Hva er personopplysninger og særskilte kategorier av personopplysninger?
Personopplysninger er alle opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til enkeltpersoner. Det gjelder for eksempel navn, adresse, telefonnummer, epost, IP-adresse, fødselsnummer, bilder, lydopptak, videoopptak eller biometriske opplysninger. Også ulike typer data om atferd vil kunne være personopplysninger, for eksempel handlevaner eller aktivitet på nettet. Når flere datakilder kobles sammen, kan også data som i seg selv ikke er personidentifiserende bli personopplysninger.
Særskilte kategorier av personopplysninger (tidligere sensitive personopplysninger) er opplysninger som bare kan samles inn ut fra særskilte behov, blant annet vitenskapelig forskning. Dette gjelder informasjon om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, genetiske opplysninger, biometriske opplysninger, opplysninger om helse, seksuelle forhold eller seksuell legning, opplysninger om straffedommer eller lovovertredelser.
Hva skal du gjøre dersom du skal samle inn personopplysninger til bruk i masteroppgaven?
Steg 1) Vurdere hvilken klassifisering dataene tilhører:
Når du samler og behandler data, vil dataene ha ulik klassifisering avhengig av hva de omhandler. UiO har utarbeidet en generell klassifiseringsoversikt:
- Grønn – åpen
- Gul – begrenset
- Rød – fortrolig
- Svart – strengt fortrolig
Denne klassifisering gjelder også for forskere og studenter ved IAKH.
Steg 2) Lage en datahåndteringsplan
Dersom du skal samle inn personopplysninger skal du utforme en egen datahåndteringsplan for ditt prosjekt. En datahåndteringsplan (DMP) er et dokument som beskriver hvordan forskningsdataene i et prosjekt skal håndteres fra start til slutt, samt etter at prosjektet er avsluttet. DMP er et dokument som skal følge forskningsprosjektet og tydeliggjøre hvilke data som vil bli samlet inn, hvordan dataene skal beskrives, hvor dataene skal lagres, om de kan deles og hvordan. For deg som student er det viktig at planen forsøker å svare på følgende punkter:
- Hva slags data skal du samle inn
- Definer hvordan data skal analyseres og/eller kodes
- Forklar hvordan data skal gjengis i oppgaven
- Hva skal du gjøre for å sikre god kvalitet på dine data?
- Hvor og hvordan skal du lagre og arkivere dataene?
- Når, hvordan og hva skal gjøres tilgjengelig for offentligheten?
Mal for datahåndteringsplan (word).
Steg 3) Melde prosjektet til Sikt
Prosjekter som innebærer behandling av personopplysninger må meldes til Sikt, kunnskapssektorens tjenesteleverandør.
Du opprettet meldeskjema med å følge denne lenken under
Sjekkliste for utfylling av meldeskjema
I meldeskjemaet til Sikt kan du kan bli bedt om å legge ved:
- Forslag til intervjuguide dersom du ønsker å benytte kvalitative intervjuer
- Forslag til infoskriv (informasjon om ditt prosjekt for potensielle informanter)
- Forslag til samtykkeskjema
Veileder er formell prosjektansvarlig for masteroppgaven, og skal påse at meldeplikten overholdes der det er aktuelt. Prosjektansvarlig må være ansatt ved UiO.
Studenten har ansvaret for sitt prosjekt, og for personvernet til deltakere i forskningsprosjektet (respondenter og informanter). Studenten må sette seg inn i og etterfølge retningslinjene for datahåndtering.
Hvordan samle inn personopplysninger?
Samtykkeskjema
Når du samler inn data, må du kunne dokumentere at du har gitt informasjon og innhentet samtykke fra de du samler inn opplysninger om, med mindre du benytter data på aggresjonsnivå (for eksempel registerdata). Sikt anbefaler skriftlig informasjon og skriftlig samtykke som en hovedregel.
Du må utarbeide et informasjonsskriv der du forespør om deltakelse og informerer om studien. Informasjonen du gir skal være kortfattet, lett forståelig og i en lett tilgjengelig form.
Der er du som er kontaktpersonen, men du skal også legge inn kontaktinformasjon til UiOs personvernombud. Hvem som er personvernombud ved UiO finner du her.
Eksempler på måter å samle inn data på
Lydopptak - Nettskjema Diktafon
Lydopptak vil alltid klassifiseres som røde data, da en persons stemme er personsensitiv og gjenkjennbar. Dette legger endel føringer for hvordan du kan gjøre lydopptak og behandle dem på en sikker måte.
Det er mulig å bruke Nettskjema-Diktafon til lydopptak.
Det er en sikker løsning som baserer seg på Nettskjema, og du har en egen opptaksapp på mobiltelefonen din. Vi anbefaler at du bruker denne løsningen for alle lydopptak i forbindelse med din masteroppgave.
Se veiledning for å sette opp og ta i bruk nettskjema diktafon
Vi anbefaler sterkt at du noterer på papir underveis når du gjennomfører et intervju. Slik er du sikret notater uavhengig av det tekniske.
Intervju og opptak ved bruk av Zoom
Instituttet har utarbeidet en veiledning for intervju og opptak ved bruk av Zoom. Veiledning for bruk av Zoom
Rutinen tar utgangspunkt i UiOs sentrale rutine for bruk av Zoom.
Når du har samlet inn personopplysninger
Lagring av data - Lagringstjenester, sletting og eventuelt arkivering
Når du har samlet inn personopplysninger, er det viktig at du benytter lagringsløsninger som er sikre. Dette begrenser muligheten for at dataene kan komme på avveie, eller at uvedkommende får tilgang til dem.
Lagringsløsning velges basert på hvilken klassifisering dataene i prosjektet ditt tilhører.
Eksempler på ulike lagringsløsninger
Lagringshotell for røde data
Send e-post til student@iakh.uio.no dersom du har behov for tilgang til lagringshotell.
Lagre gule data på egen PC
Du har lov til å lagre gule data på egen datamaskin, men det er svært viktig at du setter deg inn i reglene for lagring av gule data på egen datamaskin før du samler inn og lagrer data.
Når du er ferdig med prosjektet
Behandling, avidentifisering og anonymisering av data
Når du samler inn personopplysninger, skal du forsikre deg om at alle persondata i form av transkripsjoner, skriftlige datautdrag etc., er avidentifisert eller anonymisert før data blir tatt ut fra lagringsstedet. Etter transkribering er det vanlig å slette rådata, men det finnes unntak (se det som står under «Prosjektavslutning»).
- Avidentifisering: personidentifiserende informasjon er fjernet, men indirekte personidentifiserende informasjon finnes, f.eks. i form av koblingsnøkler.
- Anonymisering: all personidentifiserende informasjon slettes (inklusive koblingsnøkler). NB: Det er da ikke lenger mulig for informanter å trekke seg fra undersøkelsen.
Prosjektavslutting – arkivering/sletting
Når prosjektet er ferdig skal data som hovedregel slettes eller anonymiseres.
Hvis data skal arkiveres for videre bruk må samtykke til dette være innhentet på forhånd. For mer informasjon om videre bruk, se Sikts dokumentasjonsguide for arkivering av forskningsdata.
Ved datoen for prosjektslutt som du har oppgitt i meldeskjemaet, får du et e-postvarsel med lenke til minforskning.sikt.no.
Via denne lenken kan du bekrefte at behandlingen av personopplysninger er avsluttet (som er det prosjektslutt betyr i denne sammenhengen).
Dersom du har spørsmål du ikke finner svar på her, kan du ta kontakt med student@iakh.uio.no