Legge følsomhetsetikett for røde data på Office-dokumenter

Dokumenter som inneholder røde (fortrolige) data skal merkes med følsomhetsetikett hvis de skal oppbevares i MS365 (OneDrive, Teams, SharePoint). Slik får innholdet den nødvendige beskyttelse. Vil du vite mer om røde data og hva det er, se UiOs guide for klassifisering av informasjon.

Her kan du lese om hvordan du legger følsomhetsetikett på et Office-dokument, hvordan du fjerner eller endrer en slik etikett og hvordan du best deler dokumenter med etikett.

Slik legger du følsomhetsetikett på et Office-dokument:

1. Åpne dokumentet som skal ha følsomhetsetikett i skrivebordsprogrammet for filtypen, for eksempel Word. Du kan ikke legge på følsomhetsetikett i online-versjonen av Office-programmene eller fra Teams.
2. Trykk på Sensitivity i oppgavelinjen.
   

3. Velg Red (Internal)

   Velg Red (External) kun hvis dokumentet skal deles utenfor UiO. Bruker du denne etiketten skal du også hvor lenge den eksterne du deler med, kan se dokumentet.

   

4. Etiketten du har valgt, markeres med en firkant som i bildet under.

   

5. Skal dokumentet deles, gjør du det ved å legge det i Teams (med riktig tilgangsstyring) eller ved å bruke Share-funksjonen i applikasjonen. Bruker du etiketten Red (external) bør du angi hvor lenge dokumentet skal være tilgjengelig for de eksterne. Det gjør du i Share-funksjonen i applikasjonen.

Fjerne eller endre følsomhetsetikett 

Merk: Du skal ikke fjerne følsomhetsetiketten fra et dokument i MS365 som inneholder senistiv informasjon. Må du fjerne etiketten fra et dokument som inneholder sensitiv informasjon, må dokumentet oppbevares et annet sted enn i MS365, for eksempel på et adgangsbegrenset fellesområde.

Hvis du trenger å fjerne eller endre følsomhetsetiketten, gjør du det slik: 

1. Åpne dokumentet med følsomhetsetikett i skrivebordsprogrammet for filtypen, for eksempel Word. Du kan ikke fjerne følsomhetsetikett i online-versjonen av Office-programmene eller fra Teams.
2. Klikk på Sensitivity-knappen.
   

3. Klikk på etiketten som allerede er valgt. Dette fjerner etiketten. Skal du endre etiketten, velder du den andre. I bildet under, er Red (internal) valgt. Det ser du på den firkantede markeringen av det røde symbolet.

   

4. Velg et av alternativene for hvorfor etiketten skal fjernes eller endres, og lagre dokumentet.
   
    

Dele dokumenter med følsomhetsetikett

• Skal du dele dokumenter med følsomhetsetikett, deler du lenken til dokumentet, ikke selve dokumentet. Altså; legg på følsomhetsetikett, kontroller at riktige personer har riktige tilganger, og send dem lenke til dokumentet.
  • Les mer om hvordan du deler et dokument med sensitiv informasjon uten å sende det som et vedlegg til en e-post.

Viktig å vite

Støttede filtyper

Følsomhetsetiketter fungerer på .docx, .pptx og .xlsx, samt PDF generert fra Office. Andre filtyper → se UiOs lagrings- og delingsguide.

Tilgang for ansatte

Alle ansatte har tilgang til følsomhetsetiketter. Ser du ikke funksjonen, kontakt IT-hjelp.

Studenter

Har ikke tilgang til følsomhetsetiketter. Bruk tilgangsstyring ved deling (share-funsjonen) i stedet.

Hva er forskjellen på tilgangsstyring og bruk av etikett? 

• Følsomhetsetiketten gir annen beskyttelse enn tilgangsstyring ved deling (share-funsjonen).
  • Red (internal)
    Kan ikke sendes til mottakere utenfor UiO. Del via Teams (med riktig tilgangsstyring) eller bruk Share-funksjonen i applikasjonen.
  • Red (external)
    Samme beskyttelse som Red (internal), men kan sendes til mottakere utenfor UiO. Angi en utløpsdato i Share-funksjonen.
     
• Tilgangsstyring begrenser hvilke personer eller grupper som kan lese eller skrive til dokumentene.