Retningslinjer for behandling av enkeltsaker om mulig brudd på anerkjente forskningsetiske normer ved UiO

Innhold

1. Hensikt
2. Omfang
3. Definisjoner
4. Ansvar
5. Saksbehandling
6. Avslutning intern og ekstern oppfølging

1. Hensikt

UiO skal tilrettelegge for god og ansvarlig praksis slik at forskningsetiske spørsmål blir drøftet og avklart kollegialt i forskermiljøet eller i linjen, i samsvar med forskningsetikkloven. Vitenskapsombudet kan veilede om forskningsetiske spørsmål.

Melding om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer skal undergis en forsvarlig og betryggende behandling. Saksbehandlingen følger alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper om habilitet, kontradiksjon og partsinnsyn. Brudd på anerkjente forskningsetiske normer kan først konstateres etter skriftlig uttalelse fra Forskningsetisk utvalg er avgitt.

2. Omfang

Disse retningslinjene gjelder saker om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer som involverer personer som har eller har hatt tilknytning til UiO, med unntak av forskning ved Institutt for klinisk medisin som skal følge separate retningslinjer i samarbeidet med Akershus universitetssykehus HF og Oslo universitetssykehus HF.

3. Definisjoner

4. Ansvar

Rektor har overordnet ansvar for og ledelse av UiOs virksomhet og skal sikre at:

• forskningen ved UiO skjer i henhold til anerkjente forskningsetiske normer
• systemfeil som kan føre til brudd på anerkjente forskningsetiske normer forebygges, og korrigeres hvis de foreligger. Dette innebærer blant annet å sikre at:
  • nødvendig opplæring i anerkjente forskningsetiske normer gis kandidater og ansatte
  • alle som utfører eller deltar i forskningen, er kjent med anerkjent forskningsetiske normer
• saker om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer behandles forsvarlig
• det nedsettes redelighetsutvalg med relevant kompetanse for vurdering av mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer ved UiO
• det fastsette retningslinjer for innmelding og behandling av saker om mulige brudd på forskningsetiske normer ved UiO. I behandlingen av slike saker skal innhentes en uttalelse fra redelighetsutvalget, som skal ta stilling til:
  1. om forskeren har opptrådt vitenskapelig uredelig eller ikke,
  2. om det foreligger systemfeil ved institusjonen og
  3. om det vitenskapelige arbeidet bør korrigeres eller trekkes tilbake.
• UiO rapporterer saker om mulige alvorlige brudd på anerkjente forskningsetiske normer til GRU

Den enkelte dekan ved fakultetene, direktør ved museum eller senter underlagt universitetsstyret skal som rektors representant ved sin enhet:

• legge til rette for at forskningen skjer i henhold til anerkjente forskningsetiske normer
• sikre at nødvendig opplæring gis kandidater og ansatte i anerkjente forskningsetiske normer
• på egen enhet
• sikre at alle som utfører eller deltar i forskningen, er kjent med anerkjente forskningsetiske normer
• rapportere om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer til Forskningsetisk utvalg dersom en sak har tilhørighet ved egen enhet og sørge for at saken oversendes Forskningsetisk utvalg med beskrivelse av saksforholdet samt saksdokumenter for videre behandling

Universitetsdirektør skal:

• rapportere til GRU når en sak om mulige alvorlig brudd på anerkjente forskningsetiske normer er ferdigbehandlet ved UiO

Vitenskapsombud er ansatt av universitetsdirektøren etter utlysning og har som oppgave å:

• gi veiledning og råd til vitenskapelig ansatte som befinner seg i en forskningsetisk problematisk situasjon
• gi uavhengig, partsnøytral informasjon og behandle henvendelser og saker i fortrolighet

Forskningsetisk utvalg er et faglig uavhengig organ nedsatt av rektor som UiOs redelighetsutvalg for å:

• gi uttalelser i forskningsetiske saker i tråd med disse retningslinjer for behandling av enkeltsaker om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer
• gi uttalelser i saker som har tilknytning til alle UiOs enheter med unntak av Institutt for klinisk medisin
• være universitetets rådgivende organ for forskningsetisk arbeid

Forskningsetisk utvalg kan ikke instrueres.

Revisjonssjef ved avdeling for internrevisjon – EIR rapporterer til universitetsstyret og:

• har ansvaret for å holde oversikt over tilsyn fra eksterne tilsynsmyndigheter
• har ansvaret for gjennomføring av interne revisjoner

5. Saksbehandling

5.1 Innledende saksbehandling

5.1.1 Innsending

Melding om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer sendes skriftlig på eget skjema til Forskningsetisk utvalg.

Forskningsetisk utvalg kan i møte beslutte å ta opp saker på eget initiativ. Sekretariatet innhenter nødvendige dokumenter. For øvrig er saksbehandlingen som i andre saker.

5.1.2 Mottak

Ved mottak opprettes det en sak i UiOs saksbehandlersystem. Saksbehandlingen er unntatt offentlighet fra mottak av melding til uttalelse i saken foreligger.

Sekretariatet for Forskningsetisk utvalg gir melder beskjed om at meldingen er mottatt.

Forskningsetisk utvalg gjør deretter en innledende vurdering av meldingen for å fastsette videre saksbehandling.

5.1.3 Avvisning

Saken avvises i møte

• hvis den er åpenbart grunnløs, det vil si at den ikke omhandler spørsmål om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer
• hvis meldingen om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer mangler saklig grunnlag
• hvis meldingen er fremsatt til feil institusjon

5.1.4 Utvalgsleders kompetanse

Utvalgets leder kan avvise en sak før den kommer til behandling i utvalget dersom den vurderes å være utenfor utvalgets saklige og institusjonelle virkeområde.

I saker som omfatter flere institusjoner, kan utvalgets leder etter samtale med disse institusjonenes tilsvarende redelighetsutvalg fatte beslutning om hvilket utvalg som skal behandle saken.

5.1.5 Habilitet

Medlemmene i Forskningsetisk utvalg vurderer sin egen habilitet i den enkelt sak.

Det samme gjelder for eventuelt innkalte varamedlemmer.

5.1.6. Skillet mellom forskningsetiske saker og varslings/personalsaker

I de tilfeller Forskningsetisk utvalg får informasjon om at det er også er opprettet en varslingssak/personalsak, skal utvalget ikke få opplysninger om forhold knyttet de arbeidsrettslige vurderingene som foretas av personalavdelingen. Bakgrunnen for dette er at medlemmenes egne vurderinger knyttet til melding om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer ikke skal bli påvirket av varslingssaken. Forskningsetiske saker skal holdes adskilt fra personal- og varslingssaker.

5.1.7. Sakkyndige

Forskningsetisk utvalg vurderer behovet for ekstern ekspertise og eventuelt behov for for ad-hoc-utvalg nedsatt med medlemmer fra henholdsvis Forskningsetisk utvalg og Felles redelighetsutvalg i behandling av saken.

5.2 Forberedelse av sak og avgjørelser om videre saksbehandling

Forskningsetisk utvalg sender formelt svar på henvendelsen til melder med en invitasjon til samtale. Forskningsetiske utvalg sender skriftlig forhåndsvarsel til innmeldte om at utvalget har mottatt en melding om mulige brudd på anerkjente forskningsetiske normer, og at saken skal tas opp til behandling, brevet skal inneholde meldingen og en invitasjon til samtale med utvalget.

Melder og innmeldte avgjør selv om de vil møte til samtale.

Melder og innmeldte har rett til å ta med seg støttepersoner til møtet.

Hvis sakens innhold tilsier det, kan Forskningsetisk utvalg bestemme at ikke hele utvalget skal delta i møtet.

5.3 Behandling i Forskningsetisk utvalg

Samtalene gjennomføres med melder og innmeldt og det utarbeides referat.

Partene får anledning til å kommentere på skriftlig utkast til referat fra egen samtale. Tidsfrist for dette settes normalt til to uker. Kommentarene vurderes deretter av Forskningsetisk utvalg før det utarbeides endelig referat(er) som sendes samlet til både melder og den innmeldte.

Hvis melder eller innmeldte ikke vil møte til samtale, gjennomføres saksbehandlingen skriftlig for deres vedkommende. Forskningsetisk utvalg vurderer samlet informasjon i saken og utformer sin uttalelse.

Forskningsetisk utvalg skal ta stilling til om det har skjedd en overtredelse av en eller flere anerkjente forskningsetiske normer som skal følges ved UiO og vurdere alvorlighetsgraden. Dette inkluderer de alvorlige overtredelsene fabrikkering, forfalskning og plagiering. Det skal også tas stilling til om overtredelsen er gjort forsettlig (med vilje) eller grovt uaktsomt (markant avvik fra forsvarlig opptreden).

Det kreves klar sannsynlighetsovervekt for de faktiske forhold som ligger til grunn for å karakterisere en opptreden som vitenskapelig uredelig.

Uttalelsen skal alltid ta stilling til:

1. om forskeren har opptrådt vitenskapelig uredelig eller ikke
2. om det foreligger systemfeil ved institusjonen
3. om det vitenskapelige arbeidet bør korrigeres eller trekkes tilbake

Utkast til uttalelse fra utvalget ferdigstilles og sendes til melder og innmeldt med mulighet til å uttale seg. Utvalget utarbeider den endelig skriftlig uttalelsen.

5.5 Uttalelse fra Forskningsetisk utvalg

Den endelig uttalelsen sendes melder og innmeldte med kopi til rektor og øverste ledelse ved den aktuelle enheten.

Den endelige uttalelsen fra Forskningsetisk utvalg gjøres offentlig i anonymisert form.

5.6 Klagerett

Hvis Forskningsetisk utvalg finner at vitenskapelig uredelighet har skjedd, skal forsker opplyses om at avgjørelsen kan påklages til GRU. Det er bare forskeren som mottar uttalelse om at vedkommende har handlet uredelig, som har klagerett til GRU.

Klagefristen er tre uker fra uttalelsen er mottatt og dette skal fremgå av uttalelsen fra Forskningsetisk utvalg.

Melder, som ikke får medhold i at det foreligger vitenskapelig uredelighet, har ingen klagerett.

Det er heller ingen klagerett på uttalelser om at det foreligger brudd på anerkjente forskningsetiske normer som ikke omfattes av begrepet «vitenskapelig uredelighet», eller den videre oppfølgingen av disse sakene.

6. Avslutning intern og ekstern oppfølging

Når endelig uttalelsen foreligger fra Forskningsetisk utvalg kan saken følges opp på den måten som best svarer til sakens innhold.

Der det ikke foreligger brudd på anerkjente forskningsetiske normer: Hvis saken har medført urettmessig skade av en forskers omdømme skal universitetsledelsen, i samarbeid med dekan, direktør ved museum eller senter underlagt universitetsstyret, ta passende skritt for å søke at skaden begrenses.

Der det foreligger brudd på anerkjente forskningsetiske normer:
Dekan, direktør ved museum eller senter underlagt universitetsstyret kan anmode forsker om å sende «Errata» til tidsskrift eller trekke tilbake artikkel eller iverksette annen passende reaksjon. Hvis forsker ikke følger dette opp må dekan, direktør ved museum eller senter underlagt universitetsstyret selv sørge for at dette gjennomføres.

Systemfeil
Hvis uttalelsen fra Forskningsetisk utvalg påpeker vesentlige systemfeil i saken, legges dette frem for rektor for oppfølging.

Melding til GRU
Universitetsdirektøren sender rapport om institusjonens behandling av saken til GRU.

Personaloppfølging:
Eventuell personaloppfølging gjennomføres og iverksettes av ledelsen på vanlig måte.