Endelig!
Når en bedrift har mange PCer, må man ha et driftssystem som hjelper til med å sikre at PCene er oppdatert med nyeste oppdateringer, at de har sikkerhetsprogramvare installert og at man kan logge inn på PCen og samtidig i andre nødvendige systemer. UiO har en tid hatt to slike driftssytemer, men nå er alle bærbare PCer i ett system.
Enklere for alle
Fredrik Langfeldt og Halvard Brennum er seksjonssjefer i hver sin brukernære seksjon i IT-avdelingen, og de har begge vært med på arbeidet. – Nå er vi i havn, og det blir enklere for alle, sier Langfeldt, som leder seksjonen for IT på Nedre Blindern. – Med det nye driftssystemet er du i gang med arbeid kun 30 til 60 minutter etter at du har fått utlevert en ny PC. I tidligere versjoner var det mye fram og tilbake og det var vanskelig å se om all programvare var ferdig installert og når du kunne begynne å bruke maskinen. Nå er vi faktisk der at du logger på, skriver inn brukernavn og passord og så kommer du til skrivebordet når PCen har gjort ferdig innstillingene, forteller han.
Brennum, som leder seksjonen for IT på Øvre Blindern, er også fornøyd. – Dette har vært målet vårt lenge, slår han fast. – Det tok sin tid å få alle de bærbare maskinene vi allerede har, over på nytt system. Vi som jobber ute blant alle brukerne på UiO har konvertert og overført tusenvis av maskiner. Nå er også de eldre maskinene sikrere. påloggingen er med tofaktorautentisering, og maskinene er låst på en sikker måte slik at de ikke kan brukes av andre hvis de blir stjålet.
Felles IT-avdeling og felles driftssytem
Det meste av IT-arbeidet på UiO har siden januar 2023 vært samlet i én avdeling, IT-avdelingen. Åge Vatnøy, som er seksjonssjef for IT-avdelingens Seksjon for brukeranalyse og -opplæring mener at arbeidet med å samle de bærbare PCene i ett driftssystem, ble enklere nå når de fleste IT-ansatte er samlet. – Kommunikasjon og samarbeid er enklere når vi er samlet, sier Vatnøy. – Vi har selvfølgelig også et godt samarbeid med de IT-ansatte som ikke er i IT-avdelingen, og det nye systemet gjelder for alle, slår han fast.
– Nå har har alle på UiO også felles rutiner for utlevering og installasjon av bærbare PCer, og det er godt nytt for brukerne som kan være trygge på at det de får, er det samme som de andre har. Her har vi en standardisert ordning for innkjøp, utlevering og drift, som også gir mulighet for tilpassinger både med hvilken modell man har, hva slags programvare man har, og også om man skal kunne ha administratorrettigheter selv. Når mye er standardisert, er det enklere å gi tilpasninger der det trengs, avslutter Vatnøy.
Samarbeid med tjenestedesigner
Den nye "Utleveringsopplevelsen" de ansatte har når de får en ny PC, er designet med IT-avdelingens tjenestedesigner, Mari Telnes-Bengtson i spissen. Telnes-Bengtson har satt seg godt inn i hva de ansatte på UiO forventer når de får en ny PC, og hvordan det fungerte tidligere. – Det tok mye tid. Det var også vanskelig for brukeren å se når PCen var ferdig med installeringer og innstillinger, slik at den kunne tas i bruk, forteller hun. – Det er et mål at de IT-ansatte skal spare tid på nye systemer, men det må ikke gå på bekostning av brukerens opplevelse. Blir man sur og frustrert, og kanskje må bruke mange timer og gå fram og tilbake til support flere ganger, da er ikke prosessen god nok, sier Telnes-Bengtson. Hun og mange andre har jobbet sammen med en rekke brukere og har fulgt dem gjennom trinnene de må utføre når de får ny PC. – Det var mye å ta hensyn til og mye å lære, men nå har vi landet på en prosess som flyter godt. De ansatte skal slippe å bruke mye tid på å komme i gang, og de IT-ansatte har mer fornøyde brukere, avslutter tjenestedesigeren.
Brukeren i fokus
IT-avdelingen på UiO har som mål å være mer brukerorientert enn tidligere. Det er dette arbeidet et eksempel på. Tjenestedesigner og andre eksperter på brukeropplevelse har jobbet tett med både IT-teknikere og de ansatte som skal bruke PCene. De har hatt en rekke workshops der de har jobbet med å kartlegge behov og muligheter, og de har observert hvordan de som får ny PC reagerer på forskjellige stadier i oppstartprosessen.
– Det har vært et spennende arbeid, sier Alexander Hjelton Kvam fra IT-avdelingens Seksjon for arbeidsflate. Vi har brutt opp det vanlige arbeidet der vi "sitter med nesen i PCen" og jobber med det tekniske. Det har vært veldig givende å være med ut og møte sluttbrukerne og se hvordan de forholder seg til instrukser på PC-skjermen, og ikke minst hvordan de forholder seg til manglende instrukser på PC-skjermen. Vi har lært masse, og har nå gullstandard for hvordan vi bør jobbe for å gi studenter og ansatte på UiO gode, tilpassede og brukervennlige tjenester, avslutter han.