English version of this page

BookitLab-veiledninger

På disse sidene finner du informasjon og veiledning i bruk av BookitLab, som er UiOs felles bestillings- og fakturasystem for kjernefasiliteter, laboratorier og annet utstyr.

Alle med en Feide-konto tilknyttet UiO (bruker@uio.no) kan logge på systemet, men man må være tilknyttet et prosjekt eller en lab, for å kunne bestille tid på et instrument eller be om en lab-tjeneste.

Nedenfor finner man veiledninger som beskriver forskjellige bruksscenarier. Noen av disse gjelder kun for personer med spesielle roller i systemet, så som lab- eller prosjektledere og økonomiansvarlige ved instituttene. 

For å komme i gang

Jeg vil reservere et instrument / bestille tjenester

Steg 1: Logg deg på BookitLab UiO med UiO Feide konto

  1. Gå på UiOs BookitLab nettside "https://bookitlab.uio.no/".
  2. Klikk "Feide Login" knapp. Da blir du ført til Feide påloggings side.
  3. Logg inn med din UiO brukernavn og passord.  
    • UiO brukernavn er den delen før "@uio.no" og ikke er epostadresse på din institutt.
    • Hvis det ikke er vist "Universitetet i Oslo" som "Din tilhørighet", velg "Universitetet i Oslo" fra listen, klikk "Fortsett" ("Continue").
    • Hvis du ikke har UiO brukerkonto, se på egen veiledning.
  4. Les hvilke opplysningene dine skal sendes til tjenesten for å fullføre innloggingen. Hvis det er greit, klikk "Ja, fortsett" ("Yes, continue"). 
    • Du kan se detaljer ved å klikke på hver kategori som vises.
    • BookitLab UiO tilbys av serveren som ligger innen UiO.
  5. Du vil bli ført tilbake til "BookitLab UiO" som ber deg om å velge en "core".

    BookitLab grensesnitt viser et tomt felt der man kan klikke på å få liste av "core" til å velge og "Continue" knapp for høyre til feltet.

    Når du klikker på det tomme "core" feltet, får du opp ei liste av alle tilgjengelige "core"-ene sortert i alfabetisk rekkefølge. Hvis du har spesifikk lab/"core" som du vil benytte, velg det fra lista og klikk på "Continue" knappen.
    • Valgt "core" fungerer som en filter slik at kun instrumenter/tjenester tilbudt av den "core"-en skal vises på "Dashboard".
    • "core"-navn består av ("forkortelse av institutt/senter e.l." - "navn av lab eller tilsvarende")
    • Det er greit å la feltet stå tomt og klikke på "Continue" knappen. Da får du se alle "core"-er samt instrumenter/tjenester du har tilgang til. Du kan legge til en eller flere "core" når som helst.
    • Hvis du vil få vite hvilke "core" som finnes, er det også nyttig å se på offentlige publisert lista av core/instrumenter/tjenester. Husk at ikke alle core/instrumenter/tjenester er satt synlige utenfor BookitLab systemet.
  6. Nå er du på "Dashboard" av BookitLab der du kan bla instrumenter/tjenester av den "core"-en du valgte eller alle tilgjengelige hvis du ikke har valgt noe "core".

Steg 2: Knytt deg til ett prosjekt i BookitLab

  1. Har du ikke ennå satt opp et budsjett og et delprosjekt som skal belastes for din bruk av instrument/tjeneste, gjør den følgende:
    1. Beregn kostnad for bruk av instrument/tjenester som skal bookes/bestilles via BookitLab.
      • Prisene er ikke synlige på BookitLab før en bruker er knyttet ett prosjekt. Vennligst besøk hver "core"-sin nettside for å se på prisliste eller ta kontakt til hver "core" hvis prisliste ikke er publisert.
      • Etter man er tilknyttet ett prosjekt, kan BookitLab automatisk beregne kostnad for hver booking/bestilling. Husk på at prisen endres avhengig av ulike faktorer, blant annet, prosjekttype (intern, bidrag, eller oppdrag), peak/off peak tid, osv.
    2. Få godkjenning fra din prosjektleder, Primary Investigator (PI) eller tilsvarende som har budsjettansvar for prosjektet som skal belastes for ditt bruk av instrumenter eller bestilling av tjenester.
    3. Gi din prosjektleder, PI eller tilsvarende kontaktinformasjonen til "core admin" av "core"-en som instrumentene/tjenestene du ønsker til å bruke/bestille tilhører til. 
  2. Prosjektleder, primary Investigator (PI) eller tilsvarende må ta kontakt til "core admin" til den "core"-en som vil benyttes med de følgende:
    • Brukerens UiO Feide bruker kontonavn
    • Delprosjekts nummer
    • Budsjett som settes til å reservere/bestille instrumenter på BookitLab (NB: prosjektet kan knyttes til flere brukere)
  3. "Core admin" skal kontakte til "project admin" slik at han/hun knytter brukeren prosjektet. 
  4. Brukeren får epost når hun/han er tilknyttet prosjektet og er klar for reservasjon av et instrument eller bestilling av en tjeneste.

Steg 3: Reserver instrument eller bestille tjenester

Nå er du klar til å kunne reserverer instrument og/eller bestille tjenester

Jeg er ansvarlig for et leiested/en lab og ønsker å benytte BookitLab som et bookingssystem for våre instrumenter/tjenester

Viktige begrep

I BookitLab, er de følgende begrepene essensielle til å starte med:

  • "stage"- og "prod"-miljø: BookitLab er et komplekst system med mange funksjoner og muligheter. Derfor har BookitLab en "sandkassa" for at man skal kunne teste, f.eks. oppsett av en kjernefasilitet, før man setter den opp på riktig og brukere kan booke utstyr, instrument eller tjenester. Denen "sandkassen" kalles "stage"-miljøet og finnes på https://bookitlab-stage.uio.no. BookitLab sitt "stage"-miljø er koblet mot økonomisystemet sitt utviklingsmiljø med fiktive data, og det er trygt å teste med dem. Man bør alltid begynne med "stage"-miljø før man  oppretter en kjernefasiltet/lab på "prod"-miljø som er i drift og koblet mot økonomisystemet/Unit4. 
  • "core": hvert leiested, lab, eller en lignende enhet skal registreres som en "core" i BookitLab. En "core" inneholder én eller flere "fasiliteter", dvs. utstyr eller instrument, eller ev. (også) tilby tjenester. For eksempel, er de følgende leiestedene/lab-ene registrert som "core".
  • "instrument": lab-fasiliteter eller verktøy som en sluttbruker kan reservere og bruke (f.eks. mikroskop, SEM). 
  • "request": tjenester som en sluttbruker kan bestille (f.eks. sample analysis). 
  • "core admin": en bruker med rettigheter til å sette opp en "core" slik at dets instrumenter og tjenester, kalt "requests" blir tilgjengelige for brukere. "core admin" har ansvar til alle opplysninger, reservasjoner og bestillinger på sin "core".
  • "project admin": en bruker med rettigheter til å opprette prosjekter i BookitLab. Det vil typisk være en prosjektøkonom som også har tilgang til økonomisystemet ved UiO, slik at vedkommende kan hente informasjon derfra til BookitLab og bekrefte at opplysningene hentere fra Unit4 til Bookitlab stemmer overens. Prosjektøkonomen har også ansvar for å knytte (legge inn) brukere på prosjektene, slik at bruk belastes rett (del)prosjekt i økonomisystemet.

For å opprette en ny kjernefasilitet/ et nytt leiested, dvs. "core"

En ny "core" må alltid opprettes av en person med "main admin"-rettighet i BookitLab. Deretter vil en lab-ansvarlig få "core admin"-rettighet på den opprettede lab/fasiliteten, slik at vedkommende kan legge inn og  redigere informasjon om fasiliteten, dvs. opprette bestillingsklare instrumenter, utstyr, og ev. tjenester.

Etter å ha bli godt kjent med og testet oppsett av f.eks. en lab på "stage"-miljøet, be main admin (bookitlab-hjelp@usit.uio.no) om å opprette laben på "prod"-miljø. 

Vennligst gjør følgende:

  1. Hvis du ikke har gjort det tidligere, logg deg på både https://bookitlab.uio.no og https://bookitlab-stage.uio.no med dine Feide-konto slik at din brukerkonto opprettes i BookitLab.
    • Se ev . instruksen om pålogging
    • https://bookitlab-stage.uio.no er en "sandkasse" der man kan teste ut funksjonaliteten i Bookitlab, og før man tar i bruk https://bookitlab.uio.no, dvs. "  produksjon-miljøet. Det anbefales på det sterkeste å prøve/teste på stage-versjonen, før man går i produksjon.
  2. Ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no med de følgende opplysningene slik at "main admin" kan opprette din lab/ditt leiested samt gi veiledning om videre oppsett, bl.a..
    • Instituttet/museum som din lab eller tilsvarende enhet tilhører
    • Engelsk navn på lab/leiested/kjernefasiltet
    • Delprosjektsnummer og prosjektets navn som mottar betalingen for utleie og tjenester.
    • Hvem som skal være "core admin"; navn og UiO brukernavn (den delen før @uio.no)
    • (hvis tilgjengelig) Lenke til informasjon, f.eks. en Vortex-side, om den laben/leiestedet/kjernefasilteten.

Jeg jobber som prosjekt-/instituttøkonom og ble spurt om å sette opp et prosjekt i BookitLab

Hvorfor må jeg bruke BookitLab?

BookitLab er integrert med UiOs økonomisystemet, Unit4. Det vil si at når brukere betaler for bruk av f.eks. et instrument/en lab fra et delprosjekt registrert i Unit4, kan bokføringen av kostnadene ved å benytte intrumentet/laben i BookitLab gjøres veldig enkelt.

Men for at sluttbrukere (studenter, forskere, osv.) skal kunne booke instrumenter og bestille tjenester som benytter BookitLab, må delprosjektet som skal belastes bruken  være tilgjengelig for de brukerne i BookitLab.

Hva må jeg gjøre først?

Prosjektøkonom/instituttøkonom må gis en spesiell rettighet i Bookitlab, kalt "project admin" for å kunne legge inn nødvendig informasjon. Denne rettigheten kan gis av en med  "main admin"-rettigheter. 

Vennligst logg deg på BookitLab med Feide-kontoen din, og ta deretter kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no og be om "project admin"-rettighet. (Hvis dette er første gang du ber om en slik rettighet i systemet, vil vi tilby opplæring.) 

Jeg er BDM og skal godkjenne prosjekter i BookitLab

Hvorfor må jeg forholde meg til BookitLab?

BookitLab fungerer ikke kun som et bookings-/bestillingssystem, men håndterer også betalingsinformasjon. Før sluttbrukere kan bruke BookitLab for å booke instrumenter eller bestille tjenester som koster noe, må de knyttes til et delprosjekt med et budsjett i BookitLab.

Prosjektøkonom/instituttøkonom setter opp nødvendige opplysninger på hvert delprosjekt, bl.a. budsjettramme, hvilke brukere som kan benytte prosjektmidlene m.v., men dette må så godkjennes av en person med BDM.

Hva må jeg gjøre først?

For at du kan legges inn som en med BDM i BookitLab, må du finnes som en bruker av BookitLab-systemet. Med mindre man har logget seg på BookitLab en gang tidligere, finnes man ikke som bruker. 

Vennligst logg deg på BookitLab med Feide-kontoen din, og deretter ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no.

Jeg har ikke UiO brukerkonto men vil reservere instrumenter og/eller bestille tjenester som benytter BookitLab UiO

Ulike arbeidsflyter gjelder avhengig av typen prosjekt som skal belastes. 

Bidragsprosjekt / UiO som samarbeidspartner i prosjektet

  1. Ta kontakt med "core admin" på den laben/kjernefasilteten du ønsker å benytte, helst ved å vise til en person, f.eks. prosjektleder/PI, som kan verifisere at du trenger tilgang, at "core admin" kan; A) opprette en gjestekonto for deg, og B) knytte din gjestekonto til delprosjektet som skal belastes.
    • Personer med lab-ansvaer ("core admin"" finner man i oversiktsiden over "core"-ene på BookitLab ved UiO
      • Under institutt-nivåa ("department"), finner du "core"-er.
      • Klikk på et grått-ark-ikon. Da får du se "core"-en sin side.
      • Finn "core staff" eller gå til "core" egen nettsiden innen uio.no for å finne hvem du bør kontakt med.
    • Søknad for å få opprettet en gjestekonto sendes av en kontaktperson på instituttet hvor lab/leiested ("core") hører hjemme. Opplysningene dine som trengs finnes på lista "Opplysninger om gjest og organisasjon".  
    • Prosjektlederen/PI-en må også sende "core admin" opplysninger om delprosjektnummeret som skal belastes samt budsjettet som er godkjent av BDM. Se også på "Steg 2: Knytt deg ett prosjekt innen BookitLab systemet" under veiledningen for de som har UiO brukernavn.
  2. Når din UiO gjestekonto er opprettet, logg deg på https://bookitlab.uio.no. 
  3. Informer "core admin" (og eventuelt "project admin" også, hvis du vet hvem det er) at du har logget deg på BookitLab slik at hen kan ta prosessen videre.
  4. Du får beskjed når du er tilknyttet prosjektet, og klar til å reservere instrument/bestille tjenester.

Oppdragsprosjekt / korttidskontrakt om forskning uten prosjekt

  1. Ta kontakt med "core admin" på relevant lab/leiested slik at "core admin" kan; A) opprette en gjestekonto for deg, og B) forberede det slik at din gjestekonto tilknyttes et spesielt opprettet prosjekt innen BookitLab.
    • Lab-ansvarlige ("core admin") finnes på oversiktsiden av "cores" på BookitLab UiO
      • Under institutt-nivå ("department"), kan du finne "cores".
      • Klikk på et grått-ark-ikon. Da kommer du inn på "core"-en sin side.
      • Finn "core staff" eller gå til "core's" egen nettsiden innen uio.no for å finne hvem du bør kontakt med.
    • Søknad for å opprette en gjestekonto skal sendes en kontaktperson på relevante instituttet. Opplysningene dine som trengs finnes på lista "Opplysninger om gjest og organisasjon".  
    • Siden en bruker må være tilknyttet minst ett prosjekt innen BookitLab, må et prosjekt opprettes innen BookitLab. Dette prosjektet brukes kun til å administrere kostnadene internt hos UiO, men det må settes opp med budsjett. Beregn kostnaden og informer omet budsjett også til "core admin".
    • For mer info om forholdet mellom en bruker og et prosjekt i BookitLab, se på "Steg 2: Knytt deg ett prosjekt innen BookitLab systemet" under veiledningen for de som har UiO brukernavn.
  2. Når din UiO gjestekonto er opprettet, logg deg på https://bookitlab.uio.no. 
  3. Informer "core-admin" (og eventuelt "project admin" også, hvis du vet hvem det er) at du har logget deg på BookitLab, slik at hen kan ta prosessen videre.
  4. Du får beskjed når du er tilknyttet prosjektet og klar til å reservere instrument/bestille tjenester.

Veiledninger for ulike roller

Avhengig av hva din rolle (rettighet) er i BookitLab, får du et tilpasset brukergrensesnitt med tilgang til relevante funksjoner.

Har du spørsmål?

Er det noe du lurer på, eller noe vi kan hjelpe med, vennligst ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no.

Publisert 22. des. 2021 14:03 - Sist endret 14. sep. 2022 16:39