Før du melder HMS-avvik

Hva er HMS-avvik

HMS-avvik er hendelser hvor:

  • Krav fastsatt i HMS-regelverket eller interne krav, ikke er blitt fulgt
  • Arbeidsrelaterte episode der hendelsen har ført til, eller kunne ha ført til, mén eller redusert helse eller skader på menneske, miljø eller materiell (ulykke/nestenulykke)

Hva skal en melding om HMS-avvik inneholde

Som minimum må en melding om et HMS-avvik inneholde følgende:

  • En tittel som kort beskriver hendelsen.
  • En beskrivelse som litt mer utfyllende beskriver hva som har skjedd.
  • Enheten som er ansvarlig for å håndtere avviket. Som regel er dette enheten som innmelderen selv hører til.

Det er nyttig om følgende felter også blir fylt inn, men disse er ikke obligatoriske:

  • Det er mulig å legge ved filer som vedlegg. For eksempel et bilde som viser hva som har skjedd.
  • Informasjon om hva som kan ha vært årsaken til HMS-avviket.
  • Hvilke konsekvenser HMS-avviket har hatt.
  • Om det allerede er gjort noen tiltak
  • Om du har forslag til tiltak som bør gjennomføres.

Hva skal en melding om HMS-avvik ikke inneholde

Mengden personopplysninger skal holdes lav og saker skal anonymiseres.

  • Ved innmelding av personskader skal det ikke stå hvem som har skadet seg eller detaljert informasjon om diagnoser eller behandling. Det er tilstrekkelig å beskrive at en person har skadet seg, hvor alvorlig skaden er og hvordan skaden oppsto. Saksbehandler og leder vil ta kontakt med innmelder for å få informasjon som er nødvendig for å følge opp den skadede.

Dersom en sak inneholder personopplysninger vil saksbehandler anonymisere saken.

Melding av HMS-avvik på vegne av andre

Det er mulig å melde inn HMS-avvik på vegne av andre. Dette kan for eksempel være relevant i følgende situasjoner:

  • En student har skadet seg på lab, i klinikk eller på feltarbeid (situasjoner hvor studenten er underlagt arbeidsmiljøoven)
  • Arbeidsfordelingen i et team er lagt opp slik at det er en person som melder inn HMS-avvik på vegne av teamet.
  • Dersom en ansatt synes det er ubehagelig å melde fra selv, så kan for eksempel et verneombud eller en HMS-koordinator melde inn "På vegne av en kollega" slik at meldingen i praksis blir anonymisert.