Dataene er tilgjengelige fra en nettadresse, men også fra maskiner du installerer Dropbox på (desktop-versjon).
UiO-Dropbox
UiO-Dropbox er en Dropbox Business-konto som betales av UiO og administreres av USIT. UiO-Dropbox vil primært være et tilbud til forskere med et særskilt behov for tilgjengelig lagring og deling av data. Andre ansatte, som i sitt arbeid samhandler og kommuniserer utenfor UiO, kan også få tildelten UiO-Dropbox-konto.
UiO-ansatte skal ikke bruke vanlig Dropbox i jobbsammenheng, siden det bryter med IT-reglementet og i mange tilfeller også norsk personvernlovgivning. Har du behov for Dropbox i jobbsammenheng, skal du legge fram behovet for nærmeste linjeleder eller den med budsjettdisponeringsmyndighet og få UiO-Dropbox.
Pris
UiOs nåværende avtale med Dropbox tilbyr 1 TB lagringskapasitet til ca en tredjedel av prisen man må betale for en vanlig Plus lisens - 430 kr per påbegynte år.
Lagringskapasiteten regnes på hele UiOs forbruk, så 1 TB vil ikke være en absolutt grense per person. Slikt sett er Plus-lisensen på 2 TB absolutt sammenliknbar.
Hva skiller UiO-Dropbox fra en vanlig Dropbox-konto?
For UiO er det viktig at du har kontroll på dataene dine og at de lagres riktig, samt at leverandøren ikke utnytter personinformasjonen som utveksles på en uheldig måte for bruker og virksomheten.
UiO har derfor inngått en databehandleravtale med Dropbox, og i avtalen sikres det blant annet at dataene du lagrer på UiO-Dropbox oppbevares på servere i Europa og ikke kan hentes ut av andre enn eier. Dette til forskjell fra en privat Dropbox-konto (Basic, Plus o.l.), der dataene oppbevares på servere i USA.
UiOs avtale med Dropbox tilbyr 1 TB lagringskapasitet og enkel pålogging med UiO-passord og -brukernavn via Feide.
Versjonsloggen over filene dine blir lagret i 120 dager på UiO-Dropbox, mot 30 dager normalt på en privat konto.
For øvrig har dagens UiO-avtale med Dropbox de samme betingelsene som en Advanced-lisens innenfor Dropbox Business-porteføljen.
USIT er administrator for UiO-Dropbox-kontoene, men har ikke lov til å gjøre innsyn utenom ved mistanke om brudd på norsk lovgivning, IT-reglementet, eller av hensyn til driften av løsningen. Kontoinnehaver for en konto der det foretas innsyn vil i slike tilfeller bli varslet.
Hva skjer når jeg slutter på UiO eller ikke lenger har bruk for UiO-Dropbox?
Når du slutter eller ikke lenger har behov for UiO-Dropbox skal kontoen avvikles. Avgjørelsen vil som regel bli gjort i overensstemmelse med brukeren og vil bli varslet på forhånd.
Administrator av UiO-Dropbox vil følge standard retningslinjer på UiO for både sperring og avvikling av konto når personer ikke lenger er registrert som bruker hos UiO.