Formål
Virksomhetsrapporteringen skal gi ledelsen og styret status for fakulteter og tilsvarende enheters oppfølging av styrets årsplan, gjennomføring av årets aktiviteter og den økonomiske situasjonen. Rapporten skal bidra til å gi ledelsen innsikt i hvordan ressursene disponeres og gi et beslutningsgrunnlag for fremtidige prioriteringer både sentralt og lokalt.
Virksomhetsrapporten baseres på enhetenes ledelsesvurderinger, oppdaterte prognoser og aktuelle analyser og kartlegginger utført av sentraladministrasjonen.
Enhetenes vurderinger skal baseres på et helhetsperspektiv, synliggjøre underliggende enheter med utfordringer, samt bidra til å gi økt innsikt og være et beslutningsgrunnlag for prioriteringer for enhetens samlede aktivitet og økonomi.
Leveranser
Hvert tertial skal enhetene levere ledelsesvurderinger som har et overordnet ledelsesperspektiv på aktivitet og økonomi. Som grunnlag for ledelsesvurderingene skal enhetene utarbeide mer detaljert rapportering om forholdene som etterspørres om aktivitet og økonomi. Generelt skal rapportering knyttet til aktivitet fokusere på vesentlige endringer i oppnådde resultater og gjennomført aktivitet. Ved rapportering er det viktig å være bevisst på at bidragene fra enhetene danner grunnlaget for rapportering til UiOs styre og at det legges vekt på hovedprioriteringer som svarer på styrets føringer.
Den 5-årige prognosen leveres hvert tertial ved overføring av data fra Buddy til Kuben.
Enhetenes ledelsesvurderinger leveres i ePhorte.
1. tertial: Vurdering av oppnådde resultater (de seks målindikatorene)
Virksomhetsrapporten har fokus på vesentlige endringer i oppnådde resultater for de seks målindikatorer innen publisering, eksterne midler, dr.grader, studiepoengproduksjon og andel utveksling foregående år. Resultater foreligger i styringskartet og analyse av resultatene finnes i styringskartet under analyser. Analysen foreligger i begynnelsen av mai.
2. tertial: Status på gjennomføring av årsplan
Her vurderes status for gjennomføring av årsplan både med tanke på aktivitet og resultater.
3. tertial: Langsiktig perspektiv
Virksomhetsrapporten for 3. tertial vurderer status i et strategisk langtidsperspektiv med utgangspunkt i årsplanene og i relasjon til den økonomiske situasjon i langtidsperioden/5-årig prognose. I tillegg bes enkelte enheter rapportere på spesifikke rapporteringskrav knyttet til rapportering til departementet, se vedlegg for rapportering til Kunnskapsdepartementet som sendes sammen med bestillingen. Mens virksomhetsrapporten for 3. tertial ser framover gir årsrapporten til departementet en en gjennomgang av hva som er oppnådd i året som har gått.
Eventuelle tilleggsspørsmål
I tillegg kan enhetene bli bedt om å besvare tilleggsspørsmål til bestillingen knyttet til fokus for det aktuelle tertial og/eller knyttet til spesifikke analyser.
Standard vurdering hvert tertial samt hjelpespørsmål:
Vurdering av økonomisk status
- Den økonomiske situasjonen skal vurderes ut ifra et totaløkonomisk perspektiv, dette betyr at både den bevilgningsfinansierte og den eksternt finansierte økonomien skal kommenteres.
- Beskriv kort den økonomiske situasjonen med vektlegging av vesentlige utviklingstrekk samt vurdering av den 5-årige prognosen på bakgrunn av kjennskap til endringer og på bakgrunn av tilbakemeldinger knyttet til oppfølging av prognosene.
- Ved rapportering for 3. tertial er den 5-årige prognosen normalt dekket av enhetenes innlevering av 5-årig prognose i desember.
Hjelpespørsmål
- Er den økonomiske situasjonen ved fakultetet forbedret eller forverret?
- Store avvik eller bratte utviklingskurver for resultat skal kommenteres.
- Er det noen enheter som har oppnådd forbedringer, og er det enheter som har fått en forverret økonomisk situasjon?
- Hvilke tiltak har man gjennomført for å bedre den økonomiske situasjonen og har de hatt ønsket effekt?
- På bakgrunn av den økonomiske situasjonen, hvilket handlingsrom har fakultetet?
- Er det noe som fakultetsledelsen bør ha særlig fokus på fremover?
Vurdering av vesentlige usikkerhetsfaktorer
Vurdering av usikkerhetsfaktorer i langtidsperioden i gjennomføringen av enhetens årsplan og budsjetter i langtidsperioden. Beskriv eventuelle tiltak som er iverksatt for å redusere usikkerhet.
Hjelpespørsmål
- Er det inntruffet noe som gjør at man ikke har fått iverksatt tiltak?
- Er det inntruffet noe som gjør at levert langtidsbudsjett ikke holder mål?
- Er det noe som fakultetsledelsen bør ha særlig fokus på fremover?