det må være tydelig hvem som er prosesseier. Prosesseier utnevner en prosesskoordinator som har ansvar for å følge opp endringer etter at roboten er igangsatt, og som må være i tett dialog med RPA-teamet.
Prioritering av RPA-prosesser
- Kan roboten bidra til å heve kvaliteten på prosessen?
- Gjøres det mange feil i den manuelle arbeidsprosessen som RPA kan redusere?
- Kan roboten bidra til at UiO etterlever lovpålagte krav?
- Kan roboten bidra til å øke sikkerheten feks med tanke på personvern?
- Hvor mye tid kan roboten spare inn?
- Hvor tidskrevende og komplisert er det å lage roboten som skal utføre prosessen?
- Estimat på 100 utviklingstimer for RPA-teamet anses som en enkel robot.
- Estimat på 500 utviklingstimer for RPA-teamet anses som en vanskelig robot.
- Hvor lang levetid har arbeidsprosessen? Skal den endres i løpet av kort tid?
- Hvor mange og hvilke systemer er involvert?
- Hvilke data behandles? Risikoprofilen på dataene (feks personsensitive data) avgjør hva som må bygges inn av sikkerhet og kontroll i prosessen.
- Hvor lang levetid har systemene som benyttes i prosessen? Skal de byttes ut i løpet av kort tid?