Digitaliseringsrundskrivet (regjeringen.no) , krav om elektronisk faktura, se 1.10 Ta i bruk elektronisk faktura.
Formatkrav ved innsendelse av dokumenttyper til Universitetet i Oslo (UiO):
Formatkrav ved innsendelse av fakturaer og kreditnotaer:
- Fakturaer og kreditnotaer i EHF-format 3.0 må sendes til organisasjonsnummer 971035854.
- Faktura må være merket med ordrenummer 60000xxxx alt. koststed 8 siffer
- Fakturaer og kreditnotaer blir levert direkte til UiO sitt fakturabehandlersystem for kontroll og godkjenning for utbetaling, ved levering i EHF-format.
- Formatene PDF og papir har ingen mottaksadresse for fakturaer og kreditnotaer.
Formatkrav ved innsendelse av purringer, inkassovarsler/inkassokrav og rentenotaer:
- Purringer i PDF-format må sendes til: purringer@admin.uio.no.
- Inkassovarsler/inkassokrav i PDF-format må sendes til: inkassokrav@admin.uio.no.
- Rentenotaer i PDF-format må sendes til: purringer@admin.uio.no.
Purringer, inkassovarsler/inkassokrav og rentenotaer blir levert direkte til UiO sitt saksbehandlersystem ved levering i PDF-format til oppgitte epostadresser og bekreftelse mottatt UiO med saksnummer mottas automatisk ved innsendelse.
Papirformat har ingen mottaksadresse for purringer, inkassovarsler/inkassokrav og rentenotaer.
Ved levering i PDF-format må dokument sendes i en PDF-fil (side 1, 2, 3 osv. i samme fil).
UiO sine betingelser for å betale omkostninger, renter, gebyrer eller salærer:
UiO betaler ikke omkostninger, renter, gebyrer eller salærer for fakturaer, kreditnotaer, purringer, rentenotaer eller inkassovarsler/inkassokrav hvis utestående fordring/betalt fordring skyldes at dokumenter er sendt i feil format og/eller i ettertid sendt i rett format, men ikke til opprinnelig fakturadato/utstedelsesdato.
UiO betaler kun omkostninger, renter, gebyrer eller salærer for fakturaer når UiO ikke har behandlet dokumenter rettidig/avtalt forfall ved mottak i korrekt format på fakturadatotidspunkt.
Formatkrav ved mottak av bestilling
Kravet om å sende fakturaer i EHF-format ligger som tekst på bestillingen som sendes norske leverandører fra bestillingssystemet.
Krav til faktura
- Faktura må være maskinelt stilet til Universitetet i Oslo.
- Alle fakturaer må inneholde opplysninger i tråd med forskrift om bokføring (lovdata.no)
-
Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura vil bli retunert. Se: formkrav for faktura - salgsdokument (altinn.no)
- Ordrenummer skal i felt/taggen EHF: Invoice/OrderReference/ID Ordrenummerserie: 6000xxxxx.
- Referanse koststed skal i felt/taggen EHF: Invoice/buyerReference/ID Referanse/koststedserie når ikke ordre/ordrenummer er mottatt: 8 siffer
Fakturaadresse for elektronisk faktura i EHF-format 3.0
Faktura skal stiles til Universitetet i Oslo og sendes til:
- Organisasjonsnummer 971035854, for norske leverandører.
- Organisasjonsnummer 0192:971035854, for utenlandske leverandører (0192 er landkode for Norge).
Komme i gang med å sende elektronisk faktura
Det er ikke nødvendig å inngå en formell avtale mellom leverandør og UiO. Leverandøren må ha et system eller bruke enkle fakturaportaler for å kunne sende elektronisk faktura.
Aktivere faktura i EHF-format
Leverandører og studentutvalg/foreninger ved UiO som ikke er i gang med å sende fakturaer og kreditnotaer i EHF-format må sende inn nettskjema med leverandøropplysninger.
Fakturaer som feiler
Rutine for å utstede ny EHF-faktura hvis EHF-utsendelse har feilet.
Studentutvalg/foreninger ved UiO, anbefaler å ta i bruk fakturaportal for å sende elektronisk fakturaer i EHF-format etter innsendt aktiveringsskjema.
Brukerstøtte: inng-faktura@admin.uio.no.
Kontaktpunkt for UiOs norske leverandører
Generelle fakturaspørsmål (ikke adresse for fakturainnsendelse eller purringer): leverandorer@admin.uio.no
Sende fakturaer til adressen for filformat PDF
- Adressen er oppgitt på ordre og er kun for fakturaer fra utenlandske leverandører og innsendelse av skjema ‘Overføre beløp uten mottatt faktura’( filtype PDF).
- Fakturaer fra norske leverandører sendt til adressen for utenlandske leverandører blir ikke behandlet.
- UTGÅR, gjaldt mobil/bredbånd - Unntak kan være norske leverandører som har kontrakt/avtale/tjenestelevering med/til privatpersoner, der UiO skal motta og betale fakturaen, kan ikke sendes som EHF.
- Betaling til privatpersoner skal via SAP/lønn.
- Studenter i praksis, husleie, send forespørsel til inng-faktura@admin.uio.no
- Fakturaer med gyldig format PDF, blir automatisk videresendt til tolke og verifiseringsprogrammet for behandling før import til fakturasystemet.
- Ugyldige formater blir ikke behandlet eller returnert.
- Tekst eller lenke i epost blir ikke lest/behandlet.
- Vedlegg til faktura som ligger i separat fil ved innsendelse blir ikke behandlet/koblet sammen med fakturaen, vedlegg må ligge i samme fil som fakturaen (side 2-3).
- Fakturaer må være påført referansekode, bestillingsnummer/ordrenummer eller 8-sifret koststed, uten referansekode kan ikke faktura sendes til behandling.
- Adressen innsendt i format PDF returnerer auto svar, send gjerne epost uten vedlegg for å lese auto svaret.