Visste du at UiO har roboter? Robotene er programvare som logger seg inn i ulike systemer for å hente og/eller registrere data. Når roboten tar seg av rutineoppgavene, frigjøres tid for saksbehandler til oppgaver som krever menneskelig vurdering.
Når kan RPA brukes?
- Ved standardiserte oppgaver/prosesser som er regelstyrt
- Når informasjon/data skal overføres mellom eller registreres i ulike systemer
- Ved stort volum av gjentagende saker
Dette er noe av det UiO-robotene gjør i dag:
Lønn og personal
KGV (konkurransegjennomføringsverktøy) er en type verktøy som brukes for å gjennomføre anskaffelser. UiO benytter KGV-verktøyet TendSign for gjennomføring av anskaffelseskonkurranser. TendSign genererer en zip-fil med alle dokumentene og informasjon om anskaffelsen. Roboten bruker informasjonen i zip-filen til å arkivere dokumentene på saken i Elements med riktig tilgangskode.
Roboten ble igangsatt i desember 2020, og frigjør rundt 300 arbeidstimer i året.
Studieadministrasjon
Politiattest
Studenter leverer politiattest via et kryptert Nettskjema. Roboten registrerer politiattester uten merknad i FS og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements for attester som har merknad, og som derfor må vurderes og behandles videre manuelt.
Roboten ble igangsatt i september 2020, og frigjør rundt ... arbeidstimer i året.
Søknad om tilrettelegging av skoleeksamen
Studenter kan søke om tilrettelegging av skoleeksamen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut søknad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements.
Roboten ble igangsatt i februar 2020 og hjelper oss å likebehandle studenter. I tillegg frigjøres rundt 630 arbeidstimer i året.
Tilrettelegging av studiehverdagen
Studenter kan søke om tilrettelegging av studiehverdagen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut søknad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements.
Roboten ble igangsatt i desember 2020, og hjelper oss med å frigjøre rundt 300 arbeidstimer i året.
Søknad om studiepermisjon
Studenter kan søke om studiepermisjon gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut søknad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements. Det foreligger planer om å utvide slik at roboten også selv kan godkjenne søknader som ikke krever skjønnsmessige vurderinger.
Roboten ble igangsatt i oktober 2020, og frigjør rundt ... arbeidstimer i året.
Klage på formelle feil ved eksamen
UiO mottar klage på formelle feil ved eksamen via Nettskjema. Ved oppstart håndterte roboten alle klager på eksamen, men i februar 2020 ble prosessen endret slik at andre klager enn formelle feil nå går via StudentWeb. Roboten henter ut klagen med vedlegg fra Nettskjema og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements.
Roboten ble igangsatt i november 2018, og frigjør rundt ... arbeidstimer i året.
Kvalitetssjekk av brukertilgang til Leganto
UiO bruker pensumlistesystemet Leganto. Roboten henter nødvendig informasjon om personer som skal ha brukertilgang i Leganto fra ulike kilder, og sender dette til ansatte på Universitetsbiblioteket som enten oppretter eller oppdaterer bruker med informasjonen som er samlet inn av roboten.
Roboten ble igangsatt i november 2020, og frigjør rundt 380 arbeidstimer i året.
Studenter søker om gyldig fravær fra eksamen eller obligatorisk aktivtet elektronisk via Nettskjema. Roboten henter studentens søknad fra et kryptert nettskjema og overfører det til en arbeidskø i RT. Etter at saksbehandler har ferdigstilt saken i RT flytter roboten RT-tråden med søknad til Elements for arkivering. For Medisinsk og Odontologisk fakultet blir søknaden sendt direkte til Elements.
Roboten ble igangsatt i oktober 2021, og frigjør rundt ... arbeidstimer i året.
Kontakt
Har ditt fakultet eller din fagavdeling prosesser som kan egne seg for RPA, bes du kontakte oss på e-post til prosessforbedring@usit.uio.no.