English version of this page

Sende faktura til UiO

UiO er en statlig virksomhet, som er omfattet av kravene i digitaliseringsrundskrivet. Alle UiOs norske leverandører må sende fakturaer og kreditnotaer i elektronisk handelsformat (EHF).

UiO mottar ikke/behandler ikke fakturaer på papir- eller pdf-format fra norske leverandører.


Digitaliseringsrundskrivet (regjeringen.no) , krav om elektronisk faktura, se 1.10 Ta i bruk elektronisk faktura.

EHF-faktura fra norske leverandører

Alle UiOs norske leverandører må sende fakturaer og kreditnotaer i formatet EHF.

Kravet om EHF format ligger som tekst på bestillingen som sendes norske leverandører fra bestillingssystemet.

Krav til faktura

  • Faktura må være maskinelt stilet til Universitetet i Oslo.
  • Alle fakturaer må inneholde opplysninger i tråd med forskrift om bokføring (lovdata.no)
  • Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura vil bli retunert. Se: formkrav for faktura - salgsdokument (altinn.no)

  • Fakturaer må være påført referansekode, bestillingsnummer E19xxxxxx eller 6-sifret bestiller kode, uten referansekode kan ikke faktura sendes til behandling.

Se implementeringsguiden (pdf) for flere detaljer rundt merking av faktura.

Fakturaadresse for elektronisk faktura

Faktura skal stiles til Universitetet i Oslo og sendes til:

E2B: NO971035854MVA

EHF: 9908:971035854

Komme i gang med å sende elektronisk faktura

Det er ikke nødvendig å inngå en formell avtale mellom leverandør og UiO. Leverandøren må ha et system eller bruke enkle fakturaportaler for å kunne sende elektronisk faktura.

Aktivere faktura i EHF-format

Leverandører som ikke er i gang med å sende fakturaer og kreditnotaer i format EHF må sende inn nettskjema med leverandøropplysninger.

Fakturaer som feiler

Rutine for å utstede ny EHF faktura hvis EHF-utsendelse har feilet.

Gratis fakturaportal

Leverandører som sender et begrenset antall fakturaer i året og allerede har ett fakturaprogram som tildeler fakturanummer automatisk, men eget programmet kan ikke sende i format EHF, kan ta i bruk vår gratis portal for å sende elektronisk fakturaer. Endre språk til norsk før innsending av epost adresse i felt med grønn tekst 'Sign up'/'Registrer deg', fra 'Sign up for free' til 'Registrer deg gratis'.

Studentutvalg/foreninger ved UiO kan benytte gratis portalen. Endre språk til norsk før innsending av epost adresse i felt med grønn tekst 'Sign up'/'Registrer deg', fra 'Sign up for free' til 'Registrer deg gratis'.

Brukerstøtte: inng-faktura@admin.uio.no.

Kontaktpunkt for UiOs norske leverandører

Generelle fakturaspørsmål (ikke adresse for fakturainnsendelse eller purringer): leverandorer@admin.uio.no

Kontaktpunkt purringer fra UiOs leverandører

purringer@admin.uio.no.

Sende fakturaer til invoices@admin.uio.no

  • Adressen invoices@admin.uio.no er kun for fakturaer fra utenlandske leverandører og innsendelse av skjema ‘Overføre beløp uten mottatt faktura’( filtype PDF).
  • Fakturaer fra norske leverandører sendt til adressen invoices@admin.uio.no blir ikke behandlet.
  • Unntak er norske leverandører som har kontrakt/avtale/tjenestelevering med/til privatpersoner, der UiO skal motta og betale fakturaen, kan ikke sendes som EHF, PDF sendes invoices@admin.uio.no.
  • Fakturaer med gyldige formater, JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF and TIF, blir automatisk videresendt til tolke og verifiseringsprogrammet for behandling før import til fakturasystemet.
  • Ugyldige formater blir ikke behandlet eller returnert.
  • Tekst eller lenke i epost blir ikke lest/behandlet.
  • Vedlegg til faktura som ligger i separat fil ved innsendelse blir ikke behandlet/koblet sammen med fakturaen, vedlegg må ligge i samme fil som fakturaen (side 2-3).
  • Adressen invoices@admin.uio.no returnerer auto svar, send gjerne epost uten vedlegg for å lese auto svaret.
  • Fakturaer mottatt direkte til enhet er feilsendt.
  • Ikke videresend til invoices@admin.uio.no men returner til leverandør, viktig at utenlandske leverandører får informasjonen i auto svaret når de sender direkte til invoices@admin.uio.no.
  • Kontaktpunkter seksjon for regnskap: https://www.uio.no/om/organisasjon/los/ads/sr/kontaktpunkter-sr.html
Av SR/GIFA
Publisert 11. feb. 2015 09:15 - Sist endret 5. des. 2019 09:20