- Generelt om håndtering av varslingssaker
- Alle varsler skal håndteres i tråd med UiOs varslingsrutiner.
- Innledende undersøkelser
- Bekreftelse på mottatt varsel, kartlegging og innkalling til møter
- Gjennomføre møter
- Møter både med varsler og den det varsles mot
- Avslutning og videre oppfølging
- Hvordan avslutte sak og konkludere, og følge opp videre med tiltak
Grunnleggende prinsipper
- Et varsel kan meldes på ulike måter, for eksempel direkte til en leder eller via UiOs varslingssystem.
- Alle varsler skal tas på alvor og håndteres i tråd med UiOs varslingsrutiner.
- Arbeidsgiver skal sørge for at et varsel innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt.
- Varslingssaker skal følge forvaltningslovens regler om saksbehandling, det vil blant annet si at reglene om kontradiksjon, utredningsplikt, veiledningsplikt, habilitet og taushetsplikt kommer til anvendelse. Undersøkelse av et varsel regnes ikke som et enkeltvedtak.
- Varslingssaker skal behandles konfidensielt. Identiteten til varsler og den/de det er varslet om ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandling av saken.
- Den som varsler om kritikkverdig forhold skal vernes mot gjengjeldelse, og varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser.
- Anonyme varsler skal undersøkes/behandles. Anonyme kilder kan være like mye verdt som åpne kilder.
- Oppfølging av varslingssaker kan ikke delegeres til en leder under nivå 3.
Til deg som skal følge opp saken
- Vurder egen habilitet. En leder eller saksbehandler som er varslet på, skal ikke delta i behandlingen av varselet. Ta kontakt med Avdeling for organisasjon og personal hvis du trenger hjelp til vurderingen.
- Vurder om det er behov for umiddelbare tiltak.
- Utarbeid en tidsplan som beskriver prosessen og tidsaspektet i oppfølgingen av saken.
- Bevar nøytralitet og vær objektiv, ikke konkluder på forhånd eller underveis.
- Arbeidsgiver har omsorgsplikt for begge parter og skal påse at arbeidsmiljøet er forsvarlig. Kontakt Bedriftshelsetjenesten ved behov.
- Varslingssaker skal behandles konfidensielt.
- Når du oversender informasjon, følg UiOs delingsguide.
Dokumenter all aktivitet i saken.
Mediehåndtering
- Vær bevisst på at media kan ha stor interesse for saken.
- Husk at du har taushetsplikt og ikke kan uttale deg om personalsaker i media.
- Avklar med fakultetet, og eventuelt UiO sentralt, hvem som uttaler seg til media.
- Innsynsbegjæringer håndteres etter offentlighetsloven.