English version of this page

Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO

Statens personalhåndbok regulerer representasjon, bevertning, utgifter til mat mv. (lovdata.no). Som hovedregel skal bevertning ikke benyttes til interne møter med mindre det er ekstern deltakelse.

UiO har presisert de statlige føringene gjennom nedenstående retningslinjer. De oppgitte satsene gjelder fra 1. januar 2017.


1. Bevertning

1.1 Satser

Arrangementer Internt Internt med
eksterne deltakere
Eksternt
< 3 timer i arbeidstiden Kaffe kr 176 kr 264
> 3 timer i arbeidstiden
og går inn i lunsjtiden
kr 176 kr 176 kr 264
> 3 timer utover arbeidstiden kr 397 kr 397 kr 596
Heldag utover arbeidstiden
med behov for 2 serveringer
kr 581 kr 581 kr 872

1.2 Interne arrangement (møter, kurs, seminar mv.)

  1. På arrangement som er berammet til mer enn 1 time, kan kaffeservering vurderes av den enkelte arrangementseier.
  2. På arrangement som varer i mer enn 3 timer og går inn i lunsjtid, kan det serveres en enkel lunsj. Lunsjutgiftene skal ikke overstige kr 176,- per deltaker. Lunsjkostnaden dekkes av møte-/kurseier.
  3. På interne arrangement som varer 3 timer eller mer, strekker seg utover den ordinære arbeidstiden og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 397,- per deltaker.
  4. På heldagsarrangement som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden og hvor det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 581,- pr. deltaker.

1.3 Arrangement med ekstern deltakelse

  1. På arrangement som varer mindre enn 3 timer og holdes innenfor den ordinære arbeidstiden, kan det benyttes inntil kr 176,- per deltaker.
  2. På arrangement som varer 3 timer eller mer eller som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 397,- per deltaker.
  3. På heldagsarrangement som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden og hvor det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 581,- pr. deltaker.

1.4 Bespisning utenfor UiOs lokaler

  1. Hovedregelen er at det skal benyttes UiOs lokaler ved bespisning.
  2. Der man unntaksvis av praktiske grunner ikke kan innta måltidene i kantine, spiserom, møterom eller lignende, men må benytte eksterne spisesteder, kan satsene økes med inntil 50 %.
  3. Bestilling på restaurantbesøk skal gå gjennom UiOs bestillingsløsning. Utlegg til refusjon aksepteres kun hvis restauranten ikke kan utstede faktura.

2. Representasjon

2.1 Definisjon

Representasjonsutgifter er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning.

2.2 Satser

Representasjon Innenlands Utenlands Hjemme
Enkel lunsj
/mottakelse
kr 467 (kr 607*) Kostsats for land
(+ 30 %**)
kr 374 (kr 486*)
Lunsj/middag kr 1272 (kr 1654*) Kostsats for land
(+ 30 %**)
kr 1018 (kr 1323*)

*Forhøyet sats ved gjester på høyt nivå
**Forhøyet sats ved spesielle tilfeller, må begrunnes

2.3 Representasjon innenlands

  1. Myndighet: Det er fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen som, etter en vurdering av det enkelte tilfelle, skal avgjøre om et arrangement er å regne som representasjon.
    • Ved refusjon skal denne vurderingen foretas skriftlig på forhåndsgodkjenningsskjema (word) før arrangementet finner sted og skjemaet skal legges ved utleggsrefusjonen.
    • Ved bruk av bestillingssystemet er det tilstrekkelig at BDM spesifiserer forhåndsgodkjenning i bestillingen (bruk beskrivelsesfeltet). BDM på slike bestillinger skal være fakultets-/institutt-/avdelingsleder.
  2. Det er fastsatt følgende maksimumssatser med virkning fra 1. januar 2017:
    • Lunsj/middag: inntil kr 1 272,- per person
    • Enklere lunsj/mottakelse: inntil kr 467,- per person
    • Forhøyet sats: Satsene kan økes med inntil 30 % ved arrangementer der utenlandske gjester på høyt nivå er tilstede. Rektor/universitetsdirektør avgjør når forhøyet sats kan benyttes.
  3. For alkoholservering se punkt 3.
  4. Dersom representasjonsprogrammet inneholder kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m. Utgifter til kulturelle innslag skal avklares på forhånd. Denne vurderingen skal foretas skriftlig og følge saken.

2.4 Representasjon utenlands

  1. Myndighet: Rektor/universitetsdirektør bestemmer hvilke personer som har alminnelig fullmakt til å samtykke i representasjon utenlands. Dette er vanligvis fakultets-/ institutt-/avdelingsledelsen. Det skal foreligge en skriftlig oversikt over hvilke personer ved UiO dette gjelder. Vurderingen i det enkelte tilfellet skal foretas av bemyndiget person skriftlig på eget skjema (word) før representasjonen finner sted og følge saken.
  2. Når UiO-ansatte står som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tjenesteoppdrag utenlands, så er utgiftsgrensen per person lik kostsatsen for vedkommende land (regjerningen.no). Dersom representasjonen i spesielle tilfeller ikke kan holdes innenfor kostsatsen i vedkommende land, kan kostsatsen økes med 30 % tillegg. Dette skal begrunnes særskilt.
  3. For alkoholservering se punkt 3.

2.5 Hjemmerepresentasjon

  1. Myndighet: Fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen kan i det enkelte tilfelle samtykke i hjemmerepresentasjon. Vurderingen skal skje skriftlig på et eget skjema (word) før representasjonen finner sted og følge saken.
  2. Refusjonsbeløp: For slik representasjon refunderes legitimerte utgifter med inntil 80 % av de satser som gjelder for annen representasjon.
  3. For alkoholservering se punkt 3.

3. Alkoholservering

  1. Arbeidsmiljøet ved UiO skal være rusfritt både for studenter og ansatte.
  2. UiO ønsker å fremstå som tydelig og konsekvent overfor studenter og ansatte og handle i samsvar med sin egen ruspolicy. Det skal derfor ikke serveres/nytes alkohol innenfor arbeidstidens kjernetid, dvs. før kl. 15.00, på UiOs områder.
  3. Dette gjelder for UiOs virksomheter og SiOs serveringssteder på UiOs områder, samt alle studentkjellere, festivaltelt og andre midlertidige serveringssteder.
  4. Alkoholholdig drikke dekkes kun i forbindelse med servering av mat. Ved arrangement med alkoholservering utenfor UiOs lokaler skal kostnader til servering av øl/vin til måltid begrenses til  størrelsen på fradragsretten etter skatteforskrift § 6-21-2 (lovdata.no)for inntektsåret 2016 kr 451,- per person (lovdata.no., se avsnitt § 2-3-6 Avgrensning av representasjonskostnader). Kostnadene til alkoholholdig drikke er inkludert i satsene for bevertning/representasjon og skal ikke legges til satsene nevnt i punkt 1.1 og 2.2

4. Tips

  1. Det skal som regel ikke utbetales tips for statens regning.
  2. Unntak gjelder kun ved representasjon i land hvor det er vanlig med nøktern tips eller fast påslag på regningen, se eksempler (regjeringen.no). Her gjelder det følgende rutiner:
    1. Anledning til å dekke tips på statens regning må være forhåndsgodkjent:
      • Ved refusjon må forhåndsgodkjenning dokumenteres på eget skjema (word), også ved arbeidsmiddager.
      • Ved bruk av bestillingssystemet er det tilstrekkelig at BDM spesifiserer forhåndsgodkjenning i bestillingen (bruk beskrivelsesfeltet).
    2. Tips som staten skal dekke må dokumenteres eller sannsynliggjøres.
  3. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte.
Publisert 11. juni 2015 17:28 - Sist endret 16. okt. 2017 12:29