Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO

1. Bevertning ved arrangementer (møte, kurs, seminar e.l.)

1.1 Satser 2024

 * Bevertning av annet enn kaffe på arrangementer under 3 timer forutsetter at eksterne deltakere er til stede.
** Alle satser er inklusive mva.

• Satser 2023

1.2 Arrangementer med bevertning i UiOs lokaler

1. På arrangementer som er berammet til inntil tre timer, kan kaffeservering vurderes av den enkelte arrangementseier. Hvis eksterne deltakere er til stede, kan også enkel mat serveres. I slike tilfeller kan utgiftene ikke overstige kr 224,- per deltaker. Kostnadene dekkes av møte-/kurseier.
2. På arrangement som varer i mer enn 3 timer og går inn i lunsjtid, kan det serveres en enkel lunsj. Lunsjutgiftene skal ikke overstige kr 224,- per deltaker. Lunsjkostnaden dekkes av møte-/kurseier.
3. På arrangement som varer 3 timer eller mer, eller strekker seg utover den ordinære arbeidstiden og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 507,- per deltaker.
4. For langvarige arrangementer der det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 740,- pr. deltaker.

1.3 Arrangementer med bevertning utenfor UiOs lokaler

1. Hovedregelen er at det skal benyttes UiOs lokaler ved servering av mat.
2. Der man unntaksvis av praktiske grunner ikke kan innta måltidene i kantine, spiserom, møterom eller lignende, men må benytte eksterne spisesteder, kan satsene økes med inntil 50 %.
3. Bestilling på restaurantbesøk skal gå gjennom UNIT4 ERP. Utlegg til refusjon aksepteres kun hvis restauranten ikke kan utstede faktura.

2. Representasjon

2.1 Definisjon

Representasjonsutgifter er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning.

2.2 Satser 2024

*Forhøyet sats ved utenlandske gjester på høyt nivå
**Forhøyet sats ved spesielle tilfeller, må begrunnes
*** Alle satser er inklusive mva.

• Satser 2023

2.3 Representasjon innenlands

1. Myndighet: Det er fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen som, etter en vurdering av det enkelte tilfelle, skal avgjøre om et arrangement er å regne som representasjon.
   • Ved refusjon skal denne vurderingen foretas skriftlig på forhåndsgodkjenningsskjema (word) av fakultets-/institutt-/avdelingsleder før arrangementet finner sted og skjemaet skal legges ved utleggsrefusjonen.
2. Det er fastsatt følgende maksimumssatser med virkning fra 1. januar 2024:
   • Lunsj/middag: inntil kr 1 622,- per person
   • Enklere lunsj/mottakelse: inntil kr 597,- per person
   • Forhøyet sats: Satsene kan økes med inntil 30 % ved arrangementer der utenlandske gjester på høyt nivå er tilstede. Rektor/universitetsdirektør avgjør når forhøyet sats kan benyttes.
3. For alkoholservering se punkt 3.
4. Dersom representasjonsprogrammet inneholder kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m. Utgifter til kulturelle innslag skal avklares på forhånd. Denne vurderingen skal foretas skriftlig og følge saken.

2.4 Representasjon utenlands

1. Myndighet: Rektor/universitetsdirektør bestemmer hvilke personer som har alminnelig fullmakt til å samtykke i representasjon utenlands. Dette er vanligvis fakultets-/ institutt-/avdelingsledelsen. Det skal foreligge en skriftlig oversikt over hvilke personer ved UiO dette gjelder. Vurderingen i det enkelte tilfellet skal foretas av bemyndiget person skriftlig på eget skjema (word) før representasjonen finner sted og følge saken.
2. Når UiO-ansatte står som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tjenesteoppdrag utenlands, så er utgiftsgrensen per person lik kostsatsen for vedkommende land (difi.no). Dersom representasjonen i spesielle tilfeller ikke kan holdes innenfor kostsatsen i vedkommende land, kan kostsatsen økes med 30 % tillegg. Dette skal begrunnes særskilt.
3. For alkoholservering se punkt 3.

2.5 Hjemmerepresentasjon

1. Myndighet: Fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen kan i det enkelte tilfelle samtykke i hjemmerepresentasjon. Vurderingen skal skje skriftlig på et eget skjema (word) før representasjonen finner sted og følge saken.
2. Refusjonsbeløp: For slik representasjon refunderes legitimerte utgifter med inntil 80 % av de satser som gjelder for annen representasjon.
3. For alkoholservering se punkt 3.

3. Alkoholservering

1. Arbeidsmiljøet ved UiO skal være rusfritt både for studenter og ansatte.
2. UiO ønsker å fremstå som tydelig og konsekvent overfor studenter og ansatte og handle i samsvar med sin egen ruspolicy. Det skal derfor ikke serveres/nytes alkohol innenfor arbeidstidens kjernetid, dvs. før kl. 15.00, på UiOs områder.
3. Dette gjelder for UiOs virksomheter og SiOs serveringssteder på UiOs områder, samt alle studentkjellere, festivaltelt og andre midlertidige serveringssteder.
4. Alkoholholdig drikke dekkes kun i forbindelse med servering av mat. Ved arrangement med alkoholservering utenfor UiOs lokaler skal kostnader til servering av øl/vin til måltid begrenses til  størrelsen på fradragsretten etter skatteforskrift § 6-21-2 (lovdata.no), for inntektsåret 2022 kr 526,- per person (skattetaten.no). Kostnadene til alkoholholdig drikke er inkludert i satsene for bevertning/representasjon og skal ikke legges til satsene nevnt i punkt 1.1 og 2.2.

4. Tips

1. Det skal som regel ikke utbetales tips for statens regning.
2. Unntak gjelder kun ved representasjon i land hvor det er vanlig med nøktern tips eller fast påslag på regningen, se eksempler (difi.no). Her gjelder det følgende rutiner:
   1. Anledning til å dekke tips på statens regning må være forhåndsgodkjent:
      • Ved refusjon må forhåndsgodkjenning dokumenteres på eget skjema (word), også ved arbeidsmiddager.
      • Ved bruk av bestillingssystemet er det tilstrekkelig at BDM spesifiserer forhåndsgodkjenning i bestillingen (bruk beskrivelsesfeltet).
   2. Tips som staten skal dekke må dokumenteres eller sannsynliggjøres.
3. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte.

5. Bevertning på interne arrangementer av sosial/velferdsmessig karakter

Interne arrangementer er ikke direkte omfattet av bevertningsreglene. Interne arrangementer kan være faglige aktiviteter som faglunsj/fagdager, men også sosiale arrangementer som julebord/-lunsj og sommerfest. Det vil også omfatte bevertning til avslutninger og sosiale feiringer for UiOs ansatte.

Det bør være en nøktern tilnærming til servering på slike arrangementer, og satsene i UiOs bevertningsreglement er derfor veiledende for nivået på serveringen.

Det er fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen som, etter en vurdering av det enkelte arrangement, avgjør nivået på serveringen.