Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO

Pkt. 1 Virkeområde og departementets forskrift om ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger

1. Disse retningslinjene gjelder for ansettelse i stipendiat- og postdoktorstillinger.

2. Departementet har fastsatt følgende om ansettelse i stilling som postdoktor:

   § 1-2 Postdoktor

   1. Ansettelse i stilling som postdoktor har som hovedmål å kvalifisere for arbeid i vitenskapelige toppstillinger. Det kreves oppnådd doktorgrad for ansettelse.

   2. Bruk av stilling som postdoktor er begrenset til institusjoner som har rett til å tildele doktorgrad.

   3. Ved søknad om ansettelse i postdoktorstilling skal søkeren legge fram forslag til prosjekt for kvalifiseringsarbeidet. Forslaget skal også inneholde framdriftsplan. Det forutsettes at søkeren vil kunne gjennomføre prosjektet i løpet av ansettelsesperioden.

   4. Åremålsperioden skal være fra to til fire år. Ved ansettelse utover to år avgjør arbeidsgiver om den ansatte skal pålegges pliktarbeid i form av undervisningsarbeid og tilsvarende arbeid, og omfanget av eventuelt pliktarbeid

   5. Det skal utarbeides plan for gjennomføring av prosjektet som ligger til grunn for ansettelse i postdoktorstilling. Planen skal inngå som del av eller vedlegg til arbeidskontrakt for åremålsansettelsen og skal omfatte prosjektbeskrivelse og framdriftsplan.

   6. Omfanget av eventuelt pliktarbeid må fastsettes i planen

   7. Planen må inneholde opplysning om hvem som skal ha plikt til å følge opp den ansatte med faglig rådgivning. Både den som har ansvar for faglig rådgivning, og den ansatte har plikt til å melde fra til arbeidsgiver om manglende gjennomføring av planen.

3. Departementet har fastsatt følgende om ansettelse i stilling som stipendiat:

   § 1-3 Stipendiat

   1. Stilling som stipendiat har fullført forskerutdanning fram til doktorgrad som mål.

   2. Stilling som stipendiat i kunstutdanningene innenfor Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid har som mål å føre fram til faglig kompetanse på nivå med førsteamanuensis

   3. Normal åremålsperiode er fire år med 25 prosent pliktarbeid. Ansettelsesperioden skal omfatte tre år med rein forskerutdanning.

   4. Ansettelsesmyndigheten fastsetter den samlete periode i hvert enkelt tilfelle. Det tas tilbørlig hensyn til omfanget av pliktarbeidet, nødvendig tidsramme og plan for å gjennomføre prosjektet, og det finansieringsgrunnlag prosjektet hviler på.

   5. Kortere ansettelsesperiode kan gis dersom stipendiaten alt har gjennomført deler av sitt forskerutdanningsprogram, eller når ansettelsen bygger på tidligere ansettelse i utdanningsstilling (stipendiat, vitenskapelig assistent og liknende), slik at total tid til forskerutdanning blir tre år.

   6. Innenfor Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid er stipendiatperioden fastsatt til tre år.

   7. Dersom arbeidsgiver i særskilte tilfeller etter søknad finner å ville ansette i 50 % deltidsstilling eller mer i hele eller deler av perioden, kan ansettelsesperioden forlenges slik at forskerutdanning eller kunstnerisk utviklingsarbeid tilsvarer tre ordinære årsverk.

   8. Opptak til doktorgradsprogram er et vilkår for tiltredelse i stilling som stipendiat. Endelig plan for forskerutdanning skal være godkjent og avtalefestet seinest tre måneder etter tiltredelse. Frist for opptak til doktorgradsprogram må framgå av arbeidsavtalen. Videre må det framgå når endelig plan for forskerutdanningen skal være framlagt. Planen skal navngi hvem som har faglig veiledningsplikt for stipendiaten. Dersom opptaksavtale ikke foreligger innen den tidsfrist som framgår av arbeidsavtalen, kan det gi grunnlag for arbeidsgiver å vurdere å heve arbeidsavtalen.

   9. Overgang til annet doktorgradsprogram kan ikke foretas uten etter avtale med arbeidsgiver. Overgang til annet doktorgradsprogram enn det arbeidsavtalen forutsetter, uten etter avtale med arbeidsgiver, kan gi grunnlag for å vurdere oppsigelse.

   10. Opptak av styringsgruppa for Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid er et vilkår for ansettelse som stipendiat innenfor stipendprogrammet i kunstutdanningene.

   11. Det skal hvert år gis rapport om framdriften i den organiserte forskerutdanningen. Stipendiat og veileder er sammen ansvarlig for rapporten.

   12. Fordelingen av arbeidsplikten mellom forskerutdanning og pliktarbeid skal framgå av arbeidsavtalen. Innholdet i pliktarbeidet utenom forskerutdanning bør også framgå, jf. § 1-3 (13) og (14). Det skal framgå hvilket doktorgradsprogram stipendiaten er knyttet til.

   13. Pliktarbeid utenom forskningsarbeidet bør så vidt mulig ha relevans for doktorgradsutdanningen. Administrative plikter begrenses og bør normalt ikke utgjøre mer enn ti prosent av den samlete arbeidstid på årsbasis.

   14. Institusjonene fastsetter egne retningslinjer for innholdet i pliktarbeidet, samt fordeling av arbeidsoppgaver i ansettelsesperioden. Arbeidsgiver må påse at arbeidsoppgavene ikke går utover den fastsatte rammen.
       
       Merknad:
       Kunnskapsdepartementet har med henvisning til forskriftens § 1-3 (1) bekreftet at en som har avlagt doktorgraden innen et fagområde ikke kan ansettes på nytt i en slik stilling for å gjennomføre nok en doktorgradsutdanning innen fagområdet.
        

4. For både postdoktor og stipendiat gjelder:

   § 2-1 Åremålsansettelsen

   1. Ingen kan ansettes i mer enn én åremålsperiode i samme stillingskategori ved samme institusjon.

   2. I åremålskontrakten kan det ikke tas inn bestemmelser om ventelønn.

   § 2-2 Arbeidstid

   De ansatte omfattes av de til enhver tid gjeldende lover og avtaler om arbeidstid, ferie og sykefravær.

5. I tillegg gjelder følgende ved Universitetet i Oslo:

Pkt. 2 Kunngjøring av postdoktor- og stipendiatstillinger

Ledige stillinger skal normalt kunngjøres offentlig.

Det forutsettes internasjonal kunngjøring av postdoktor- og stipendiatstillinger.

Ansettelsesmyndigheten kunngjør stipendiat- og postdoktorstillinger.

Opplysninger som kunngjøringen skal inneholde går fram av UiOs kunngjøringsmaler for postdoktorstillinger og stipendiatstillinger med:

• standardopplysninger om grunnenhet, fagområde/aktuelle fagretninger, arbeidsplikter, kvalifikasjonskrav og ansettelsesperiode, lønn i stillingen, søknadsvedlegg og hvem søknaden skal stiles til.

• standardformuleringer (oppfordring av kvinner til å søke når kvinner er underrepresentert i stillingsgruppen, henvisning til UiOs overtakelsesavtale mv.)

Som det framgår av kunngjøringsmalen kan søkerne i første omgang inviteres til bare å sende inn en kort, begrunnet søknad med forslag til prosjekt og CV med evt. publikasjonsliste, fortrinnsvis elektronisk. Denne alternative prosedyren kan være aktuell når det er et stort søkergrunnlag, og særlig for postdoktor. Se Pkt. 3 om bruk av sorteringskomité.

Krav i kunngjøringen om å legge fram prosjektbeskrivelse og framdriftsplan gjelder ikke for søkere på definerte forskningsprosjekter der prosjektsøknadenes prosjektbeskrivelser danner grunnlaget for utforming av kunngjøringstekst.

Opplistingen over hvilke opplysninger kunngjøringen skal inneholde tar høyde for ansettelser både med og uten sakkyndig bedømmelse, og må tilpasses den enkelte ansettelse.

Søknadsfristen er minimum tre uker. Det bør vurderes i det enkelte tilfellet å gå utover minimumsfristen for å gi søkerne tilstrekkelig tid til å utarbeide prosjektbeskrivelse og for å lette rekrutteringen av kandidater i utlandet.

Inndeling i stillingsgrupper for kvotering iht. UiOs tilpasningsavtale til Hovedavtalen i staten (§ 21) er 1) vitenskapelige utdanningsstillinger, 2) vitenskapelige mellomgruppestillinger og 3) vitenskapelige toppstillinger. Det enkelte institutt vil normalt være basis, men hvis særlige forhold tilsier det, kan fakultet eller fagområde være kvoteringsgrunnlag.

Dersom innstillings- eller ansettelsesmyndigheten ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen på et vesentlig punkt eller det foreligger feil som kan antas å ha betydning for søkningen, skal stillingen normalt kunngjøres på nytt.

Stillingen kan lyses ut på nytt dersom det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøring ble foretatt eller forholdene har endret seg vesentlig, videre dersom en finner at det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny kunngjøring kan endre dette forholdet.

Pkt. 3 Krav til sammensetning av komiteer i vurderingsprosessen

I vurderingsprosessen kan det være aktuelt med bruk av én eller flere av de komiteene som er nevnt under.

Krav til oppnevnelsen:

1. Sammensatt i forhold til stillingskravene i kunngjøringen

2. Minst tre medlemmer

3. Minst to bør ha kompetanse på det aktuelle stillingsnivå

4. Begge kjønn skal være representert

Pkt. 4 Bruk av sorteringskomité

Når det er mange søkere til en stilling kan det være praktisk å bruke en sorteringskomité, særlig for postdoktorstillinger.

Sorteringskomiteen kan eventuelt slås sammen med innstillingskomiteen eller tilsvarende ved at det foretas en sortering før videre vurdering, se beskrivelse under.

1. Sorteringskomiteens oppgaver

   Før behandling av eventuelle oppnevnte sakkyndige eller av en innstillingskomité eller tilsvarende (Se punkt 4) kan søknadene som en alternativ ordning gjennomgås av en sorteringskomité, som inviterer fra fem til ti av de mest interessante søkerne til å sende inn fullstendig søknad vedlagt utvalgte publikasjoner.

   Sorteringskomiteen har to valg:

   1. Konkludere med at det er for få/ingen kvalifiserte søkere, at stillingen bør kunngjøres på nytt eller at den ikke bør kunngjøres på nytt på nåværende tidspunkt.

   2. Gi et kort, begrunnet forslag til de sakkyndige eller (hvis det ikke er oppnevnt sakkyndige) innstillingskomité/innstillingsorgan om hvilke søkere som er aktuelle og bør gå videre i prosessen, uten å foreta noen form for rangering. Det skal gis en summarisk begrunnelse for hvorfor uaktuelle søkere ikke går videre i prosessen.

   Dersom sorteringskomiteen er i tvil om at en søker er aktuell, bør søknaden alltid inkluderes. Alle søknader oversendes imidlertid til de sakkyndige/ innstillingskomité eller tilsvarende, som står fritt til å vurdere flere søknader enn de sorteringskomiteen finner aktuelle.

   Sorteringskomiteen skal i sitt arbeid være oppmerksom på UiOs målsetning om å rekruttere flere kvinner til vitenskapelige stillinger.

2. Oppnevning

   Sorteringskomiteen oppnevnes av innstillingsorganet eller den som bemyndiges, og er et forberedende organ for innstillingsmyndigheten.

Pkt. 5 Oppnevning av (innstillings)komité for å vurdere søkere

Iht. universitets- og høgskoleloven § 6-3 (3) kan kravet om sakkyndig bedømmelse fravikes for undervisnings- og forskerstillinger som ikke er førstestillinger eller professorstillinger.

Prosedyre uten bruk av sakkyndig komité: For å forenkle innstillingsprosessen kan innstillingsmyndigheten eller den som bemyndiges oppnevne en innstillingskomité på tre til fem personer til å bedømme de faglige kvalifikasjonene og personlig egnethet for stillingen. Gruppen foretar intervju og innhenter referanser og kommer med en anbefaling overfor innstillingsmyndigheten. Se krav til sammensetning av komiteen i punkt 3.

Pkt. 6 Vurdering av søkere

Ved vurdering av søkerne til postdoktorstillinger skal det legges vekt på dokumenterte faglige kvalifikasjoner, prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. kunngjøringen), prosjektkvalitet og personlig egnethet.

Ved vurdering av søkerne til stipendiatstillinger skal det legges vekt på deres forutsetninger for å gjennomføre forskerutdanningen. Vurderingen baseres i første rekke på dokumenterte kvalifikasjoner og prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. kunngjøringen, jf. Pkt. 2), prosjektkvalitet og personlig egnethet.

Det skal som hovedregel benyttes intervju i ansettelsesprosessen.

Innstillingskomiteen skal i sin uttalelse normalt rangere maksimalt de tre best egnede søkere.

Pkt. 7 Habilitet

Det bør klargjøres at de som skal vurdere søkerne så langt mulig ikke har nær tilknytning til noen av søkerne eller har særlig fordel eller ulempe av å bedømme noen av dem. Et hvert kjennskap til søker medfører imidlertid ikke inhabilitet. Medlemmer i innstillingsorganer og sakkyndig komité har plikt til å vurdere sin habilitet og si fra ved oppnevnelse om forhold som kan medføre inhabilitet.

Pkt. 8 Innstillingsmyndighet

Innstillingsorgan iht. regler for styringsorganer (Normalregler for fakulteter og Normalregler for institutter, reglement for museene, fakultetenes administrasjonsreglementer og sentrenes regler).

Pkt. 9 Innstillingen

1. Vurdering av søkerne

   Vurdering av søkerne foretas iht. Pkt. 4 og Pkt. 5 over.

2. Rangering

   Vanligvis skal tre søkere innstilles og rangeres når det er flere kvalifiserte søkere til en stilling. Det skal gis en begrunnelse for rekkefølgen de innstilte søkerne er satt opp i.

   I rangeringen av søkerne skal UiOs kvoteringsregler følges, jf. Pkt. 10.

   Er det dissens i innstillingsorganet, skal de forskjellige standpunkter begrunnes og protokoll som viser stemmegivningen følge saken.

   Det skal gis et skriftlig forslag til innstilling på bakgrunn av

   • kunngjøringsteksten og stillingsbeskrivelsen

   • eventuell sakkyndig vurdering

   • eventuelt forslag fra innstillingskomité

   • referat fra intervjuer og innhentede referanser om personlig egnethet for stillingen

3. Unntak fra offentlighet, innsynsrett og informasjon til søkerne

   Søkere som ber om det får innsyn iht. forskrift til forvaltningsloven kap. 5 om partsinnsyn i saker om ansettelse i den offentlige forvaltning. Det er viktig å gi god informasjon om saksgang og innsynsrett for å ivareta søkerne i ansettelsesprosessen.

Pkt. 10 Ansettelsesmyndighet

Ansettelsesorgan iht. regler for styringsorganer (Normalregler for fakulteter, Normalregler for institutter, fakultetenes administrasjonsreglementer, reglement for museene og sentrenes regler.).

Ansettelse i stilling som postdoktor og stipendiat foretas på grunnlag av innstillingen.

Forlengelse på grunnlag av lov- og tariffbestemte permisjoner kan foretas av administrasjonen.

Pkt. 11 Ansettelsen

Dersom ansettelsesorganet finner flere søkere tilnærmet like godt egnet, skal søkere fra det kjønn som iht. kvoteringsreglene i UiOs tilpasningsavtale er underrepresentert i den aktuelle stillingsgruppen rangeres foran.

Når ansettelsesorganet har fattet vedtak om hvem som skal ansettes, skal det i tillegg til arbeidsavtale utarbeides prosjektplan for postdoktorstillinger og forskerutdanningsplan for stipendiatstillinger.

Det forutsettes at postdoktorkandidater som ansettes for en fireårsperiode skaffer seg pedagogisk basiskompetanse i løpet av ansettelsesperioden. Unntak gjelder for de som ikke har undervisningsplikt i stillingen eller som ikke behersker norsk eller andre skandinaviske språk. Jf. Regler for praktiseringen av kravet om pedagogisk basiskompetanse ved UiO.

Pkt. 12 Åremålsperioden

Normal åremålsperiode er tre år for postdoktor og fire år for stipendiat. Se pkt. 13 om arbeidsoppgaver innenfor åremålsperioden.

Pkt. 13 Arbeidsoppgaver (pliktarbeid)

Arbeidsoppgaver som pålegges skal støtte opp under formålet med stillingen iht. forskriftens § 1-2 og 1-3 .

For postdoktor:
Arbeidsgiver kan pålegge ansatte meriterende arbeidsoppgaver i form av undervisning og tilsvarende arbeid.

For å unngå at forskningsprogresjonen blir hindret, begrenses pliktarbeidet til 25 prosent av stillingen ved ansettelsesperiode mer enn tre år. Ved ansettelsesperiode utover to år og til og med tre år, begrenses pliktarbeidet til 10 prosent av stillingen. Det kan gjøres unntak med inntil 25 prosent klinisk arbeid i de tilfeller hvor det i postdoktorstilling er behov for å opprettholde klinisk kompetanse med tanke på senere stillinger.

For stipendiat:

1. Normal åremålsperiode er fire år med 25 prosent pliktarbeid. Ansettelsesperioden skal omfatte tre år med rein forskerutdanning. Det vises til departementets forskrift, § 1-3.

2. Pliktarbeid bør gi relevant og variert kompetanse for en framtidig karriere i akademia, samfunns- og næringsliv. Eksempler på relevant pliktarbeid:

   • Bidra i undervisning, laboratorie- og øvingsundervisning, veiledning og eksamensarbeid

   • Bidra med innsamling og tilrettelegging av materiale for undervisningen

   • Gi opplæring i bruk og drift av forskningsinfrastruktur

   • Bistå andre forskere eller forskergrupper i forskningsarbeid av ulik art

   • Delta i annet kvalifiserende arbeid ved instituttet/enheten, som formidlings-, utstillings- og samlingsarbeid, bibliotek-, konsulent- og utredningsarbeid

   • Klinisk virksomhet

Pkt. 14 Forlengelse av ansettelsesforhold og permisjoner

1. Departementet har fastsatt følgende om ansettelse i stilling som postdoktor og stipendiat:

   § 2-3 Permisjoner og forlengelse av ansettelsesperioden

   1. Med unntak for vitenskapelige assistenter skal permisjoner de ansatte har krav på etter lov eller tariffavtale, ikke medregnes ved beregning av ansettelsesperioden. Det samme gjelder for sentrale lederverv i nasjonale organisasjoner for disse stillingene.

   2. Det gis forlengelse for redusert arbeidstid i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-2 fjerde ledd på grunn av omsorg for barn og nær familie.

   3. Det kan gis permisjon for å gå inn i kortvarig vikariat i undervisnings- og forskerstilling, utenlandsstipend og liknende når dette kan skje uten å redusere framdriften med mer enn et halvt år i postdoktorprosjekt, doktorgradsutdanning eller kunstnerisk utviklingsarbeid eller spesialistutdanning. I slike tilfeller kan ansettelsesperioden forlenges tilsvarende.

   4. Avgjørelse om forlengelse av ansettelsesperioden fattes av ansettelsesorganet.

   5. (Opphevet 1.7.2023)

   6. For stipendiat kan ansettelsesorganet i særskilte tilfeller gi forlengelse av ansettelsesperioden for forhold som har vært til hinder for progresjonen i forskerutdanningen. Slike forhold kan være særlige omsorgsbelastninger og uforutsette hindringer av arbeidsmessig art som ikke kan lastes stipendiaten. Når slike forhold medfører forsinkelse, kan det gis forlengelse av ansettelsesperioden, forutsatt at stipendiaten vil kunne fullføre forskerutdanningen innen forlengelsestidas utløp.

   7. Ved sykefravær under to uker for postdoktor og stipendiat med pliktarbeid bør fraværet fordeles forholdsmessig mellom forskningsarbeid og pliktarbeid.

   8. For stipendiat med pliktarbeid kan flere kortvarige, gyldige fravær under to uker gi grunnlag for ensidig reduksjon i pliktarbeidsdelen, når dette anses nødvendig for at stipendiaten skal kunne fullføre forskerutdanningen innenfor ansettelsesperioden.

2. Tillegg og presiseringer for Universitetet i Oslo:

   For permisjoner ansatte har krav på etter lov eller tariffavtale, jf. forskriften § 2-3, gis det forlengelse for ferie etter eksempelvis uttak av foreldrepermisjon eller langvarig sykefravær. Det gis ikke forlengelse for avviklet ferie i forbindelse med permisjon, men forlengelsen gis beregnet ut ifra permisjonens lengde.

   Rammer for permisjoner og fravær iht. hovedtariffavtalen går fram i Statens personalhåndbok. For eksempel gjelder det ved ammepermisjon krav om bekreftelse fra lege eller helsestasjon ved amming utover ni måneder. Permisjoner med lønn ved svangerskap, fødsel, adopsjon og amming skal varsles arbeidsgiver etter nærmere frister.

   Jf. Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved UiO § 5-3 om maksimaltid på doktorgradsprogram.

Til § 2-3 nr. 6: Det kan gis forlengelse av ansettelsesperioden utover lov- og tariffbestemt permisjon dersom det foreligger særlige grunner. I slike tilfeller skal det sannsynliggjøres at forskningsprogresjonen har blitt hindret i betydelig grad.