Veiledning til medlemmer av innstillings- og ansettelesråd om ansettelse i teknisk-administrative stillinger

Merk: Veiledningen er under revisjon og ikke oppdatert i henhold til statsansatteloven og UiOs personalreglement.

Denne veiledningen om ansettelse i teknisk-administrative stillinger er ment som et hjelpemiddel for medlemmer av innstillings- og ansettelsesråd. Veiledningen gir ikke uttømmende informasjon om ansettelsesprosessen, men tar opp en del sentrale bestemmelser og prinsipper for saksbehandling.

Fullmaktsforhold og prosedyrer ved ansettelse er regulert i UiOs personalreglement. Personalreglementet er forhandlet frem mellom UiO og tjenestemannsorganisasjonene NTL, Parat, Forskerforbundet og Akademikerne.


Kunngjøring av stillinger

Ledige stillinger ved UiO skal normalt kunngjøres offentlig, slik at vi sikrer åpen og fri konkurranse om stillingene.

Utforming av kunngjøringstekst for teknisk-administrative stillinger er arbeidsgivers ansvar, og innstillings- og ansettelsesråd deltar ikke i det arbeidet.

Kunngjøringstekstens innhold skal ta utgangspunkt i de stillingsbeskrivelser som er gitt i UiOs stillingsstruktur teknisk-administrative stillinger.

Stillingsstrukturen er utarbeidet av partene ved UiO i fellesskap og beskriver stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav i de stillingene som inngår i universitetets hovedstruktur.

Innstillingsråd

Merk: Den nye statsansatteloven som ble iverksatt 1. juli 2017 legger til grunn at innstilling skal foretas av nærmeste leder. Det innebærer at innstillingsråd vil bli avviklet. Inntil UiO har reforhandlet sitt personalreglement vil imidlertid innstillingsrådsordningen videreføres i en overgangsperiode.

Innstillingsrådet er et selvstendig organ og har sine fullmakter forankret i tjenestemannslovens § 4. Medlemmene kan dermed ikke instrueres verken fra overordnet arbeidsgiverledd eller fra tjenestemannsorganisasjonene om valg av kandidater. Hvert enkelt medlem av innstillingsrådet har likeverdig rett og plikt til å foreta selvstendig vurdering av kandidatene.

Innstillingsrådet er sammensatt av tre medlemmer. Ved UiO praktiseres en ordning med fleksibelt sammensatte innstillingsråd, dvs at sammensetning av organet varierer avhengig av hvilken stilling som skal besettes. Nærmeste foresatte tjenestemyndighet er leder, og oppnevner en arbeidsgiverrepresentant i tillegg. Det tredje medlemmet oppnevnes av organisasjonene NTL, Forskerforbundet, Parat og Akademikerne i fellesskap. Organisasjonene oppnevner faste representanter for ulike stillingsgrupper innen nærmere definerte innstillingsområder ved de respektive fakulteter og enheter, og informerer skriftlig om oppnevningene. Arbeidsgiver forholder seg til disse skriftlige oversiktene med hensyn til hvem som utpekes som tjenestemannsrepresentant i innstillingsrådet i hver enkelt ansettelsesprosess.

Sammensetting av innstillingsråd i hver ansettelsessak skal gjøres i forbindelse med kunngjøring av den aktuelle stillingen. Både nærmeste foresatte tjenestemyndighet, den andre arbeidsgiverrepresentanten og tjenestemannsrepresentanten angis på et standardskjema som sendes fra tjenestestedet til tjenestemannsorganisasjonene før stillingen annonseres. Organisasjonene kan i enkelte tilfeller ønske å sette inn en annen tjenestemannsrepresentant enn den arbeidsgiver har angitt på skjemaet, og må i så fall gi beskjed om dette før søknadsfrist for stillingen utløper.

Ansettelsesråd

Ansettelse i teknisk-administrative stillinger foretas av ansettelsesråd. UiO har ansettelsesråd ved hvert enkelt fakultet, Universitetsbiblioteket, LOS og et felles råd for museene.

Ansettelsesråd er sammensatt av 4 arbeidsgiverrepresentanter og 4 representanter for UiOs ansatte, oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene (henholdsvis Parat, NTL, Akademikerne og Forskerforbundet). I tillegg oppnevner administrasjonen leder av ansettelsesrådet.

Et særskilt ansettelsesråd på 3 medlemmer ansetter instruktørtannleger og spesialtannleger.

Ansettelsesråd er i likhet med innstillingsråd et selvstendig organ med myndighet forankret i statsansatteloven, og medlemmene dermed unntatt fra tjenestelig instruksjonsmyndighet. Personalreglementet bekrefter at hvert enkelt medlem av ansettelsesrådet har en fri og uavhengig stilling, og likeverdig rett og plikt til å foreta selvstendig vurdering av kandidatene.

Ansettelsesrådets vedtak skal normalt fattes i møte. Ansettelsesrådet er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. Det skal føres møteprotokoll som inneholder vedtaket, hvordan den enkelte har stemt og om det var dissens.

Taushetsplikt

Forvaltningslovens § 13 pålegger enhver som utfører tjeneste for et forvaltningsorgan å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten får vite om blant annet «noens personlige forhold».

Alle som deltar i ansettelsessaker er i henhold til dette underlagt taushetsplikt når det gjelder personlige opplysninger om søkerne, og har bare anledning til å bruke disse i selve saksbehandlingen.

Adgangen til å gi taushetsbelagte opplysninger videre til andre er begrenset til det som er nødvendig som direkte ledd i saksbehandlingen. Inn under saksforberedelse-og behandling defineres også de som eventuelt deltar som rådgivere.

Taushetsplikten gjelder enhver som utfører oppgaver i tilknytning til ansettelsessaken, uavhengig av om de er gitt direkte taushetspålegg.

Premisser ved vurdering av søkere

For ansettelse i det offentlige gjelder det et ulovfestet «kvalifikasjonsprinsipp», som er slått fast i statsansattelovens § 3 (lovdata.no). Kvalifikasjonsprinsippet forutsetter at den kandidaten som objektivt sett er best kvalifisert skal ansettes i stillingen.

Innstillingsrådet skal finne frem til den av søkerne som ut fra en saklig helhetsvurdering er best kvalifisert for stillingen, og fremme forslag til vedtak overfor ansettelsesrådet. Forslaget må være begrunnet, og så utfyllende at ansettelsesrådet får tilgang til samme opplysninger som innstillingsrådet.

Ved vurderingen av søkernes kvalifikasjoner skal det tas utgangspunkt i de kvalifikasjonskrav som er angitt i kunngjøringsteksten. Er det ønske om å fravike disse kriteriene skal stillingen normalt kunngjøres på nytt. Formålet er å gi eventuelle nye potensielle søkere mulighet til å søke etter de nye vilkårene, og har sammenheng med prinsippet om åpen konkurranse om stillingene.

Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal det vanligvis innstilles minst tre søkere i prioritert rekkefølge. Ønsker innstillingsrådet å kun innstille en kandidat må det begrunnes særskilt, og da normalt med at det ikke finnes andre kvalifiserte kandidater.

Innstilling skal baseres på en bred vurdering av søkernes totale kompetanse, dvs. relevant utdanning, praksis og personlig egnethet for stillingen, og inneholde:

  • navn på søkere
  • kortfattet beskrivelse av stillingens ansvarsfelt og kvalifikasjonskrav
  • begrunnelse for utvalget av kandidater til intervju
  • omtale av aktuelle kandidater, med redegjørelse for intervju og referanser
  • sammenlignende vurdering av kvalifiserte kandidater
  • begrunnelse for den innbyrdes rangeringen
  • konklusjon

Intervju

De mest aktuelle søkerne skal normalt intervjues, for å få et helhetlig inntrykk av kandidaten. Dette har blant annet sammenheng med forvaltningslovens krav om at en sak skal være så godt opplyst som mulig før det treffes vedtak, og kvalifikasjoner som eksempelvis personlig egnethet kan vanskelig bedømmes ut fra søknaden alene.

Intervjuspørsmål bør relateres direkte til arbeidsoppgavene og kartlegging av relevante kvalifikasjoner. Videre vil formulering av en del standardspørsmål kunne gi grunnlag for sammenligning i senere innbyrdes rangering av kandidatene. I tillegg til emner med faglig relevans kan det være nyttig å ta opp eksempelvis:

  • motivasjon for å søke (avdekke grad av reell interesse for stillingen)
  • forventninger til stillingen (kartlegge bevissthet rundt ansvarsfeltet)
  • hva mener søkeren selv er mest relevant i egen utdanning/praksis (overføringsverdi – ”hva kan du tilføre oss?”)

Intervjuteknisk anbefales det for øvrig å unngå spørsmål hvor kandidaten kan svare ”ja” eller ”nei”, fordi slike svar ofte gir begrenset informasjon. Benytt heller åpne spørsmål (eksempelvis ”fortell litt om ….”), som bidrar til et mer utfyllende bilde av søkeren. Oppfølgingsspørsmål kan også gi viktig informasjon, for eksempel: ”du karakteriserer deg selv som fleksibel, - kan du gi noen eksempler fra tidligere arbeidssituasjoner som illustrerer det?

Det vises for øvrig til arbeidsmiljølovens § 13-4, som blant annet forutsetter at arbeidsgiver ikke kan be om

opplysninger om seksuell orientering, hvordan de stiller seg til politiske spørsmål eller om de er medlemmer av arbeidstakerorganisasjoner.

Arbeidsmiljøloven er også restriktiv i forhold til innhenting av helseopplysninger, jf § 9-3. Gjennom diskrimmineringslovverk er arbeidsgiver også avskåret fra å innhente opplysninger om hvordan søkere stiller seg til kulturelle og religiøse spørsmål.

Normalt bør innstillingsrådet selv intervjue søkerne, men kan i tillegg fritt benytte seg av ressurspersoner under prosessen. Slike ressurspersoner vil i så fall kun ha en rådgivende funksjon.

Innhenting av referanser

Referanser bør alltid innhentes før ansettelse.

Bruk av referanser skal være en kontroll på det inntrykket søkeren har gitt under intervjuet, og benyttes som en siste sjekk i vurderingsprosessen. Gjennom sitt kjennskap til kandidatens arbeidsinnsats og prestasjoner skal referansen bidra til å gi et bilde av hvordan vedkommende fungerer i en faktisk arbeidssituasjon.

Arbeidsgiver må be om søkerens tillatelse før referanser innhentes. Dette er viktig både for at søker får varslet referansene om at de vil bli kontaktet, og fordi innhenting av personopplysninger krever samtykke fra søkeren, jf personopplysningslovens § 8. I enkelte tilfeller motsetter søkere seg at det innhentes referanse. Innstillingsrådet kan i så fall være avskåret fra å få et helhetlig vurderingsgrunnlag, og søkeren må da akseptere at det kan få betydning i den endelige bedømmelsen.

Som regel oppgis ledere i tidligere og/eller nåværende jobb som referanser. Avhengig av type stilling kan det også være nyttig med uttalelser fra side- eller eventuelt underordnede medarbeidere, for å få et bredere perspektiv.

Innhenting av referanser er et intervju i seg selv, og utgangspunktet for spørsmål bør være det inntrykket som søkeren har gitt av seg selv under samtalen med intervjugruppen. Det er en fordel å planlegge referanseintervjuet grundig, og dessuten utforme en del standardspørsmål som gir grunnlag for senere sammenligning mellom aktuelle kandidater.

Uenighet mellom innstillende og ansettende myndighet

Dersom et medlem av ansettelsesråd ønsker å ansette en søker som ikke er innstilt, skal det innhentes en skriftlig vurdering av søkeren fra den som avgir innstillingen, jf statsansatteloven § 6 tredje ledd (lovdata.no). I lovforarbeidene (Prop 94L (2016-2017) s 204) er det vist til at:

Etter å ha mottatt en slik skriftlig vurdering treffer ansettelsesrådet avgjørelse ved alminnelig flertallsbeslutning, og kan da ansette enten en søker som er innstilt eller en søker som det gis skriftlig vurdering av.

Søkere med spesielle rettigheter

Fortrinnsrett for overtallige

Det kan forekomme tilfeller hvor søkere har fortrinnsrett til stilling fordi de er oppsagt fra annen statsstilling på grunn av overtallighet, jf. statsansattelovens § 24 (lovdata.no). Søkeren må i så fall presisere i søknaden at fortrinnsrett gjøres gjeldende, og legge ved overtallighetsattest. Blir en slik søker bedømt som kvalifisert, skal vedkommende ansettes, selv om andre søkere er bedre kvalifisert. Det skal da ikke foretas bedømmelse av de øvrige søkerne, fordi den overtallige har rettslig krav på stillingen. Blir søkeren ikke bedømt som kvalifisert, bør enheten ta kontakt med Avdeling for personalstøtte for kvalitetssikring av prosessen, siden et avslag i prinsippet kan medføre at søkeren tar saken opp med Sivilombudsmannen eller i rettsapparatet.

Fortrinnsrett for deltidsansatte

Statsansattelovens § 13 (lovdata.no) forutsetter at

Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten.

Lovens forskrift § 8 (lovdata.no) unntar midlertidig ansatte fra fortrinnsrett for deltidsansatte.

Begrepet «utvidet stilling» må forstås som avgrensning til stillinger tilsvarende den arbeidstakeren allerede har. Fortrinnsrett kan dermed ikke gjøres gjeldende til enhver ledig stilling som den deltidsansatte er kvalifisert for, fordi det kunne åpne for at ordningen utnyttes som avansementsmulighet.

Loven tar forbehold om at utøvelse av fortrinnsretten ikke skal innebære vesentlige ulemper for virksomheten.

Funksjonshemmet søker

Statsansattelovens forskrift § 6 (lovdata.no) krever at hvis noen av søkerne oppgir å «ha en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet», så  skal minst én av dem innkalles til intervju.

Bestemmelsen gir ikke funksjonshemmede søkere krav på å bli ansatt, selv om de bedømmes som kvalifisert. Arbeidsgiver kan imidlertid i slike tilfeller velge å ansette en funksjonshemmet selv om det er andre søkere som er bedre kvalifisert, dvs sette det ordinære «kvalifikasjonsprinsippet» til side.

Søkere med innvandrerbakgrunn

Alle statlige etater er pålagt å innkalle minst en person med innvandrerbakgrunn til intervju, såfremt det har meldt seg slike søkere og vedkommende er kvalifisert for stillingen. SSBs definisjon av «innvandrerbakgrunn» er at:

Innvandrerbakgrunn har man dersom man selv er født i utlandet og har innvandret, eller dersom man har foreldre som begge er utenlandsfødte.

Når det gjelder avgrensning i forhold til nasjonalitet, gjelder dette primært personer fra «landkategori 2», som er Europa utenom EU/EFTA, Asia (inkl Tyrkia), Afrika, Sør- og Mellom-Amerika og Oseania uteom Australia og New Zealand.

Dersom det er søkere med slik innvandrerbakgrunn som ikke innkalles, skal dette begrunnes særskilt i innstillingen. 

Midlertidig ansettelse

Midlertidig ansettelse krever hjemmel i statsansatteloven § 9 (lovdata.no). De mest aktuelle tilfellene er:

§ 9 første ledd bokstav a: «når arbeidet er av midlertidig karakter»

I forhold til definisjon av begrepet «midlertdig karakter» peker lovens forarbeider (Prop 94 L 2016-2017) på at:

Arbeid som ut fra sin art skiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten er omfattet av bestemmelsen, det samme gjelder forskjeller i arbeidsmengde. Dersom det er behov for ansatte med spesielle kvalifikasjoner, og det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere, kan man også ansette midlertidig. Bestemmelsen dekker også adgang til å ansette midlertidig for å utføre et oppdrag som har en noenlunde klar arbeidsmessig avgrensning og en naturlig avslutning. Tidsramme eller oppdragets innhold må være klart fastsatt. Dette er f.eks tilfelle hvor det bare er bevilget midler for å utføre oppgaver for begrenset tid (s 205).

§ 9 første ledd bokstav b: «for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)»

Begrepet «vikar» skal kun benyttes ved reelle vikariater, og ikke hvis det i praksis dreier seg om ekstrahjelp eller midlertidig avgrensede oppdrag. Det er likevel ikke nødvendig å presisere hvilken person det vikarieres for. Eksempelvis kan det være aktuelt med endring i intern oppgavefordeling, slik at vikaren i praksis ikke gjør samme arbeid som den som er i permisjon. Vikariatet kan også skyldes midlertidig ledighet når en person fratrer, og at det er behov for vikar i påvente av ny fast ansettelse.

Publisert 20. juli 2007 15:39 - Sist endret 29. jan. 2020 10:41