Databehandling omfatter alle deler av forskningsprosessen, fra innsamling av et datamateriale til håndtering/bruk og lagring av materialet. Datamateriale innenfor helsefaglig forskning omfatter ofte persondata. At informanters personvern ivaretas på en forsvarlig måte er svært viktig.
Helseforskningsloven gjelder for medisinsk og helsefaglig forskning på mennesker, humant biologisk materiale eller helseopplysninger. Medisinsk og helsefaglig forskning defineres som virksomhet som utføres med vitenskapelig metodikk for og skaffe til veie ny kunnskap om helse og sykdom. Mastergradsprosjekter som omfattes av Helseforskningslovens bestemmelser må søke Regionale komitéer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK) om godkjenning av prosjektet. Ved tvil kan student og veileder be REK om en forhåndsvurdering av prosjektet. Er det aktuelt å søke om dispensasjon fra taushetsplikt skal det søkes REK.
Prosjekter skal meldes til Sikt. Mastergradsprosjekter ved institusjoner som har eget personvernombud, som for eksempel Oslo universitetssykehus, må melde prosjektene dit. Det er Personvernombudet som vurderer om mastergradsprosjektet oppfyller kravene til forsvarlig databehandling. Mastergradsprosjekter som er godkjent av REK trenger ikke godkjenning av Personvernombudet for forskning. Prosjekter som skal bruke data fra de sentrale forskriftsregulerte helseregistrene (for eksempel Reseptregisteret, Kreftregisteret er (som regel) konsesjonspliktige. Prosjektene meldes til Personvernombudet for forskning som søker konsesjon på vegne av forsker.
Det kan være vanskelig for student og veileder å vurdere om mastergradsprosjektet er helsefaglig forskning (etter lovens definisjon). Sikt og REK svarer på henvendelser fra student/veileder på spørsmål som gjelder forskningsetikk og databehandling.
Noen praktiske presiseringer
- Lydopptak ved bruk av mobiltelefonen skal kun brukes via Nettskjema_diktafon
- Dropbox og lignende type tjenester skal ikke benyttes til å lagre forskningsdata.
- All e-post bruk når det gjelder databehandling skal skje via UiOs studentmail.
- Personopplysninger som er identifiserbare skal ikke sendes med e-post. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til enkeltperson. Opplysninger om blant annet helseforhold er sensitive personopplysninger.
- Ved innsamling og håndtering av sensitivt datamateriale skal databehandling vurderes og drøftes med veileder.
- Anonymiserte opplysninger innebærer at navn, fødselsnummer og andre personentydige kjennetegn er fjernet slik at opplysninger ikke lenger kan knyttes til enkeltperson. Det skal heller ikke være mulig å knytte opplysninger til en enkeltperson indirekte. Anonymisert innebærer at det ikke finnes en nøkkel som kan identifisere informanter. Forskning på anonymiserte opplysninger omfattes ikke av helseforskningsloven.
- Avidentifiserte opplysninger: informanter kan identifiseres via en kodenøkkel.
- Kodenøkkel skal skrives for hånd og skal lagres i låsbart skap/safe. Kodenøkkel skal altså ikke skrives og lagres på pc.
- Signerte samtykkeskjema, informantlister og kodenøkler kan oppbevares i safe eller i TSD. Studiekonsulenten kan kontaktes i forhold til dette. Studenten er selv ansvarlig for at papirene fjernes og makuleres når prosjektperioden er over. Hvis masterprosjekter gjennomføres ved OUS eller andre sykehus kan dokumentene oppbevares i safe eller nedlåst ved sykehuset.
- Ved arbeid med forskningsdata som ikke er sensitivt, kan lydfiler og tekstfiler lagres på studentens område på UiO-server, og studenten kan arbeide med dette via remote desktop fra egen pc/mac. Alternativt kan studenten arbeide på privat maskin, men lagre data på ekstern, kryptert lagringsenhet. Ved behov for å ta med seg datamaterialet mellom datamaskiner kan kryptert minnepinne eller bærbar pc med kryptert harddisk brukes. Veileder er prosjektansvarlig og håndtering av personvern og forskningsetikk skal skje under veiledning.