1. oktober 2024 overtok Eiendomsavdelingen ansvaret for produksjon av UiOs adgangskort fra SiO. Frem til da måtte studenter, ansatte og gjester møte på Kortsenteret for å fotograferes.
– Når vi likevel tok over kortproduksjonen, så vi vårt snitt til å forbedre måten kortene bestilles og utleveres på, forteller Elisabeth Idland, som er underdirektør for Campusservice i Eiendomsavdelingen.
I starten av juni var alle de involverte i arbeidet med den nye adgangskortløsningen invitert til å feire at prosjektet var i havn.
Sikrere ID-kontroll og raskere utlevering
Målet med prosjektet var å sikre at kortproduksjonen ble videreført på en forsvarlig måte, samtidig som prosessen skulle digitaliseres for å bli mer effektiv. Dette innebar å etablere en fremtidsrettet, digital brukeropplevelse for studenter og ansatte, ivareta sikker identifisering av den enkelte og finne en god og effektiv forvaltningsmodell for produksjon og distribusjon av kort.
Resultatet? Med den nye løsningen bestiller studenter, ansatte og gjester adgangskortet ved å logge inn i UiO ID-appen og skanne pass eller nasjonalt ID-kort. Appen henter bildet fra legitimasjonen til adgangskortet. Etter innsending kan brukeren møte opp på Kortsenteret for å hente det, selvsagt mot fremvisning av gyldig legitimasjon.
Når bestillingen foregår på denne måten, blir det betydelig kortere ventetid og studentene kan hente kortene tidligere. Ved semesterstart høsten 2025 fikk hele 3 500 studenter adgangskortet allerede i august. Dette er tilnærmet en dobling fra tidligere år, med samme bemanning. Tidligere måtte studentene bestille time og mange fikk ikke kortet sitt før i september. Utleveringen av forhåndsbestilte kort tar mellom 30 og 60 sekunder, mot 3–5 minutter når man tar bilde på Kortsenteret.
Ny på UiO
Dagens adgangskort fungerer som før. Det er kun nye ansatte, nye studenter og gjester, og de som eventuelt har ødelagt eller mistet kortet, som behøver å bruke tjenesten.
- Rundt tre dager før oppstart får nyansatte en sms med informasjon om hvordan de setter passord, oppretter tofaktorautentisering og bestiller adgangskort.
- I tiden før, og underveis i, semesterstart bestiller studenter adgangskort via sjekklisten i Mine studier.
- Gjester må være registert i GREG og ha UiO-bruker.
Mange detaljer måtte på plass
Prosjektleder Monica Stamnes fra IT-avdelingen forteller at når mange systemer skal snakke sammen, er det mye som må stemme.
– Prosjektet har hatt fokus på at det skal være enkelt for brukerne å skaffe seg adgangskort, fortsetter Stamnes. – Da må man få oversikt over alle systemene som spiller en rolle i dette og tilpasse dem for å få til en best mulig løsning. Informasjonskanaler som nettsidene, Mine studier for studenter og SMS til nyansatte er viktige for hvordan brukerne får informasjon om adgangskort. Registreringer i personalsystem og studentsystem må flyte korrekt over i bakenforliggende systemer slik at brukerne kan bestille kortet.
– Gøy og lærerikt samarbeid på tvers
Det at prosjektet hadde deltakere fra de ulike avdelingene hadde mange fordeler.
– Vi fikk samlet den nødvendige kompetansen i samme rom slik at småfeil ble oppdaget og rettet tidlig, forteller Stamnes. – Vi utviklet idéer i flere runder med forskjellige tilnærminger, som vi sammen fikk se realisere seg til en faktisk tjeneste. Dette skapte et fellesskap hvor alle tok ansvar og løftet hverandre frem. Og det var veldig hyggelig å bli kjent på tvers!
– Prosjektet har vært preget av engasjement, faglig kompetanse og godt samarbeid på tvers i Fellesadministrasjonen, med gode bidrag fra HR og studieadministrasjon på enhetene og involvering av både fagforeninger og verneombud. Jeg vil rette en stor takk til alle som har bidratt, avslutter Idland.
