Dele dokumenter med rød informasjon (røde data) uten å sende dem med e-post

Arbeid med rød (fortrolig) informasjon krever ekstra aktsomhet. Vil du vite mer om klassifisering av informasjon, kan du lese UiOs guide til klassifisering av data og informasjon. 

• Rød informasjon skal ikke sendes i e-post.
• Dokumenter med rød informasjon skal ikke sendes som vedlegg i e-post, men deles som en lenke fra der det er lagret. Ligger dokumentet i MS365 (OneDrive, Teams, Sharepoint), må det påføres følsomhetsetikett. Se også lagringsguiden for riktig oppbevaring av rød informasjon. 

Vil du vite mer om hvorfor det er bedre å dele lenke enn å sende vedlegg, kan du lese Hvorfor bruke lenke i stedet for vedlegg.

Her får du noen råd om hvordan du kan dele dokumenter uten å sende dem som vedlegg til e-post, med spesielt hensyn til dokumenter som inneholder rød informasjon.

OBS: Dokumenter som inneholder rød informasjon og som skal oppbevares i MS365 (SharePoint/teams/OneDrive) SKAL ha følsomhetsetikett. 

Legge følsomhetsetikett på Office-dokumenter

• Se veiledning for hvordan du legger følsomhetsetikett på Office-dokumenter.
• Dele dokumenter i MS365

Bruk fellesområder

En løsning for å jobbe med og dele dokumenter som inneholder rød informasjon, er å oppbevare dokumentene på adgangsbegrensede fellesområder. Dette er en god løsning for arbeid med slike dokumetner. Dokumentene kan deles ved å sende lenke til dem på e-post eller i chat. Kun de som har rettigheter fellesområdet vil kunne åpne lenken.

Dette er en bedre og sikrere løsning enn å sende dokumenter med kryptert e-post (e-post med følsomhetsetikett). Dokumenter med røde data som ligger på fellesområder trenger ikke å ha følsomhetsetikett (kryptering), og kan dermed hentes ut direkte til arkivløsningen. Det er viktig at fellesområder som brukes til oppbevaring av dokumenter som inneholder rød informasjon, er adgangsbegrenset til riktige personer.

Trenger du hjelp til å opprette et fellesområde eller til å undersøke rettighetene til et fellesområde du og ditt team/gruppe bruker, kontakter du IT-hjelp, UiOs sentrale brukerstøtte.

Bruk Teams

Teams er også et godt sted å oppbevare dokumenter, for her er det enkelt å samarbeide. Dokumentene i et Teams-team får automatisk samme rettigheter som teamet er satt opp med, med mindre annet er angitt på en undermappe eller direkte på et dokument. OBS: Skal du oppbevare dokumenter med rød informasjon i Teams, må du legge følsomhetsetikett på dem. 

Dokumentene kan deles ved å sende lenke til dem på e-post eller i chat. Kun de som er med i teamet (eller har rettigheter til enkeltdokumentet) vil kunne åpne lenken.

Trenger du hjelp til å opprette et team med gruppestyrt tilgang, kontakter du IT-hjelp, UiOs sentrale brukerstøtte.