Digitaliseringsrundskrivet (regjeringen.no) , krav om elektronisk faktura, se 1.10 Ta i bruk elektronisk faktura.
Formatkrav ved innsendelse av dokumenttyper til Universitetet i Oslo (UiO):
Formatkrav ved innsendelse av fakturaer og kreditnotaer:
- Fakturaer og kreditnotaer i EHF-format 3.0 må sendes til organisasjonsnummer 971035854, alle norske leverandører.
- Filtype PDF, utenlandske leverandører.
Validering av ordrenummer/referansekode ved import av faktura:
Universitetet i Oslo tar i bruk ny fakturaportal i løpet av 1.kvartal 2025.
Før import til fakturabehandlingssystemet blir fakturaene validert for om gyldig ordrenummer eller gyldig koststed er plassert i korrekt EHF felt.
Fakturaer med gyldig verdi i korrekt EHF felt blir automatisk distribuert. Stopp pga ugyldig verdi øker risiko for betaling av faktura etter forfall.
Ordrenummerserie, 9 siffer, 600xxxxxx, mottas på tilsendt ordre. EHF felt for ordrenummer: Invoice/OrderReference/ID.
Koststedserie, 8 siffer, 11xxxxxx-39xxxxxx, 90xxxxxx, mottas av bestiller. EHF felt koststed: «Invoice/buyerReference/».
Ved stopp pga manglende eller ugyldig verdi vil leverandør motta en lenke på e-post og leverandør må oppdatere faktura med gyldig verdi.
Når faktura er oppdatert med gyldig verdi vil faktura importeres og distribueres for kontroll, godkjenning og betaling.
Spørsmål om merking og validering av faktura: leverandorer@admin.uio.no
Filtype ved innsendelse av purringer, inkassovarsler, rentenotaer og inkassokrav:
- Purringer, inkassovarsler og rentenotaer sendes i filtype PDF til: purringer@admin.uio.no.
- Inkassokrav sendes i filtype PDF til: inkassokrav@admin.uio.no
Purringer, inkassovarsler, rentenotaer og inkassokrav blir levert direkte til UiO sitt saksbehandlersystem ved levering i filtype PDF til oppgitte epostadresser og bekreftelse mottatt UiO med saksnummer mottas automatisk ved innsendelse.
LOVDATA § 3 a.Elektronisk kommunikasjon
Krav i eller i medhold av denne loven om at meddelelser til skyldneren skal gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektronisk kommunikasjon dersom meddelelsen er sendt på en betryggende måte. Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hva som kan anses for en betryggende måte.
Papirformat har ingen mottaksadresse for purringer, inkassovarsler, rentenotaer og inkassokrav.
Ved levering i filtype PDF må dokument sendes i en PDF-fil (side 1, 2, 3 osv. i samme fil).
UiO sine betingelser for å betale omkostninger, renter, gebyrer eller salærer:
UiO betaler ikke omkostninger, renter, gebyrer eller salærer for fakturaer, kreditnotaer, purringer, rentenotaer eller inkassovarsler/inkassokrav hvis utestående fordring/betalt fordring skyldes at dokumenter er sendt i feil format og/eller i ettertid sendt i rett format, men ikke til opprinnelig fakturadato/utstedelsesdato.
Krav til faktura
- Faktura må være maskinelt stilet til Universitetet i Oslo.
- Alle fakturaer må inneholde opplysninger i tråd med forskrift om bokføring (lovdata.no)
- Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura vil bli retunert. Se: formkrav for faktura - salgsdokument (altinn.no)
Fakturaadresse for elektronisk faktura i EHF-format 3.0
Faktura skal stiles til Universitetet i Oslo og sendes til:
- Organisasjonsnummer 971035854, for norske leverandører.
- Organisasjonsnummer 0192:971035854, for utenlandske leverandører (0192 er landkode for Norge).
Komme i gang med å sende elektronisk faktura
Det er ikke nødvendig å inngå en formell avtale mellom leverandør og UiO. Leverandøren må ha et system eller bruke enkle fakturaportaler for å kunne sende elektronisk faktura.
Aktivere faktura i EHF-format
Leverandører og studentutvalg/foreninger ved UiO som ikke er i gang med å sende fakturaer og kreditnotaer i EHF-format må sende inn nettskjema med leverandøropplysninger.
Fakturaer som feiler
Rutine for å utstede ny EHF-faktura hvis EHF-utsendelse har feilet.
Studentutvalg/foreninger ved UiO, anbefaler å ta i bruk fakturaportal for å sende elektronisk fakturaer i EHF-format etter innsendt aktiveringsskjema.
Brukerstøtte: inng-faktura@admin.uio.no.
Kontaktpunkt for UiOs norske leverandører
Generelle fakturaspørsmål (ikke adresse for fakturainnsendelse eller purringer): leverandorer@admin.uio.no
Sende fakturaer til adressen for filtype PDF, invoices@admin.uio.no
- E-post adressen er oppgitt på ordre fra UiO og er kun for fakturaer som sendes fra utenlandske leverandører og ved innsendelse av skjema ‘Overføre beløp uten mottatt faktura’ (filtype PDF)
- Det er DFØ og ikke UiO, som er mottaker og behandler av fakturaer filtype PDF sendt e-post adressen for utenlandske leverandører/skjema overføre beløp uten mottatt faktura
- Fakturaer filtype PDF hentes automatisk fra e-post til verifiseringsprogrammet hos DFØ for behandling, 48 timers behandlingstid, før import til UNIT4
- Ved innsendelse kan det kun være en vedlagt faktura filtype PDF, som må inkludere evt. vedlegg som tilhører fakturaen
- Flere fakturaer filtype PDF i samme e-post medfører automatisk sammenslåing til side 1,2 osv. og medfører at kun en faktura distribueres
- Innsender mottar auto svar hvis filtype PDF er vedlagt, les auto svaret
- Maks størrelse PDF er 8MB
- Innsendelser uten filtype PDF gir ikke auto svar, filtreres bort og går rett i søpla
- Ikke videresend PDF vedlegg fra en RT sak til invoices, vedlegg blir skult som ett Outlook element og går rett i søpla
- Fakturaer mottatt fra norske leverandører filtype PDF blir avvist/ikke behandlet
- Fakturaer må være påført referansekode, ordrenummer eller 8-sifret koststed, uten referansekode blir faktura forsinket i distribusjonen
- Andre filtyper enn PDF blir ikke behandlet eller returnert
- Tekst i emne felt/tekst i innhold og/eller lenke i epost, blir ikke lest/behandlet
- Koststed og/eller delprosjekt oppgitt i e-post blir ikke lest/medtatt ved distribusjon, delprosjekt må være påført faktura for å kunne bli formidlet til innkjøper/attestant av faktura
- Betaling til privatpersoner skal via SAP/lønn
- Studenter i praksis/husleie, be om forskudd via lønn, fakturaer via UNIT4 gjelder kun for virksomheter