- Det er en øvre grense på 15 GB lagringsplass per person i Google Drive.
- Google Workspace kan benyttes som samhandlingsplattform i prosjekter eller grupper, og du kan enkelt dele det du oppbevarer med de du samarbeider med.
- Google Workspace skal ikke erstatte eksisterende arbeidsflyter med lagring av data på UiO-fellesområder, ePhorte, Vortex o.l.
- Google Workspace er ikke et sted for permanent lagring. Data som skal tas vare på har sin plassering i andre verktøy på UiO. Er du usikker på hvor data som skal tas vare på skal lagres, spør nærmeste linjeleder.
- Google Workspace skal heller ikke erstatte Canvas som er UiOs foretrukne verktøy for undervisning, men kan brukes sammen med Canvas.
Hvilke informasjonskategorier kan oppbevares på Google Drive som en del av G Suite på UiO?
IT-sikkerhetssjefens avgjørelse er at data av disse klassene kan oppbevares på G Suite:
- Grønn – åpen
- Gul – intern
Har du en privat Google-konto og ikke G Suite ved UiO, kan du kun lagre grønne data.
Avgjørelsen er tatt av sikkerhetshensyn og av hensyn til overholdelse av IT-reglementet og norsk personvernlovgivning.
- Les mer om klassifisering av data i fargekodede kategorier.
- Se også UiOs lagringsguide for hva du kan lagre hvor.
Eksempler på grønne og gule data kan være: arbeidsdokumenter, forskningsartikler (utkast og ferdige papers), doktorgradsavhandlinger, forskningsdata (bilder, statistikk, og andre resultater), undervisningsmateriell, og annen virksomhetsrelatert informasjon som ikke er sensitiv.
Sensitive data kan ikke lagres i G Suite
Røde data (fortrolige data) og Svarte data (strengt fortrolige data) kan ikke lagres på G Suite ved UiO, uavhengig om det er UiO sin konto eller du står registrert som eier av denne.
Eksempler på særlige kategorier av data (sensitive data) er: data koblet med navn, lønn, adresse, sykdomsprofiler, kostholdsvaner. Det kan også være MR-bilder, DNA-data, video, bilder av pasienter osv.
Å lagre slike data i en skyløsning som G Suite er brudd på personvernet og bryter dermed med IT-reglementet på UiO. Særlige kategorier av data skal behandles i systemene som er godkjent for det.
Hva med private data?
G Suite er ment for UiO-data.
Intensjonen til Google er at man enkelt skal kunne ha to Google-kontoer side om side, en privat og en jobb (G Suite). UiO anbefaler at bruker følger disse prinsippene.