Innføring
BookitLab er et fleksibelt og, til dels, komplekst system, siden det har mange muligheter rundt oppsett, bruk og fakturering av bruk. Dette betyr at man bør sette seg godt inn i systemet, før man tar det i bruk. Vi i DHT tilbyr opplæringssesjoner, f.eks. 2 x 1-1,5 timer over to uker, slik at man får tid til å fordøye og teste systemet godt, før man slipper brukere til. Hvis du ønsker en slik innføring, ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no.
Typiske steg under opplæringen
- Opprettelse av en lab med utstyr, kalt "core" i systemet, på testmiljøet (https://ecore.bookitlab.com/uiostage/)
- Testmiljøet brukes til opplæring og utprøving og lab-ansvarlig tildeles rollen som "core admin" for sitt leiested/lab.
- Ved behov kan vi også sette opp ulike typer av dummy-prosjekter, slik at dere kan teste hvordan prisregler fungerer.
- Først opplæringsrunde
- Gå gjennom innstillinger relatert til det å sette opp en "core". Videre kan vi sette opp et instrument og/eller en tjeneste ("request"), og ev. andre ting som forbruksmaterielle, abonnement, osv.
- Øving
- Lab-ansvarlig ("core admin") kan nå teste ulike funksjoner og innstillinger på egen hånd, slik at systemet etter hvert kan tilpasses de individuelle behovene ved laben.
- Send gjerne spørsmål som dukker opp underveis til bookitlab-hjelp@usit.uio.no
- Andre opplæringsrunde
- Denne runden blir ofte en spørsmål-og-svar-sesjon, hvor vi forsøker å guide "core og project admin", så godt vi kan.
- Opprettelse av en core på produksjonsmiljøet (https://ecore.bookitlab.com/uio)
- Etter å ha blitt godt kjent med og testet oppsett og innstillinger av instrumenter el.l. på testmiljøet, ber man "main admin" (bookitlab-hjelp@usit.uio.no) om å opprette en "core" i produksjonsmiljøet.
- Prosjekt-/instituttøkonom(er) bistår i dette arbeidet ved å legge inn eksterne prosjekter og dummy-prosjekter.
- På forhånd må man ha avklart koststed og delprosjektsnummer for hvor leieinntektene skal overføres, og
- listene med instrumenter, tjenester, og/eller forbruksmateriell som brukere skal kunne booke.
- Videre må prisene som settes for booking legges inn i systemet, slik at fakturering blir korrekt.
- Man må også ha et forhold til ev. betingelser som settes som krav, før man kan bestille tilgang til instrumenter, f.eks. krav til opplæring og godkjenning av bruk av instrumenter.
- Kostnaden for bruk av BookitLab belastes fra den måneden "core'en" ble opprettet (fra 2025).
- Etter å ha blitt godt kjent med og testet oppsett og innstillinger av instrumenter el.l. på testmiljøet, ber man "main admin" (bookitlab-hjelp@usit.uio.no) om å opprette en "core" i produksjonsmiljøet.
Kostnaden på BookitLab UiO
Fra 2025 vil hvert fakultet/museum bli belastet lisens- og administrasjonskostander for det antall leiesteder fakultetet/museet har registrert i BookitLab.
Månedlige møter i UiOs kjerneteam for Bookitlab
UiOs kjerneteam møtes ca. 1 gang per måned og diskuterer saker av felles interesse. Er du interessert i å delta på disse møtene eller å få tilsendt informasjon om f.eks. nye versjoner av BookitLab, meld deg på vår e-postliste.