English version of this page

Sende faktura til UiO

UiO er en statlig virksomhet, som er omfattet av kravene i digitaliseringsrundskrivet. Alle UiOs norske leverandører må sende fakturaer og kreditnotaer i elektronisk handelsformat (EHF).

Digitaliseringsrundskrivet (regjeringen.no) , krav om elektronisk faktura, se 1.10 Ta i bruk elektronisk faktura.

EHF-faktura fra norske leverandører

Alle UiOs norske leverandører må sende fakturaer og kreditnotaer i formatet EHF.

Tekst på ordre, kravet om EHF-format, som sendes norske leverandører fra bestillingssystemet er endret.

Krav til faktura

  • Faktura må være maskinelt stilet til Universitetet i Oslo.
  • Alle fakturaer må inneholde opplysninger i tråd med forskrift om bokføring (lovdata.no)
  • Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura vil bli retunert. Se: formkrav for faktura - salgsdokument (altinn.no)

  • Fakturaer må være påført referansekode, bestillingsnummer E18xxxxxx eller 6-sifret bestillerkode, for å unngå forsinkelse eller risiko for å bli sendt til feil førstemottaker.

Se implementeringsguiden (pdf) for flere detaljer rundt merking av faktura.

Fakturaadresse for elektronisk faktura

Faktura skal stiles til Universitetet i Oslo og sendes til:

E2B: NO971035854MVA

EHF: 9908:971035854

Komme i gang med å sende elektronisk faktura

Det er ikke nødvendig å inngå en formell avtale mellom leverandør og UiO. Leverandøren må ha et system eller bruke enkle fakturaportaler for å kunne sende elektronisk faktura.

Aktivere faktura i EHF-format

For å komme i gang med å sende fakturaer og kreditnotaer i format EHF må leverandører sende inn nettskjema med leverandøropplysninger.

Fakturaer som feiler

Det er en egen rutine for hvordan leverandører må utstede ny EHF faktura hvis EHF-utsendelse har feilet og leverandør prøver å sende PDF.

Gratis fakturaportal

Leverandører som sender et begrenset antall fakturaer i året, kan ta i bruk en gratis portal for å sende elektronisk fakturaer. Brukerstøtte lars.myhrvold@admin.uio.no eller mob.92628110.

Kontaktpunkt for UiOs norske leverandører

Generelle fakturaspørsmål (ikke adresse for fakturainnsendelse eller purringer): leverandorer@admin.uio.no

Kontaktpunkt purringer fra UiOs leverandører

purringer@admin.uio.no.

Faktura på e-post fra utenlandske leverandører

Epost adresse for innsending av PDF-fakturaer, gjelder kun utenlandske leverandører: invoices@admin.uio.no.

Faktura som vedlegg i e-post til invoices@admin.uio.no blir automatisk videresendt til behandlingskø i vårt tolke og verifisering program.

  • Ikke skriv fakturaopplysninger i e-post, kun vedlegg blir importert.
  • Tekst i emne- eller innholds felt blir ikke lest eller behandlet.
  • Lenke til faktura i innehold blir ikke behandlet eller videresendt til tolkeprogrammet.
  • Fakturaen må være i et av disse formatene: JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF eller TIF.
  • Ekstra vedlegg til faktura må være i samme fil som faktura, ikke som separat fil.
  • Epost kan inneholde flere faktura filer hvis de er vedlagt som separate filer.
  • Ugyldig fakturaformat og separate ekstra vedlegg blir ikke behandlet eller returnert.
  • Håndskrevet tekst/merking er ikke gyldig, fordi grunnlagsdataene blir tolket maskinelt.

Papirfakturaer blir makulert

Fra 13.3.2017 er papirfakturaer returnert til leverandører, innland og utland. Fra 13.6.2018 blir ikke lenger papirfakturaer returnert, men makulert, både fra innland og utland.

Publisert 11. feb. 2015 09:15 - Sist endret 20. sep. 2018 12:04