Posten leverer tjenesten Posten Signering på oppdrag fra Digitaliseringsdirektoratet. På UiO er er Posten Signering den foretrukne løsning for digital signering av dokumenter. UiO er registrert som virksomhet i Posten Signering og betaler for hvert dokument som blir signert gjennom løsningen. Ansatte på UiO, typisk saksbehandlere som har som oppgave å sørge for at dokumenter blir signert, men også andre med behov, kan få tilgang til å benytte seg av denne signaturløsningen. De som skal signere, må logge inn via ID-porten, for eksempel med BankID.
Hvis du trenger å innhente signaturpartenes personopplysninger, som fødselsnummer, anbefaler vi at du bruker UiOs egen tjeneste Nettskjema. I Nettskjema er det egne felt for å blant annet samle inn fødselsnummer, og opplysningene blir lagret sikkert. Vi fraråder å innhente fødselsnummer og andre personopplysninger via e-post. Du kan enten opprette et nytt nettskjema, eller gjenbruke et for tidligere innsamlinger. Posten Signering krever innhenting av navn, telefonnummer, e-postadresse og personnummer på den/de som skal signere.
→Les mer om bruk av fødselsnummer for identifisering, inkludert veiledning for når du bør bruke fødselsnummer for å identifisere de som skal signere dokumenter elektronisk.
Merk: Posten Signering skal brukes der det er behov for digital signatur fra personer med norsk ID og fødselsnummer. Signatur fra personer uten norsk ID og fødselsnummer kan innhentes via løsningen Yousign. Mer om Yousign på UiO.
Slik går du fram for å klargjøre for bruk av Posten Signering :
1. Sørg for at du som saksbehandler har tilgang til Posten Signering. Sikre at du har tilgang i god tid før signeringen er nødvendig. Bestill tilgang helst en uke før løsningen skal brukes første gang.
Bestill tilgang til Posten Signering
2. Sørg for at dokumentet er klart til signering, og at det er i PDF-format. Finn ut hvem som skal signere. Merk at dokumenter som skal lastes inn i Posten Signering har en størrelsesbegrensning på 10 MB.
3. Innhent personalia for de som skal signere ved å be dem om å registrere sine personopplysninger i et nettskjema du har opprettet. De må registrere navn, e-postadresse, telefonnummer og personnummer. Den som skal signere, må kunne identifisere seg gjennom ID-porten, for eksempel med BankID.
4. Logg inn på Posten Signering
5. Velg Send dokument til signering, og følg deretter Postens brukerbeskrivelse når du utfører punktene under.
6. Last opp dokumentet som skal signeres, og legg inn personopplysningene til de som skal signere. Personopplysningene hentes fra Nettskjema (pkt.3), eller på en annen sikker måte, som gjør dem tilgjengelig for saksbehandler.
7. Når de ovennevnte opplysningene er registrert inn i Posten Signering, vil de som skal signere få en automatisk melding om at de må signere. De som skal signere må logge seg inn via ID-porten for å foreta signeringen.
8. Når signering er gjort av alle parter, vil en signert versjon av dokumentet være lagret i Posten Signering. Dokumentet vil bli slettet fra Posten Signering etter 40 dager. Saksbehandler må derfor sørge for å laste ned det signerte dokumentet før det blir slettet automatisk.
9. Les mer om hvordan du kan sjekke gyldigheten av signaturen i dokumentene.
10. Spørsmål, supporthenvendelser og andre henvendelser om digital signatur på UiO kan sendes til digital-signatur@uio.no
Merk: Posten Signering skal brukes der det er behov for digital signatur fra personer med norsk ID og fødselsnummer. Signatur fra personer uten norsk ID og fødselsnummer kan innhentes via løsningen Yousign. Mer om Yousign på UiO.