ODF står for "OpenDocument Format". Dette er en samling av formater for tekst, regneark og presentasjoner som er utviklet for at elektroniske dokumenter skal kunne åpnes uavhengig av programmet de ble laget i. All informasjon på nettsidene til statlige virksomheter skal foreligge i åpne formater. For mange betyr dette i praskis at Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter ikke kan legges ut på UiOs websider. Slike dokumenter må konverteres til et åpent format før de publiseres.
Vi har i hovedsak tre åpne dokumentformater som anbefales ved UiO:
- HTML: Alle dokumenter du oppretter i Vortex og publiserer på UiOs nettsted, er HTML-dokumenter og kan åpnes med alle nettlesere. HTML er et åpnet format og er formatet som anbefales for publisering av informasjon på Internett. Skal du publisere informasjon på UiOs nettsider? Kontakt redaktøren for området du skal publisere på, og les veiledningen for bruk av Vortex.
- PDF: PDF (Portable Document Format) er et åpent format for publisering av dokumenter som må beholde opprinnelig formatering eller som skal skrives ut. De fleste elektroniske dokumenter kan konverteres til PDF-dokumenter slik at de kan åpnes ved hjelp av gratis programvare på alle plattformer. Til publisering på Internett, er HTML førstevalget, men PDF-filer kan lastes opp og lenkes til slik at de blir tilgjengelige på nett. Les om hvordan du kan lage PDF av Word-dokumenter og andre typer dokumenter.
- ODF: ODF-dokumenter (Open Document Format-dokumenter) er dokumenter som kan åpnes med gratis programvare som finnes for alle plattformer, og som kan endres videre. Les hvordan du kan lagre dokumenter som ODF-dokumenter.
Noter:
Fra 1/1-09 er det krav om at nye dokumenter publisert på nettsidene til statlige virksomheter foreligger i åpne format. Eksisterende dokumenter skal konverteres innen 1. januar 2014. Omtrent sitert fra Stortingets vedtak:
HTML anbefalt format for publisering av offentlig informasjon på Internet. Når det av spesielle grunner, for eksempel å bevare utseende, er ønskelig å publisere ferdige dokumenter og dokumenter for videre bearbeiding i andre format enn HTML er PDF 1.4 eller nyere obligatorisk format for publisering av ferdigstilte dokumenter. ODF er obligatorisk format ved publisering av dokumenter beregnet for videre bearbeiding. ODF har foreløpig begrenset utbredelse. Det anbefales derfor midlertidig å parallellpublisere i ett eller flere tilleggsformater for å sikre allmenn tilgjengelighet til publisert materiale.
Kort fortalt skal informasjon ikke publiseres i et format som krever et bestemt program for å åpne den. Informasjon skal finnes i åpne format, bruk HTML så langt det lar seg gjøre. For eksempel skal ikke dokumenter fra Microsoft Word legges ut som *.doc eller regneark som *.xls uten at de også finnes i et åpent format. Se også siden for ansatte om retningslinjer for web og åpne dokumentstandarder.
IT-standarder i offentlig sektor
Stortingsmelding 17 (2006-2007) hadde som tiltak 7.5 å utarbeide en referansekatalog over forvaltningsstandarder. Denne er nå publisert av Forsynings- og administrasjonsdepartementet (FAD). I korte trekk er kravet at nye dokumenter publisert på offentlige nettsider skal foreligge i åpne format fra 1/1-09 og HTML er foretrukket format. I spesielle tilfeller, for eksempel ved ønske om å bevare utseende, kan PDF brukes for ferdigstilte dokumenter og ODF for dokumenter som skal bearbeides videre. Formatet OOXML er satt under observasjon. Ved avvik fra HTML er det ikke anledning til å unnlate PDF eller ODF. Ved bruk av ODF anbefales å publisere i flere format parallelt.
"Referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor"
Brev 20.12.2007 "Nye obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor"
Pressemelding 19.12.2007 "Åpne dokumentstandarder blir obligatoriske i staten"