Hva er behandling av personopplysninger?
En behandlingsaktivitet er en konkret oppgave eller prosess der man gjør noe med personopplysninger for et bestemt formål.
En behandling kan omfatte alle typer bruk av personopplysninger, som for eksempel:
- innsamling, registrering
- lagring
- bruk, sammenstilling
- publisering
- overføring, deling og utlevering
- sletting
Hva er en personopplysning?
En personopplysning er all informasjon som kan knyttes til en person, enten direkte eller indirekte.
Vurderinger eller opplysninger regnes som personopplysninger uavhengig av om de foreligger som tekst, bilder, lyd- eller videoopptak.
Eksempler på personopplysninger kan være:
- navn, adresse, alder, telefonnummer, e-postadresse og fødselsnummer
- innholdet i eksamensbesvarelser, bachelor- eller masteroppgaver og kandidatenes karakterer
- innhold i saksdokumenter, utredninger eller vurderinger som omhandler ansatte eller studenter
- innholdet i e-postkommunikasjon mellom ansatte og studenter eller mellom to eller flere studenter
- video- og lydopptak som gjøres ved bruk av overvåkningskamera og hvor enkeltpersoner kan gjenkjennes
- bilder av ansatte eller studenter som publiseres på hjemmesiden
- logging av aktivitet i datasystemer hvor loggene kan knyttes til bestemte ansatte eller studenter, for eksempel registrering av hvem som til enhver tid er pålogget ulike datasystemer
Hva er særlige kategorier av personopplysninger?
I utgangspunktet er det forbudt å behandle visse kategorier av personopplysninger - såkalte særlige kategorier av personopplysninger (tidligere kalt sensitive personopplysninger). Dette er typer opplysninger som lovgivningen har satt særskilte krav til behandling av. Det finnes mange unntak fra forbudet mot å behandle disse, men det må alltid foreligge et særskilt grunnlag i tillegg til vanlig behandlingsgrunnlag.
Kategoriene er hentet direkte fra personvernlovgivningen og omhandler:
- opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse
- opplysninger om politisk oppfatning
- opplysninger om religion
- opplysninger om filosofisk overbevisning
- opplysninger om fagforeningsmedlemskap
- genetiske opplysninger
- biometriske opplysninger (når behandlingsformålet er å entydig identifisere noen)
- helseopplysninger
- opplysninger om seksuelle forhold
- opplysninger om seksuell legning
Særlige kategorier av personopplysninger bør ofte sikres ekstra godt mot brudd på informasjonssikkerheten ettersom de ofte kan medføre risiko for de berørte. Likevel trenger de ikke nødvendigvis alltid å være risikofylte. For eksempel kan det være en helseopplysning at du bruker briller, men det regnes normalt ikke som særlig beskyttelsesverdig. Du må derfor alltid vurdere hvor stor risiko opplysningene faktisk innebærer for den det gjelder.
Ved bruk av særlig kategori av personopplysninger i forskning gjelder UiOs rutiner for forskning med personopplysninger. For medisinsk og helsefaglig forskning gjelder det i tillegg egne rutiner og retningslinjer (Kvalitetssystemet for medisinsk og helsefaglig forskning).
Eksempler på særlige kategorier personopplysninger som behandles på UiO kan være:
- informasjon om studenters sykdom eller diagnoser
- helseopplysninger registrert i forbindelse med ansattes sykefravær
- informasjon om eksamensfusk eller forsøk på fusk
- behov for tilrettelagt eksamen av helsemessige grunner
- opplysninger om ansattes alkohol- eller rusmisbruk
- opplysninger om fagforeningsaktivitet
- informasjon om holdninger til ulike religiøse eller politiske spørsmål som respondenter i spørreundersøkelser bes om å oppgi.
Rettslig grunnlag for behandling av særlig kategori personopplysninger (hjemmel)
Det er som hovedregel forbudt å behandle særlige kategorier personopplysninger, men det finnes lovfestede unntak fra dette.
Du kan behandle slike opplysninger hvis det finnes et særskilt grunnlag, for eksempel:
- Personen har gitt uttrykkelig samtykke
- Det er nødvendig for arbeidsforhold, trygd eller sosiale rettigheter
- Det er nødvendig for å verne liv og helse (vitale interesser)
- Opplysningene er offentliggjort av personen selv
- Det er nødvendig for rettskrav eller domstolsbehandling
- Det er nødvendig for helse- og sosialtjenester
- Det er nødvendig av hensyn til viktige samfunnsinteresser
- Det er nødvendig for hensyn til folkehelse
- Det er nødvendig for arkivformål, forskning eller statistikk (med hjemmel i lov)
Hva er særlig beskyttelsesverdige personopplysninger?
Særlig beskyttelsesverdige personopplysninger er opplysninger om enkeltpersoner som, som kan være særlig risikofylte, skadelige eller ubehagelig for den det gjelder hvis andre får tak i dem, eller det stilles særlige lovkrav til slike opplysninger.
Selv om personopplysninger ikke regnes som særlig kategorier personopplysninger etter definisjonen i GDPR, kan de likevel være særlig beskyttelsesverdige.
Dette er altså informasjon som krever ekstra beskyttelse utover vanlige personopplysninger.
Dette kan for eksempel være:
- Fødsels- og personnummer
- Opplysninger om familieforhold som kan avsløre sårbare situasjoner
- Adresse- og kontaktinformasjon som kan misbrukes, feks. hjemadresse til utsatte personer
- Opplysninger tilknyttet straffedommer, lovovertredelser eller sikkerhetstiltak tilknyttet disse
- Fortrolig adresse (kode 6 eller 7)
- Opplysninger om barn
- Opplysninger som er særlig sensitive i en bestemt kontekst
- Sensitive ansettelsesopplysninger som interne varsler, konflikter eller oppsigelse
Slike opplysninger vil ofte være å anse som røde data etter UiOs klassifiseringsguide (lenke), men gjør alltid en konkret vurdering risikoen knyttet til dine data.
Merk at fødsels- og personnummer og andre entydige identifikasjonsmidler kan bare brukes når
- det er saklig behov for sikker identifisering av enkeltpersoner og
- sikker identifisering ikke kan oppnås på andre måter.
Les mer om reglene for bruk av fødselsnummer (datatilsynet.no).
Hva er indirekte identifiserbare og anonyme opplysninger?
Indirekte identifiserbare opplysninger og pseudonym
Indirekte identifiserbare opplysninger er opplysninger der alle direkte identifikatorer (som navn, fødselsnummer, adresse) er fjernet eller erstattet, så man ikke kan finne ut hvem personen er uten ekstra informasjon.
Pseudonyme opplysninger er opplysninger hvor man har erstattet direkte identifikatorer med en kode eller et navn som ikke avslører identiteten, men man beholder muligheten til å koble opplysningene tilbake til personen hvis man har tilgang til koblingsnøkkelen.
Både indirekte identifiserbare opplysninger og pseudonyme opplysninger regnes i utgangspunktet som personopplysninger for de som har en rimelig mulighet til å identifisere enkeltpersonen.
Ved utlevering til tredjeparter vil indirekte identifiserbare og pseudonyme opplysninger regnes som personopplysninger hvis det er rimelig praktisk mulig å identifisere personen ved å bruke tilgjengelige data. Det er ikke avgjørende om identifikasjonen krever ekstraarbeid; det avgjørende er om identifikasjonen er mulig med rimelige midler og tilgjengelig informasjon.
Når man vurderer om opplysninger er personopplysninger, ser man på om personen kan identifiseres av virksomheten som behandler opplysningene, ikke bare av enkeltpersoner. Dette betyr at:
- Hvis noen på UiO har tilgang til informasjon eller registre som kan identifisere en person, regnes opplysningene som identifiserbare for UiO, selv om ingen andre på UiO kan identifisere personen.
Indirekte identifiserbare eller pseudonyme personopplysninger kan anonymiseres dersom koblingen mellom identifiserende opplysninger og øvrige vurderinger eller opplysninger slettes på forsvarlig måte.
Eksempel på indirekte identifiserbare personopplysninger: På en eksamensbesvarelse brukes kandidatnummer i stedet for studentens navn. Selv om eksamensbesvarelsen ikke viser hvem studenten er direkte, kan administrasjonen likevel koble kandidatnummeret tilbake til navnet etter sensuren.
Eksempel på anonymisering: Oversiktslister som kobler kandidatnummer til studentnavn blir destruert etter at sensuren er fullført.
Anonyme opplysninger
Anonyme opplysninger er data som aldri kan kobles til en bestemt person.
Anonyme opplysninger regnes ikke som personopplysninger. Reglene i personvernforordningen og personopplysningsloven gjelder derfor ikke for behandling av slike opplysninger.
Anonymisering oppnås vanligvis ved at informasjon som kan identifisere enkeltpersoner, for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og fødselsnummer, slettes på forsvarlig måte. Det vil da ikke lenger være mulig å finne ut hvilken enkeltperson de gjenværende vurderingene eller opplysningene refererer seg til.
Hva er krenkelser av personvernet?
Det er behandlingsansvarlig (UiO) som er ansvarlig for at det ikke skjer krenkelser av personvernet ved elektronisk eller manuell behandling av personopplysninger i forskning, undervisning, administrasjon og formidling.
Krenkelser av personvernet kan skje på mange måter, for eksempel dersom:
- uvedkommende får tak i helseopplysninger om ansatte eller studenter
- særlige kategorier av personopplysninger (sensitive opplysninger) om respondenter eller informanter i forskning kommer på avveie
- opplysninger om studenter eller ansatte som registreres i UiOs IT-systemer er utdaterte, misvisende eller svært mangelfulle
- opplysninger om informanter eller respondenter i forskning brukes til helt andre og uforenlige formål enn hva de har samtykket til
- ansatte registrerer, endrer eller sletter studentopplysninger i UiOs IT-systemer uten å ha lov til å gjøre dette
- overvåkningskamera settes opp i eller utenfor universitetsbygninger uten at UiO har et godt begrunnet behov for slik overvåkning
- ledere skaffer seg tilgang til ansatte eller studenters personlige lagringsområder eller private e-postkommunikasjon uten å ha rett til å gjøre dette
- UiO publiserer detaljerte opplysninger om ansatte eller studenter på sine hjemmesider uten at det er gitt samtykke til publiseringen
Felles for disse (og andre) krenkelser av personvernet er at behandlingsansvarlig (UiO) håndterer personopplysninger på en slik måte at den som opplysningene gjelder har mistet medbestemmelse over og kontrollen med hva som skjer med sine opplysninger.
Den som utsettes for personvernkrenkelser kan kreve erstatning fra behandlingsansvarlig (UiO) dersom han/hun har lidd økonomisk eller ikke-økonomisk overlast som følge av dette.
Behandlingsansvarlig (UiO) kan ilegges overtredelsesgebyr fra Datatilsynet eller bli politianmeldt ved alvorlige krenkelser av personvernet.
Hva betyr det at UiO er behandlingsansvarlig?
Behandlingsansvarlig er et begrep som anvendes i personvernforordningen om den personen, virksomheten eller institusjonen som alene eller sammen med andre bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes.
Personer, virksomheter eller institusjoner blir behandlingsansvarlige for behandling av personopplysninger når de alene eller sammen med andre bestemmer:
- hvilke midler, herunder elektroniske hjelpemidler, som anvendes til å behandle personopplysningene
- hva som er formålet eller hensikten med behandlingen av personopplysningene
Det betyr for eksempel at dersom UiO bestemmer at det skal anskaffes en nettbasert tjeneste hvor studenter, ansatte og gjesteforskere kan lagre og dele elektroniske dokumenter vil UiO være behandlingsansvarlig for disse personopplysningene (dokumentene).
UiOs behandlingsansvar omfatter all behandling av alminnelige, sensitive og avidentifiserte/pseudonymiserte personopplysninger. Behandling av anonymiserte opplysninger faller utenfor behandlingsansvaret.
Behandlingsansvaret omfatter personopplysninger som behandles ved hjelp av UiOs egne elektroniske systemer og tjenester. Dette inkluderer behandling av personopplysninger i forbindelse med innføring og drift av elektroniske kontrolltiltak, for eksempel kameraovervåkning eller systemer for elektronisk adgangskontroll til bygninger/rom.
Behandlingsansvaret omfatter også personopplysninger som behandles ved hjelp av eksterne databehandlere.
Til slutt omfatter behandlingsansvaret personopplysninger som inngår (eller er ment å inngå) i manuelle personregistre. Dette er papirbaserte registre som er organisert på en slik måte at vurderinger eller opplysninger om bestemte enkeltpersoner, for eksempel ansatte eller studenter, lett kan gjenfinnes.
Den behandlingsansvarliges personvernplikter
I rollen som behandlingsansvarlig har UiO en rekke personvernplikter. Pliktene følger hovedsakelig av bestemmelsene i personvernforordningen og personopplysningsloven.
UiO skal sørge for at:
- elektronisk og manuell behandling av personopplysninger skjer på en lovlig og forsvarlig måte i tråd med personvernprinsippene
- den enkelte sikres medbestemmelse over og kontroll med hvordan UiO behandler hans/hennes personopplysninger
UiO har etablert interne rutiner, retningslinjer og gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak som ivaretar de personvernplikter UiO er pålagt.
Les mer om personvernforordningen (lovdata.no).
Den enkeltes personvernrettigheter
Som behandlingsansvarlig er UiO pliktig til å ivareta personvernrettighetene til den som opplysningene gjelder, det vil si ansatte, studenter, gjesteforskere, gjester eller respondenter og informanter i forskningsprosjekter.
Den enkeltes personvernrettigheter gjelder ved all elektronisk behandling av alminnelige og særlige kategorier av personopplysninger som skjer i forskning, undervisning, administrasjon og formidling ved UiO. Rettighetene gjelder også ved behandling av personopplysninger som inngår (eller er ment å inngå) i manuelle personregistre.
Formålet med personvernrettighetene er at de som opplysningene gjelder skal ha medbestemmelse over og kontroll med hvordan UiO behandlinger deres personopplysninger.
For å sikre at de registrerte har medbestemmelse over og kontroll med hvordan UiO behandler deres personopplysninger, har den enkelte på visse vilkår disse rettigheter:
- rett til informasjon om behandlingsansvarlig, formålet med behandlingen av personopplysninger og eventuelle andre mottakere av personopplysningene
- rett til innsyn
- rett til retting/korrigering
- rett til sletting
- rett til begrensning av behandling
- rett til dataportabilitet
- rett til å protestere
Hva er elektroniske hjelpemidler?
Personvernforordningen omfatter all behandling av personopplysninger, herunder hvor elektroniske hjelpemidler blir brukt.
Med elektroniske hjelpemidler menes for eksempel:
- datamaskiner
- programvare
- datanettverk
- bærbare dataenheter (mobiltelefoner, nettbrett, pc, osv.)
- elektronisk adgangskontroll
- kameraovervåkningssystemer
Elektroniske hjelpemidler omfatter også datasystemer som benyttes ved UiO, for eksempel FS, SAPDFØ, ePhorte eller Canvas.
I tillegg regnes nettbaserte ressurser, for eksempel hjemmesider, skytjenester eller pedagogiske nettjenester, som elektroniske hjelpemidler.
Hvilke regler gjelder for innføring og drift av elektroniske kontrolltiltak?
Elektroniske kontrolltiltak kan blant annet ha som formål å beskytte UiOs bygninger og verdier mot hærverk, ødeleggelse eller tyveri. Slike tiltak omfatter for eksempel bruk av kameraovervåkning og systemer for adgangskontroll hvor passeringsdata om studenter eller ansatte registreres og lagres.
Elektroniske kontrolltiltak omfatter også, på visse vilkår, innsyn i ansatte eller studenters e-post, personlige lagringsområder, private datautstyr og internettbruk.
Ved innføring av elektroniske kontrolltiltak ved UiO gjelder reglene i arbeidsmiljøloven kapittel 9. Reglene i arbeidsmiljøloven innebærer følgende:
- Kontrolltiltak skal ikke innføres uten at det foreligger en saklig grunn for det.
- Kontrolltiltak skal bare innføres dersom nytten av tiltaket klart overstiger den personvernulempen som det innebærer for ansatte, studenter, gjesteforskere og gjester.
- Kontrolltiltak skal drøftes med representanter for ansatte og studenter før tiltakene innføres.
- Det skal gis informasjon til ansatte og studenter om hvordan innførte kontrolltiltak er innrettet og fungerer.
- Innførte kontrolltiltak skal jevnlig evalueres og behovet for å opprettholde tiltakene skal vurderes.
Les mer om reglene i arbeidsmiljøloven som gjelder ved innføring av kontrolltiltak (arbeidstilsynet.no).
Arbeidsmiljøloven har særlige regler om innsyn i ansattes e-post, personlige lagringsområder, private datautstyr og internettlogger (datatilsynet.no). Innsyn i studenters e-post, personlige lagringsområder, private datautstyr og internettlogger reguleres av personvernforordningen.
Det er utnevnt system- eller tjenesteeiere for alle elektroniske kontrolltiltak som er innført ved UiO. System- eller tjenesteeierne er delegert ansvaret for at reglene om personvern og behandling av personopplysninger følges.
I tillegg til å ivareta de særlige reglene i arbeidsmiljøloven og personvernforordningen om innføring og drift av elektroniske kontrolltiltak, har system- eller tjenesteeierne for elektroniske kontrolltiltak de samme pliktene som øvrige system- eller tjenesteeiere ved UiO.
Personer som det registreres opplysninger om ved bruk av elektroniske kontrolltiltak, for eksempel ansatte eller studenter som filmes av overvåkningskamera, har de samme personvernrettighetene som gjelder generelt for behandling av personopplysninger ved UiO.
Hva er databehandlere?
En databehandler er en virksomhet som behandler personopplysninger på vegne av, og etter instruks fra den som har ansvaret for dem (behandlingsansvarlig).
Databehandlere er eksterne aktører (ofte kommersielle selskaper eller andre universiteter/høyskoler) som har fått i oppdrag å drifte et elektronisk system eller tjeneste på vegne av UiO.
Eksterne aktører blir databehandlere for UiO når driften av elektroniske systemer eller tjenester innebærer at de får tilgang til personopplysninger som UiO er behandlingsansvarlig for.
Som behandlingsansvarlig er UiO pliktig til å sørge for at det bare brukes databehandlere som gir tilstrekkelige garantier for at de vil gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at behandlingen oppfyller kravene i personvernforordningen når de behandler opplysninger om ansatte, studenter, gjesteforskere, gjester eller respondenter/informanter i forskningsprosjekter.
Dette skal først skje ved at det gjennomføres risikovurderinger av informasjonssikkerheten i de eksterne systemene eller tjenestene som UiO vurderer å anvende. Dersom risikovurderingen viser at informasjonssikkerheten er tilfredsstillende, skal det inngås skriftlige avtaler (databehandleravtaler) med databehandlerne.
Databehandleravtalene skal regulere
- gjenstanden for og varigheten av behandlingen
- behandlingens art og formål
- typen personopplysninger og kategorier av registrerte
- den behandlingsansvarliges rettigheter og plikter
- hva databehandlerne kan gjøre med personopplysninger som UiO er behandlingsansvarlig for
- hvordan personopplysningene skal sikres mot uautorisert tilgang, endring, sletting, tap eller skade
Etter at systemer eller tjenester som driftes av eksterne databehandlere er tatt i bruk, er UiO pliktig til å kontrollere at de overholder vilkårene i inngåtte databehandleravtaler. Dette skjer blant annet ved at UiO får tilgang til og gjennomgår databehandlernes egne revisjoner av informasjonssikkerheten i aktuelle systemer eller tjenester.
Se mal for databehandleravtaler.
I tillegg til å anvende databehandlere, er UiO selv databehandler. UiO drifter for eksempel datatjenester for administrasjon og forskning som benyttes av andre institusjoner. UiO har rutiner og retningslinjer som ivaretar de personvernforpliktelser som dette innebærer.