English version of this page

Nettskjema-diktafon-appen

Med diktafonappen kan du ta opp svar på smarttelefon, og svarene blir sendt til Nettskjema. Diktafon-appen kan også brukes sammen med Tjenester for Sensitive Data (TSD).

Mobilappen Nettskjema-diktafon brukes til lydopptak og alle som har tilgang til lage Nettskjema kan ta appen i bruk. Opptaket blir umiddelbart kryptert på telefonen og du kan aldri lytte til opptak i mobilappen. Nettskjema-diktafon fungere offline og kan legge lydopptak i kø for levering. Når data er levert kan du høre på lydopptak i Nettskjema eller inne i ditt TSD-prosjekt.

Appen heter Nettskjema-diktafon og lastes ned fra Google Play og App Store.
Se hvordan du tar opp personsensitive data med Nettskjema-diktafon.

Viktig begrensning

Det hender at opplasting av opptak fra diktafon-appen feiler. Til intervjuer og andre viktige opptak anbefales det derfor å bruke diktafon-appen sammen med en ekstra enhet seg gjør opptak samtidig. Eksempler på ekstra enhet kan være en fysisk diktafon eller annen lydopptaker. Dette for å ha en backup tilgjengelig om diktafon-appen feiler i forbindelse med leveringen. Appen brukes på eget ansvar. Av sikkerhetsgrunner og tekniske årsaker er det dessverre ikke anledning til å gjenopprette opptak når noe har gått galt på telefonen og lydfilen ikke er lastet opp til Nettskjema.

Slik virker diktafonen

Diktafonappen sender lydfilene videre til Nettskjema. Av sikkerhetsgrunner er det ikke mulig å spille av opptakene direkte fra telefonen. Opptaket krypteres på telefonen og sendes inn sikkert. Er det ikke nett der du tar opp svar, mellomlagres opptaket kryptert på telefonen og sendes når nett blir tilgjengelig (Wifi eller 4G/5G). Sette opp Nettskjema og ta i bruk diktafonen

  • Opprett et nytt skjema og velg Skjematype: Fra mal.
  • I dialogen velger du Nettskjema-diktafon,
    eller Nettskjema-diktafon for levering til TSD om du skal ta opp sensitive opplysninger og lagre dem i ett TSD-prosjekt.
  • Du får da opprettet et skjema med følgende oppsett:
    • app-id - tekstspørsmål med en unik, ikke-person-identifiserende verdi fra enhetens konkrete installasjon av diktafon-appen.
    • kommentar - tekstspørsmål med data fra dialogen i appen ved levering.
    • lydfil (Spesialfelter: vedlegg)
      (se også eksempel-skjema)
    • Kodebok er automatisk aktivert (innstilling)  ved oppretting.
    • Standard kodebokverdier som MÅ brukes for feltene «lydfil», «kommentar», «app-id» er satt slik:
      • recording  (lydfil/vedlegg)
      • comment  (kommentar)
      • app-id  (App-id)
  • Gå til fanen Innhent svar i skjemaet for å finne nettadressen i form av skjema-id
    Bilde som viser hvordan du kan finne skjema-ID. Det er de siste tallene, etter /a/ i URLen til skjemaet

  • Ta vare på tallet for skjemaet ditt. Det er dette tallet du oppgir som lagringssted for opptakene i diktafonappen på enheten din.

Når du har opprettet et nettskjema med tilknyttet diktafonapp som vist over, skal det som hovedregel ikke endres.

Last ned diktafonen på mobil enhet

  • Last ned Nettskjema-diktafon til din mobile enhet:
  • Start appen og oppgi  skjema-id for skjemaet ditt. (Se over)
  • Når opptaket er ferdig, sjekk at telefonen er på nett og at opptaket er levert.

Finn lydfiler i nettskjemaet

  • Lyd-filen skal nå være tilgjengelig under lenken Liste over enkeltsvar under fanen Se resultater.
  • Du kan spille av lydfilen i avspilleren som vises i listen.
    Lydfilen lastes da ikke ned på lokal maskin (gjelder ikke for TSD-skjemaer).
  • Vi har lagt til rette for at avspilling av opptak gjøres direkte i nettleseren din. Lydfilene er lagret på serveren mens du arbeider med dem. 
  • Det er teknisk mulig å laste ned opptak til lokal disk, men det anbefales å ikke gjøre dette av sikkerhetsgrunner. Vær klar over at nedlasting av opptak med personopplysninger bryter forutsetningen for å benytte diktafon-appen/nettskjema-tjenesten uten lagring i TSD.

Forberedelse av opptak og opptakslengde

  • Viktig: all bruk av mikrofon og høytaler på enheten under opptaket vil avslutte opptak. Du må da laste det opp, eventuelt med en kommentar, og starte nytt.
  • Makslengde på opptak er 45 minutter. Du må da laste det opp og starte nytt opptak.
  • Det kan for sikkerhetsskyld være lurt å skru av Siri og tilsvarende funksjoner på andre telefoner enn apple. 

Personvern og sikkerhet

Hvis det skal gjøres opptak av intervjuer til forskningsformål forutsetter dette at man har NSD/REK godkjenning eller tilsvarende.

Aktivering for lagring i Tjenester for Sensitive data (TSD)

Forskningsprosjekter som er registrert i TSD kan koblet opp appen slik at lydfilene leveres direkte til prosjektets sikre lagringsområde i TSD.

Nettskjema er da "mediator". I praksis betyr det at diktafon-skjemaet aktiveres for sikker lagring i TSD. Se rutine for aktivering av Nettskjemaer mot TSD.

Husk at når du aktiverer skjemaer for TSD skal rettigheter på skjemaet være satt til "Åpent for alle"  (ikke ID-porten pålogging, pålogging med Feide etc.). 

Hvordan lokalisere og spille av lydfiler i TSD 

  • Lydfilene lagres som Nettskjema-vedlegg i et TSD-prosjekt. For å spille av lydfilen (.mp4) må man først lokalisere Nettskjema- mappen som diktafonen leverer lydfiler til. Se "Step 7: Locate and verify test-submission" i brukerveiledningen for TSD
  • Naviger deg frem til mappen data/durable/nettskjema-submissions/langt nummer/skjemaID. Der skal du finne lydfilene kryptert med endelsen ".mp4.asc". De dekrypteres som beskrevet i punkt "c) Decrypt the test-answer". Prosessen med å dekryptere lydfilen i TSD kan også automatiseres ved hjelp av TSD-Data-Loader
  • Deretter kan filen spilles av i f.eks. VLC Media Player (høyre klikke og velge "Open With").
     

Egen respondent-id øker opptakslengden til 2 timer

Dette er et tilvalg som er beregnet på forskningsprosjekter som bruker avidentifiserte ID-er eller løpenummer for selvrapportering fra respondenter. 

Sett inn et vanlig Med tekstsvar-spørsmål i Nettskjemaet og kall det "respondent-id".

Gi spørsmålet kodeverdien "respondent-id" i kodebok for skjemaet

Når dette feltet finnes og er klargjort med kode, vil appen ved første gangs bruk be brukeren av mobil-appen om å skrive inn id-en som vedkommende har fått oppgitt av forskningsprosjektet. Dette gjøres kun første gang appen åpnes.

ID-en vil så sendes med hvert nytt opptak som gjøres fra denne enheten.

Dette låser den aktuelle diktafonappen til det angitte skjemaet og respondenten kan ikke selv bytte til en annen skjema-id for levering av svar. Appen må i så fall avinstalleres og installeres på nytt.  

Om ikke feltet respondent-id finnes som felt/kode i skjemaet kan brukeren selv bytte fritt til nytt skjemaID i innstillingen i appen.

For forskere som bruker appen til flere intervjuer (ulike respondenter) kan også et kommentarfelt benyttes for å registrere ID etter hvert opptak hvis ønskelig. 

Om du setter inn spørsmål med kodebokverdi respondent-id så økes opptakslengden til 2 timer.

Praktiske tips for stabile opptak

  •  Bruk 2 opptaksenheter (f.eks. 2 telefoner, eller 1 telefon og en iPad) parallelt for å forebygge tap av data om et opptak skulle feile. 
    • Det er enkelt å installere appen på en ekstra mobil-enhet og så slette den etter arbeidet med opptak er over.
    • Det kan også være mulig å benytte enheter uten SIM-kort som sikkerhetskopi så lenge enheten kobles til nett/wifi for å installere appen, og levere  opptak.
    • Det er også anledning til å bruke en digital diktafon/ fysisk opptaker som backup.
  • La gjerne skjermen på telefonen stå på når Nettskjema-diktafon brukes.
  • Du bør laste opp opptaket og verifisere oversendelse umiddelbart at opptaket er fullført.
    • Ha alltid lenken til visning av opptakslisten lett tilgjengelig, så du kan se hva som er levert. Listen viser leveringstidspunkt. Den viser ikke opptakets lengde før du starter avspilling av opptaket.
  • Benytt alltid den nyeste versjonen av appen som er tilgjengelig. Hvis du sletter appen blir alle lagrede opptaksdata fjernet fra enheten. Ingen data blir fjernet fra TSD eller Nettskjema ved sletting av appen.
  • Hvis du bruker Nettskjema-diktafon for å ta opp gule data og ønsker å gjøre backup-opptak, se Lagringsguiden for ulike løsninger/enheter som er tillatt for gule data.

    Avspilling og transkripsjon av lydfiler

    Filene er i formatet MPEG 4 Audio (.m4a) som er optimalisert for tale. Disse kan avspilles med gratis programvare som VLC media player. Har du behov for et mer dedikert program for transkripsjon kan f4 & f5transcript anbefales

    For avspilling direkte i Nettleseren via nettskjema.no anbefaler at vi at du bruker nettleseren Chrome eller Firefox. Ikke alle nettlesere er like gode til å spille av lydfiler. Safari kan blant annet gi utfordringer ved avspilling av lydfilene.

    Brukerstøtte

    Hvis behov for teknisk bistand eller har andre spørsmål om bruk av Nettskjema-diktafonen ta kontakt på nettskjema@usit.uio.no 

    Om du opplever feil med diktafon-appen kan du melde det til brukerstøtte via dette skjemaet (lager RT sak):
    https://nettskjema.no/a/melde-diktafon-feil

     

     

    Last ned appen

    Hvem kontakter jeg?

    Se kontaktveileder for Nettskjema

    Relevant

    Søk i veiledningene
    Kontakt brukerstøtte:

    Ring oss

    Vi har åpent mellom 08:30 og 17:00 på hverdager,
    og mellom 10:00 og 15:00 på lørdager.

    Telefonnummer: 22 84 00 04

    Send inn sak til oss

    Du kan sende inn din forespørsel via e-post til: it-support@uio.no.

    Gå til e-post

    Book et videomøte over Zoom

    Er du student eller ansatt kan du avtale veiledningstime hos UiO Helpdesk over Zoom. Tilgjengelige tider er tirsdag til torsdag mellom 11:00 og 13:00.

    Book et videomøte

    Chat med oss

    Vår chat er bemannet mellom 09:00 og 16:00 på hverdager.

    Åpne chat
    Publisert 26. sep. 2017 15:29 - Sist endret 4. okt. 2021 09:03