RPA - Robotisert prosessautomasjon

Visste du at UiO har roboter? Robotene er programvare som logger seg inn i ulike systemer for å hente og/eller registrere data. Når roboten tar seg av rutineoppgavene, frigjøres tid for saksbehandler til oppgaver som krever menneskelig vurdering. 

Når kan RPA brukes?

  • Ved standardiserte oppgaver/prosesser som er regelstyrt
  • Når informasjon/data skal overføres mellom eller registreres i ulike systemer
  • Ved stort volum av gjentagende saker

Ta i bruk

Har ditt fakultet eller din fagavdeling prosesser som kan egne seg for RPA? 
 

Dette gjør UiO-robotene i dag:

Lønn og personal 

Jobbnorge rekruttering

Personer som søker om jobb på UiO gjør det via portalen Jobbnorge. Roboten henter ut stillingsutlysninger fra Jobbnorge når søknadsfristen har gått ut, og arkiverer disse med riktig tilgangskode i den eksisterende saken i ePhorte. Roboten sender en melding til saksbehandler 10 dager etter søknadsfristen med påminnelse om å vurdere eventuelle søknader om behandling av unntatt offentlighet. 14 dager etter søknadsfristen henter roboten ut offentlig og utvidet søkerliste og arkiverer disse.

Roboten ble igangsatt i juli 2020, og frigjør rundt 250 arbeidstimer i året. Den kan utvides til å arkivere resten av dokumentene fra ansettelsessaker i Jobbnorge. 
 

KGV KAS - ePhorte

KGV (konkurransegjennomføringsverktøy) er en type verktøy som brukes for å gjennomføre anskaffelser. UiO benytter KGV-verktøyet TendSign for gjennomføring av anskaffelseskonkurranser. TendSign genererer en zip-fil med alle dokumentene og informasjon om anskaffelsen. Roboten bruker informasjonen i zip-filen til å arkivere dokumentene på saken i ePhorte med riktig tilgangskode.

Roboten ble igangsatt i desember 2020, og frigjør rundt 300 arbeidstimer i året.
 

eBillag

Time- og oppdragskontrakter som er lagret i personalsystemet SAP skal arkiveres i ePhorte. Roboten sjekker og eventuelt oppretter en saksmappe for den aktuelle administrative enheten, og henter ut kontrakten fra SAP sammen med en logg som viser informasjon om den ansatte og om når kontrakten ble godkjent, og arkiverer dette i ePhorte med riktig tilgangskode. 

Roboten ble igangsatt i juni 2020, og frigjør rundt 1500 arbeidstimer i året.

Digital sykmelding del 1

UiO mottar digitale sykmeldinger for ansatte i Altinn. Roboten henter sykmeldingen fra Altinn og registrerer relevant informasjon i personalsystemet SAP, eller gir beskjed til saksbehandler dersom sykmeldingen må håndteres manuelt. Roboten sender også en rapport med oversikt over alle sykmeldingene som har kommet.

Roboten ble igangsatt i februar 2019, og friga rundt 800 arbeidstimer i året. Roboten ble avsluttet våren 2021 i forbindelse med overgangen til nytt økonomi- og lønnssystem. 
 

Digital sykmelding del 2 – nærmeste leder

Når roboten for digital sykmelding har registrert sykmeldingen i personalsystemet, henter en annen robot navn og kontaktinformasjon til den sykmeldtes nærmeste leder, og fyller dette inn i skjemaet "sykmeldingen del 2" i Altinn og sender det til NAV.

Roboten ble igangsatt i oktober 2019. og friga rundt 440 arbeidstimer i året. Roboten ble avsluttet våren 2021 i forbindelse med overgangen til nytt økonomi- og lønnssystem. 

OA prosjektopprettelse

UiO benytter økonomisystemet OA. Roboten henter ut informasjon fra RT om prosjektet, og oppretter det i OA. Dersom nødvendig informasjon mangler går saken til manuell håndtering.

Roboten ble igangsatt i september 2019 og friga rundt 360 arbeidstimer i året. Roboten ble avsluttet våren 2021 i forbindelse med overgangen til nytt økonomi- og lønnssystem. 

OA leverandøropprettelse

UiO benytter økonomisystemet OA. Roboten henter ut informasjon i Nettskjema/RT om leverandøren som skal opprettes. Deretter søker den opp leverandøren i Brønnøysundregisteret, sjekker om leverandøren finnes i OA fra før, og starter eventuell nyregistrering.

Roboten ble igangsatt i juni 2019, og friga rundt 405 arbeidstimer i året. Roboten ble avsluttet våren 2021 i forbindelse med overgangen til nytt økonomi- og lønnssystem. 

Studieadministrasjon 

Politiattest 
Studenter leverer politiattest via et kryptert Nettskjema. Roboten registrerer politiattester uten merknad i FS og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte for attester som har merknad, og som derfor må vurderes og behandles videre manuelt.

Roboten ble igangsatt i september 2020.
 

Si fra
Studenter kan varsle gjennom Si fra-systemet via et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut Si fra-besvarelse og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte. Ved svært alvorlige saker vil roboten også sende en e-post til riktig instans om at det er mottatt en kritisk sak i ePhorte.

Roboten ble igangsatt i august 2019 og hjelper oss med sikkerhet i varslingssaker i tillegg frigjøres rundt 60 arbeidstimer i året.
 

Søknad om tilrettelegging av skoleeksamen

Studenter kan søke om tilrettelegging av skoleeksamen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut søknad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte.

Roboten ble igangsatt i februar 2020 og hjelper oss å likebehandle studenter. I tillegg frigjøres rundt 630 arbeidstimer i året.
 

Tilrettelegging av studiehverdagen

Studenter kan søke om tilrettelegging av studiehverdagen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut søknad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte.

Roboten ble igangsatt i desember 2020, og hjelper oss med å frigjøre rundt 300 arbeidstimer i året.
 

Søknad om studiepermisjon

Studenter kan søke om studiepermisjon gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut søknad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte. Det foreligger planer om å utvide slik at roboten også selv kan godkjenne søknader som ikke krever skjønnsmessige vurderinger.

Roboten for trinn 1 ble igangsatt i oktober 2020, trinn 2 avventer utvikling.
 

Klage på formelle feil ved eksamen

UiO mottar klage på formelle feil ved eksamen via Nettskjema. Ved oppstart håndterte roboten alle klager på eksamen, men i februar 2020 ble prosessen endret slik at andre klager enn formelle feil nå går via StudentWeb. Roboten henter ut klagen med vedlegg fra Nettskjema og oppretter sak med riktig tilgangskode i ePhorte.

Roboten ble igangsatt i november 2018.


Kvalitetssjekk av brukertilgang til Leganto

UiO bruker pensumlistesystemet Leganto. Roboten henter nødvendig informasjon om personer som skal ha brukertilgang i Leganto fra ulike kilder, og sender dette til ansatte på Universitetsbiblioteket som enten oppretter eller oppdaterer bruker med informasjonen som er samlet inn av roboten.

Roboten ble igangsatt i november 2020, og frigjør rundt 380 arbeidstimer i året.
 

Oppretting av administrative brukere i Inspera

Flesteparten av eksamenene på UiO gjennomføres i Inspera. Roboten henter informasjon fra Nettskjema og FS og oppretter administrative brukere i Inspera. Deretter sender roboten informasjon til brukeren via RT.

Roboten ble igangsatt i februar 2020, og frigjør rundt 66 arbeidstimer i året.
 

PhD-MED opptak

UiO behandler søknader om opptak til doktorgradsprogrammet gjennom studentsystemet FS. Roboten henter ut søknad med vedlegg til PhD-opptaket på Medisin fra FS og oppretter og ferdigstiller sak i ePhorte slik at dokumentasjonen er arkivert på riktig måte.

Roboten ble igangsatt i november 2020, og frigjør rundt 180 arbeidstimer i året. Det er aktuelt å ta den i bruk ved flere fakulteter i løpet av 2021.

Semesteravgift

Roboten mottar søknader om dispensasjon fra fristen for å betale semesteravgift, oppretter en ny faktura i FS og sender e-post til studenten om at fakturaen finnes i Studentweb. Roboten behandler også meldinger om at semesteravgift er betalt hos en annen institusjon og registrerer dette i FS. 

Robotene ble igangsatt i august 2021 og frigjør rundt 120 arbeidstimer i året. 

Søknad om gyldig fravær

Fra oktober 2021 skal studenter søke om om gyldig fravær fra eksamen eller obligatorisk aktivtet elektronisk via Nettskjema. Roboten henter studentens søknad  fra et kryptert nettskjema og overfører det til en arbeidskø i RT. Etter at saksbehandler har ferdigstilt saken i RT flytter roboten RT-tråden med søknad til ePhorte for arkivering. For Medisinsk og Odontologisk fakultet blir søknaden sendt direkte til ePhorte.

Roboten ble igangsatt i oktober 2021.

Silurveien - Eksamenspakke

Roboten leser av Timeplanleggingssystemet for å finne eksamener som skal avholdes i Silurveien. Når roboten finner en eksamen henter den dagen før ut relevant informasjon fra Timeplanlegging og FS og sammenstiller dette til en rapport som blir sendt til Silurveien slik at de ansvarlige i Silurveien kan plukke dem opp på eksamensdagen.

Roboten ble igangsatt i oktober 2021 og er estimert å frigjøre omtrent 450 timer per år.

Universitetsbiblioteket

UB DUO rettighetsklarering arbeidsflyt - steg 1

I tråd med krav om åpen tilgang til forskningsresultater er det obligatorisk for ansatte på UiO å laste en kopi av publiserte vitenskapelige artikler til DUO via Cristin. Publiserte artikler er underlagt publiseringsavtaler med utgivere. Roboten sjekker utgivers politikk, publiseringslisenser og bibliografiske metadata i internasjonale databaser for dette formålet. Roboten retter bibliografiske metadata og lisenser og angir om det skal være utsatt tilgjengeliggjøring. Deretter lager roboten en rapport til saksbehandler for viderebehandling.

Roboten ble igangsatt i februar 2019.
 

UB DUO rettighetsklarering arbeidsflyt - steg 2 

Når prosessen UB DUO steg 1 er gjennomført og saksbehandler har foretatt kontroll, er dokumentene ferdig rettighetsklarert og klare til publisering. Roboten henter da informasjon om forfatternes administrative tilhørighet fra Cristin, og mapper dokument til samlinger i DUO slik at de er tilgjengelig i forfatternes instituttsamlinger. Deretter publiseres dokumentet i DUO Vitenarkiv. Er tilhørighetsinformasjon mangelfull legges sak til manuell behandling.

Roboten ble igangsatt i mai 2019.
 

UB DUO rettighetsklarering dublettsjekk

Roboten identifiserer mulige dubletter under rettighetsklareringen. Dersom det er en åpenbar dublett blir denne slettet. Hvis det kreves manuell vurdering lager roboten en rapport til saksbehandler for videre behandling.

Roboten ble igangsatt i mars 2019.
 

UB DUO studentoppgaver – sjekk av tittel

Det er obligatorisk for masterstudenter å laste opp oppgave til DUO vitenarkiv via Studentweb. Roboten sjekker om oppgaven er sperret for innsyn av lovpålagte hensyn og eventuell status "ikke bestått", siden disse må behandles manuelt. For alle andre oppgaver åpner roboten filen, leser første side og sjekker tekst opp mot tittel som er oppgitt ved levering. Hvis tittel er ulik, første side ikke kan leses eller det er tegn som kan tyde på at det har skjedd konverteringsfeil ved overføring, legges sak til manuell håndtering. Roboten lager deretter en rapport til saksbehandler for viderebehandling.

Roboten ble igangsatt i februar 2020.

Aktuelt

Kontakt

Har ditt fakultet eller din fagavdeling prosesser som kan egne seg for RPA?
Kontakt Ulrik Pein eller Rune Olsen for en prat.