Før du starter
Før du kan opprette en vaktplan, må det finnes en sesong. En sesong er en tidsperiode der bemanningsbehovet er definert, og som vaktplanen knyttes til. Dette kan for eksempel være sommer, høst eller semester.
Opprette en sesong (hvis det ikke allerede finnes en)
Gå til innstillinger og velg Bemanning i menyen til venstre
.png)
- Trykk på Opprett ny sesong
Skriv inn navnet på sesongen og trykk deretter Opprett sesong
.png)
Sesongen blir opprettet og synlig i oversikten, og du kan redigere bemanningsbehovet per dag ved å trykke på redigeringsblyanten på den gjeldende dagen.
Fyll inn detaljene for dagen og trykk fullfør.
Trykk på plusstegnet for å legge til eventuelle ubrukte bemanningstyper til sesongen.
Bemanningstyper
En bemanningstype beskriver åpningstidene og bemanningsbehovet i en gitt periode av dagen. Når du setter bemanning for et arbeidssted i en sesong, kan du dele dagen inn i flere perioder ved å bruke ulike bemanningstyper, for eksempel én for dag og én for kveld, med egne åpningstider og bemanningsbehov for hver periode. Bemanningstyper er knyttet til den aktuelle sesongen, og periodene deres bør ikke overlappe.
Administrere bemanningstyper
Gå til innstillinger og velg Bemanning i menyen til venstre. Nederst på siden vil du kunne administrere bemanningstyper for en gitt sesong.
Opprette en bemanningstype
Trykk på plusstegnet i oversikten over bemanningstypene.
Fyll inn detaljene og trykk Lagre.
Slette en bemanningstype
Trykk på Slett tilhørende bemanningstypen du ønsker å slette.
Administrere sesonger
For å administrere sesongen(e) kan du trykke på Administrer sesonger.
Her kan du slette eller endre eksisterende sesonger, eller legge til nye.
Opprette en ny vaktplan
For å opprette en ny vaktplan, gå til Vaktplanlegging og velg Administrer vaktplan i menyen til venstre. Hvis det ikke finnes en aktiv vaktplan, vises meldingen Ingen aktiv vaktplan. Klikk på Start vaktplanlegging for å komme i gang.
.png)
Fyll inn den nødvendige informasjonen som blir etterspurt i trinn 1-3.
Trinn 1: Grunnlag
Fyll inn følgende:
- Tittel på vaktplan
- Sesong
- Arbeidssteder (valgfritt)
- Fraværstype (valgfritt)
Klikk Neste for å gå videre eller Lagre utkast hvis du vil fortsette senere.
.png)
Trinn 2: Detaljer
Angi tidsramme og informasjon til de ansatte:
- Start- og sluttdato
- Frist for siste innlevering av svar
- Informasjon til de ansatte
Klikk Neste for å gå videre til godkjenning.
.png)
Trinn 3: Godkjenning og aktivering
Her får du en oppsummering av vaktplanen. Kontroller at tittel, sesong, periode, arbeidssteder, fraværstype og frist er riktig.
Når alt er klart, klikk Lagre og aktiver. Ansatte kan begynne å levere svar med en gang planen er aktivert. Fristen kan endres senere hvis nødvendig.
.png)
Etter aktivering ser du vaktplanen i oversikten med status Vaktplanlegging pågår. Klikk Se detaljer, Rediger eller Åpne vaktplanlegging for å gå videre.
.png)
Se oversikt over vaktønsker
Når vaktplanen er aktivert, får de ansatte et varsel i Tempo. Varselet viser tittel, informasjonstekst, og fristen for å levere. De ansatte klikker Gå til vaktplanlegging for å registrere sine ønsker.
Skjermbildet viser et eksempel på hvordan varselet kan se ut. Det faktiske innholdet vil avhenge av det du har fylt inn.
.png)
Se innkomne vaktønsker
Klikk Åpne vaktplanlegging på den aktive vaktplanen. Du får en fullstendig oversikt over alle mottatte vaktønsker.
.png)
Øverst ser du viktig informasjon, som antall som har levert vaktønsker og eventuelle kommentarer.
.png)
Utarbeide og justere vaktplan
Du kan nå utarbeide vaktplanen med utgangspunkt i de innsendte vaktønskene for den aktuelle sesongen. Gå gjennom dekningsoversikten og gjør nødvendige justeringer før du lagrer vaktplanen.
Se dekningsoversikt
Utvid Vis dekningsoversikt i vaktplanleggingen for å se bemanningsstatus for hvert arbeidssted og dag i uken.
.png)
Dekningsoversikten viser om vaktene er dekket (grønn), om det mangler bemanning (gul), eller om arbeidsstedet er stengt (grå).
.png)
Justere og lagre uker
Bla gjennom ukene og sjekk dekningsoversikten. Hvis du ser gule varsler, kan du justere vaktene manuelt i kalenderen.
Når du er fornøyd med en uke, klikk Lagre uke. Statusen viser fremdriften, for eksempel Uke 1 av 32 - Status: Ikke lagret.
.png)
Når en uke er lagret, oppdateres statusen med tidspunkt for lagring.
Publisere vaktplanen
Når alle uker er lagret, dukker knappen Publiser vaktplan opp til høyre. Klikk på denne for å publisere vaktplanen til de ansatte.
.png)
Etter publisering vises en bekreftelse om at vaktplanen har blitt publisert. Vaktene er nå synlige for de ansatte.
.png)
Merk: Vakter kan ikke endres eller slettes gjennom Vaktplanlegging etter publisering. Hvis du trenger å gjøre endringer, gå til Vaktplan og redigerer vaktene i hovedkalenderen.
Ring oss
Vi har åpent mellom 08:30 og 17:00 på hverdager,
og mellom 10:00 og 15:00 på lørdager.
Telefonnummer: 22 84 00 04
Send inn sak til oss
Du kan sende inn din forespørsel via e-post til: it-hjelp@uio.no.
Gå til e-postBook et videomøte over Zoom
Er du student eller ansatt kan du avtale veiledningstime hos UiO Helpdesk over Zoom. Tilgjengelige tider er tirsdag til torsdag mellom 11:00 og 13:00.
Book et videomøte