Hva skjer når du slutter på UiO?
Når du slutter på UiO, enten for å fortsette et annet sted eller hvis du går av med pensjon, mister du tilgang til UiOs IT-systemer, inkludert e-post. E-postkontoen din slutter å virke, så du kan ikke sette opp vanlig autosvar slik du gjør når du har ferie. Mange har likevel behov for å la de som sender e-post til den gamle adressen, få vite den nye adressen slik at kontakt kan opprettes eller videreføres. Det er jo vanlig å sende e-post med informasjon om ny adresse og evt. ny arbeidsgiver til kontakter når man slutter, men man sender sjelden til alle. Og hva med de man ikke har kontakt med ennå? De som ønsker å kontakte deg i framtiden?
Fungerer som «melding om adresseendring»
Hvis man sender en e-post til en adresse som ikke er i bruk, får man som regel et svar om at adressen ikke finnes eller ikke er i bruk. UX-designer på UiOs IT-avdeling, Chaimae El Boukri forklarer hvorfor UiO nå får en alternativ løsning. – Applikasjonen Viderekontakt ble utviklet for å løse et tilbakevendende problem ved UiO: Når en student eller ansatt slutter, mister de tilgangen til UiO-e-postadressen sin. Den er ofte brukt som kontaktadresse i masteroppgaver, doktorgrader, forskningsartikler og faglig samarbeid. Hvis de som prøver å ta kontakt, bare får et svar om at adressen ikke er i bruk, kan viktige henvendelser gå tapt. Med Viderekontakt kan de som vil, registrere en ny e-postadresse når de slutter, og når noen sender e-post til den gamle UiO-adressen, mottar avsender et automatisk svar med ny kontaktinformasjon, forklarer El Boukri.
Det er kun de som har sluttet ved UiO og som selv aktivt registrerer ny e-postadresse i tjenesten Viderekontakt, det blir sendt ut slike meldinger om adresseendring for.
Brå overgang
Det er et team fra IT-avdelingen som har jobbet med å utvikle denne løsningen. Teamet har bestått av ansatte som har kunnskap om både programmering, e-post og brukeropplevelse. El Boukri forteller at brukeropplevelsen har vært sentral i arbeidet. – Det har vært veldig viktig å gjøre løsningen enkel, selvforklarende og trygg å bruke. Overgangen fra å ha en aktiv UiO-konto med full tilgang til UiOs IT-tjenester til en avsluttet tilknytning, har flere opplevd som veldig brå. Målet har derfor vært å lage en løsning som gir brukeren en følelse av kontroll også i denne fasen. Brukeren får tydelig informasjon om hva som skjer, hva som lagres, hvor lenge samtykket gjelder, og hvordan bruk av tjenesten kan fornyes eller avsluttes. Det har vært bevisst å prøve å holde prosessen enkel og språket klart og direkte. Mitt mål som UX-designer har vært å lage en løsning som sikrer en ryddig og forutsigbar avslutning på tilknytningen til UiO, og som også ivaretar kontroll og trygghet for tidligere brukere og for dem som ønsker å komme i kontakt med dem i ettertid, avslutter El Boukri.
Kan tas i bruk nå
Viderekontakt kan tas i bruk nå, men fungerer bare for de som har sluttet ved UiO og ikke lenger har noen brukerkonto her. For at de som sender e-post til en adresse som ikke er i bruk skal få svar med adresseendring, må den som hadde adressen selv gå til tjenesten Viderekontakt og registrere ny adresse der.
IT-avdelingen ønsker at informasjon om løsningen kan tas inn i rutinene som brukes på enhetene noe noen slutter. Tidligere ansatte som henvender seg til UiO om tilgang til e-post eller videreformidling av ny e-postadresse, vil få informasjon om hvordan tjenesten kan tas i bruk.
- Mer informasjon om tjenesten finnes på IT-tjenestesiden for Viderekontakt.