En forbedret prosess
Prosjektet UiO Prosessforbedring jobber med å ta tak i rutiner og prosesser på UiO som kan gjøres enklere, bedre og mer effektive. En slik prosess prosjektet har jobbet med, er ph.d.-opptak for eksterne kandidater. Nå er ny rutine klar til å bli tatt i bruk, og den involverer blant annet automatisk overføring av nettskjemaer og informasjon fra saksbehandlingssystemet RT, rett inn i arkivsystemet Elements.
Godt samarbeid
– Dette har vi jobbet med en stund, og nå har vi automatikken klar, sier assisterende prosjektleder Lars Oftedal. Det tekniske er en integrasjon mellom Nettskjema, RT og Elements, men for brukerne er det tid og irritasjon spart. Og for de som søker opptak framstår hele prosessen enklere og ryddigere. Jeg er spesielt glad for det gode samarbeidet vi har hatt mellom Studieavdelingen, ESAK og IT-avdelingen. Ansatte med høy kompetanse på hver sine felt har jobbet godt sammen, og resultatet er virkelig verdt den feiringen vi har her i dag, sier Oftedal.
Innføres på hele UiO
Andreas Tandberg fra studieadministrasjonens seksjon for digitale tjenester viste fram direkte hvordan en søknad mottas i systemet og følges helt fram til vedtak. Tandberg er svært fornøyd. – Denne prosessen skal tas i bruk av alle enhetene på UiO. Vi tar innføringen trinnvis, og det vil bli gitt god opplæring. Både søkere og de ansatte vil merke at den nye prosessen er god. Jeg har fulgt forbedringsarbeidet med denne prosessen fra begynnelsen av, og dette er en skikkelig solid jobb, helt fra behovsinnhentingen og fram til den endelige brukertestingen og utrullingen vi nå starter, sier han.
Nettskjema-arkivering direkte i Elements
En viktig komponent i ph.d.-prosessen er integrasjonen mellom Nettskjema og arkivsystemet Elements. Integrasjonen, altså en kobling mellom Nettskjema og Elements, gjør at nettskjemaer som sendes inn, automatisk hentes inn på riktig sak i Elements. Integrasjonen kan også bli brukt i andre prosesser som inkluderer innsending og arkivering av nettskjemaer. Integrasjonen er utviklet av Nettskjema-teamet på IT-avdelingen.
Andreas Botnen fra IT-avdelingen og Toralf Nystøyl fra ESAK kunne vise fram og forklare det tekniske ved integrasjonen, blant annet hvordan innleverte nettskjemaer automatisk kommer inn på riktig sted i arkivsystemet. Tidligere måtte hvert nettskjema hentes ut, mellomlagres og så overføres til arkiv, noe som var en mauell og tidkrevende prosess.
– Integrasjonen er i produksjon og kan tas i bruk også av andre som tar imot nettskjemaer som skal arkiveres. Den kan også enkelt tilpasses Websak, det nye arkivsystemet som kommer, så her har vi en løsning mange vil få glede av, forklarer Botnen.
Nettskjema er UiOs løsning for datainnsamling, spørreskjemaer, påmeldinger og mer. Siden Nettskjema blir utviklet på UiO, kan løsningen videreutvikles og tilpasses internt. På IT-avdelingen er det et eget team som jobber med dette, og fra Nettskjema-teamet bidro blant annet Jan Ming Lam, Øyvind Elgvin, og Are Gulbrandsen i arbeidet med Nettskjema-Elements-integrasjonen.
Prosessforbedring på UiO
Arbeidet med forbedring av rutinen for ph.d.-opptak for eksterne kandidater er utført innenfor prosjektet UiO Prosessforbedring. Mål for forbedringene er ansatte opplever å jobbe på en hensiktsmessig måte, at det frigjøres tid til forskning og utdanning, at UiO ivaretar rettsikkerhet, personvern og sikrer likebehandling og at brukernes behov blir sett og møtt. En viktig del av forbedringsarbeidet er å se på om prosessen utnytter de digtale verktøyene vi har på UiO på en god måte og om digitaliseringspotensialet er utnyttet. Rutinen for ph.d.-opptak for eksterne kandidater er forbedret og standardisert, og har fått en betydelig digital oppgradering. Prosjektet jobber videre med flere andre prosesser på UiO.