English version of this page

Sende faktura til UiO

UiO er en statlig virksomhet, som er omfattet av kravene i digitaliseringsrundskrivet. Alle UiOs norske leverandører må sende fakturaer og kreditnotaer i elektronisk handelsformat (EHF).

UiO mottar ikke/behandler ikke fakturaer/kreditnotaer på papirformat eller PDF-format fra norske leverandører.


Digitaliseringsrundskrivet (regjeringen.no) , krav om elektronisk faktura, se 1.10 Ta i bruk elektronisk faktura.

Formatkrav ved innsendelse av dokumenttyper til Universitetet i Oslo (UiO):

Formatkrav ved innsendelse av fakturaer og kreditnotaer:

  • Fakturaer og kreditnotaer i EHF-format må sendes til organisasjonsnummer 971035854.
  • Fakturaer og kreditnotaer blir levert direkte til UiO sitt fakturabehandlersystem for kontroll og godkjenning for utbetaling, ved levering i EHF-format.
  • Formatene PDF og papir har ingen mottaksadresse for fakturaer og kreditnotaer.

Formatkrav ved innsendelse av purringer, inkassovarsler/inkassokrav og rentenotaer:

Purringer, inkassovarsler/inkassokrav og rentenotaer blir levert direkte til UiO sitt saksbehandlersystem ved levering i PDF-format til oppgitte epostadresser og bekreftelse mottatt UiO med saksnummer mottas automatisk ved innsendelse.

Papirformat har ingen mottaksadresse for purringer, inkassovarsler/inkassokrav og rentenotaer.

Ved levering i PDF-format må dokument sendes i en PDF-fil (side 1, 2, 3 osv. i samme fil).

UiO sine betingelser for å betale omkostninger, renter, gebyrer eller salærer:

UiO betaler ikke omkostninger, renter, gebyrer eller salærer for fakturaer, kreditnotaer, purringer, rentenotaer eller inkassovarsler/inkassokrav hvis utestående fordring/betalt fordring skyldes at dokumenter er sendt i feil format og/eller i ettertid sendt i rett format, men ikke til opprinnelig fakturadato/utstedelsesdato.

UiO betaler kun omkostninger, renter, gebyrer eller salærer for fakturaer når UiO ikke har behandlet dokumenter rettidig/avtalt forfall ved mottak i korrekt format på fakturadatotidspunkt.

Formatkrav ved mottak av bestilling

Kravet om å sende fakturaer i EHF-format ligger som tekst på bestillingen som sendes norske leverandører fra bestillingssystemet.

Krav til faktura

  • Faktura må være maskinelt stilet til Universitetet i Oslo.
  • Alle fakturaer må inneholde opplysninger i tråd med forskrift om bokføring (lovdata.no)
  • Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura vil bli retunert. Se: formkrav for faktura - salgsdokument (altinn.no)

  • Fakturaer må være påført referansekode, bestillingsnummer E20xxxxxx eller 6-sifret bestiller kode, uten referansekode kan ikke faktura sendes til behandling.

Se implementeringsguiden (pdf) for flere detaljer rundt merking av faktura.

Fakturaadresse for elektronisk faktura i EHF-format

Faktura skal stiles til Universitetet i Oslo og sendes til:

  • Organisasjonsnummer 971035854, for norske leverandører.
  • Organisasjonsnummer 0192:971035854, for utenlandske leverandører (0192 er landkode for Norge).

Komme i gang med å sende elektronisk faktura

Det er ikke nødvendig å inngå en formell avtale mellom leverandør og UiO. Leverandøren må ha et system eller bruke enkle fakturaportaler for å kunne sende elektronisk faktura.

Aktivere faktura i EHF-format

Leverandører og studentutvalg/foreninger ved UiO som ikke er i gang med å sende fakturaer og kreditnotaer i EHF-format må sende inn nettskjema med leverandøropplysninger.

Fakturaer som feiler

Rutine for å utstede ny EHF-faktura hvis EHF-utsendelse har feilet.

Gratis fakturaportal

Merk: Kan kun benyttes etter at aktiveringsskjema er sendt inn. Enheter skal ikke sende lenke til gratis fakturaportal direkte til leverandører eller studentutvalg/foreninger.

Leverandører som sender et begrenset antall fakturaer i året og allerede har ett fakturaprogram som tildeler fakturanummer automatisk, men leverandørens eget fakturaprogram har ikke oppsett for å sende fakturaer i EHF-format, vil kunne ta i bruk vår gratis fakturaportal for å sende elektronisk fakturaer i EHF-format etter innsendt aktiveringsskjema.

Studentutvalg/foreninger ved UiO vil kunne ta i bruk vår gratis fakturaportal for å sende elektronisk fakturaer i EHF-format etter innsendt aktiveringsskjema.

Brukerstøtte: inng-faktura@admin.uio.no.

Kontaktpunkt for UiOs norske leverandører

Generelle fakturaspørsmål (ikke adresse for fakturainnsendelse eller purringer): leverandorer@admin.uio.no

Sende fakturaer til invoices@admin.uio.no

  • Adressen invoices@admin.uio.no er kun for fakturaer fra utenlandske leverandører og innsendelse av skjema ‘Overføre beløp uten mottatt faktura’( filtype PDF).
  • Fakturaer fra norske leverandører sendt til adressen invoices@admin.uio.no blir ikke behandlet.
  • Unntak er norske leverandører som har kontrakt/avtale/tjenestelevering med/til privatpersoner, der UiO skal motta og betale fakturaen, kan ikke sendes som EHF, PDF sendes invoices@admin.uio.no.
  • Fakturaer med gyldige formater, JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF and TIF, blir automatisk videresendt til tolke og verifiseringsprogrammet for behandling før import til fakturasystemet.
  • Ugyldige formater blir ikke behandlet eller returnert.
  • Tekst eller lenke i epost blir ikke lest/behandlet.
  • Vedlegg til faktura som ligger i separat fil ved innsendelse blir ikke behandlet/koblet sammen med fakturaen, vedlegg må ligge i samme fil som fakturaen (side 2-3).
  • Adressen invoices@admin.uio.no returnerer auto svar, send gjerne epost uten vedlegg for å lese auto svaret.
  • Fakturaer mottatt direkte til enhet er feilsendt.
  • Ikke videresend til invoices@admin.uio.no men returner til leverandør, viktig at utenlandske leverandører får informasjonen i auto svaret når de sender direkte til invoices@admin.uio.no.
  • Kontaktpunkter seksjon for regnskap: https://www.uio.no/om/organisasjon/los/ads/sr/kontaktpunkter-sr.html
Av SR/GIFA
Publisert 11. feb. 2015 09:15 - Sist endret 16. juni 2020 16:41