Dokumentene er i utgangspunktet bare tilgjengelig for deg, men du kan dele mapper eller dokumenter med andre. For at mottaker skal kunne lese og skrive i dokumentene du deler må de ha en Google-konto.
Shared Drives
Shared Drives er gruppeområder der du kan lagre og søke i filer. Du har tilgang til filene fra alle enheter som er koblet til internett. Shared Drives er delt med andre personer. Les mer om Shared Drives her.
Regler for deling
UiO gir deg i utgangspunktet lov til å dele med hvem som helst, også personer utenfor UiO. Det vil si at alle som mottar linken til dokumentet kan lese det. Derfor må du være varsom på hvordan, og hvem, du deler med. Det er ditt ansvar å ha oversikt. Les mer om hva du kan dele på Google Workspace med UiO-pålogging.
Deling med skriverettigheter, eller bare lesetilgang?
Du deler ved å skrive navnet eller e-posten til den du skal dele med inne på Share, under Invite people.
Grunninnstillingen er at den du deler med skal få skriverettigheter, Can edit.
Ønsker du ikke dette, må innstillingen endres til enten Can comment eller Can view.
Deling av lenke
Grunninnstilling for lenkedelingen er at de som mottar lenken får lesetilgang (Can view).
Deling med lenke kan være nyttig inn i nett- og videomøter, chat og lignende, slik at andre får tilgang til ditt dokument. Du kan også kopiere lenken inn i en e-post.
Hvis du ikke ønsker at linken skal være tilgjengelig for andre i all fremtid, må denne innstillingen settes tilbake til OFF - specific people. I tillegg må du gå på Advanced og fjerne de personene fra listen som ikke lenger skal ha tilgang.
Forhindre at noen deler videre eller laster ned
Det kan være lurt å velge at den du deler med ikke skal få dele videre - særlig i forskningsprosjekter hvor dere behandler gule data (interne data).
Slik går du frem:
- Høyreklikk på dokumentet du ønsker å dele å velg Share.
- I delingsvinduet nederst til høye velger du Advanced.
- Under Owner settings lengst ned, huk av for Prevent editors from changing access and adding new people.
- Huk av for Disable options for download, print, copy for å hindre nedlasting.
Husk å trykke Save Changes for å lagre dine innstillinger.
Deling med andre utenfor UiO
Av sikkerhetsgrunner vil det dukke opp et varsel om at den du deler med er utenfor UiO.