Abonnementer (Subscriptions)

Abonnement og Abonnent

Core admin må opprette et abonnement som definerer hva det innebærer, sammen med standardpris og periode. Når abonnementet er opprettet, kan det kjøpes av brukeren, men dette må gjøres av core admin ved å legge til brukere som abonnenter på abonnementet.  

Opprette et Abonnement

1. Klikk på Billing i navigasjonsmenyen til venstre, og deretter på Subscriptions i under-menyen.
2. Klikk på +Add New Subscription -knappen øverst til høyre på siden.
3. Du vil se en ny side der du kan fylle ut informasjon om abonnementet.Vennligst merk følgende:
   • SUBSCRIPTION PERIOD og SUBSCRIPTION COST: Disse verdiene vil vises som standard når man legger til abonnenter. De kan imidlertid endres manuelt for hver abonnent.
   • ENTIRE CORE (avmerkingsboks): Hvis dette er avmerket, inkluderes alt i core, uavhengig av Fee Type. (NB! På grunn av en feil pr. 5. august 2024, skjuler ikke avhuking av ENTIRE CORE REQUEST SERVICES-feltet. Men det er ikke nødvendig å legge til tjenestetyper manuelt.)
   • ONLINE SERVICES, OFFLINE SERVICES, REQUEST SERVICES: Hvis du ikke valgte ENTIRE CORE, må du velge hvilke tjenester som er inkludert i abonnementet.

Legge til Abonnenter

Vanlige brukere kan ikke kjøpe et abonnement selv. Kun core admin kan legge til en bruker som abonnent på et abonnement.

1. Klikk på Billing i navigasjonsmenyen og deretter Subscribers i under-menyen.
2. Klikk på + Add New Core Subscribers -knappen øverst til høyre på siden.
3. Du vil se en ny sidepanel til høyre på siden der du kan fylle ut informasjon om kjøpet av abonnementet. 
   • Den gyldige perioden og kostnaden for abonnementet kan redigeres manuelt her.
   • Hvis prosjekt som ønskes ikke dukker opp, bør start/sluttdatoer justeres slik at de er innen prosjektets gyldig periode.
4. Klikk på Save -knappen for å lagre.

Viktige Notater om Abonnementer

• Et abonnementskjøp kan ta litt tid før det blir registrert av systemet. Du må sørge for at brukeren kan se abonnementskjøpet på All Charges-siden (Klikk på Billing og velg det i under-menyen) før du oppretter en ny booking, ellers kan bookingen bli belastet.
• Når Request Services inkluderes i abonnementet, belastes kostnaden på den dagen tjenesten er merket som ferdig. Det vil si at hvis en tjeneste er ferdigstilt etter sluttdatoen på abonnementet, dekkes kostnaden for den tjenesten ikke av abonnementet selv om den ble bestilt innenfor den gyldige perioden; altså vil brukeren bli belastet for tjenesten etter prisregelen.

Vanlige Spørsmål om Abonnementer

Kan en bruker bytte til et abonnement for å dekke kostnader for tidligere bookinger?

Ja, det er mulig, men det må gjøres før de tidligere bookingene faktureres.

1. Core admin legger til en abonnent med en periode som dekker datoene for de tidligere bookingene.
2. Deretter må han/hun beregne de anslåtte kostnadene for bookingene på nytt:
   1. Klikk på Biling i navigasjonsmenyen og deretter Billing Preview.
   2. Bruk filtre til å få opp relevante reservasjoner eller bestillinger.
   3. Klikk på Recalculate knappen.

Vennligst merk at prosjektbeløpet og maksgrensen (eller brukerens individuelle User Limit) må settes høyt nok til å dekke de anslåtte kostnadene for de allerede gjennomførte bookingene i tillegg til abonnementsprisen på forhånd. Prosjektbeløpet kan settes tilbake til en lavere verdi senere.

Kan assisterte reservasjoner eller treningsøkter bli belastet separat?

Når et instrument legges til i et abonnement, dekkes alle kostnader uansett avgiftstype (Fee Type satt på Instrument Price Category), inkludert Assisted Reservation Override og Training Sessions, av abonnementet. Hvis assistanseavgiften må belastes separat (dvs. hvis abonnementet ikke skal dekke kostnadene for ansattes arbeidstid for assistanse eller opplæring), kan følgende alternativer brukes:

Alternativ A: Assistanse som en frakoblet tjeneste (Forbruksvarer)

Hvordan:

1. Opprett en ny forbruksvare og navngi den "assistanse" eller lignende.
2. Sett opp en ny prisregel for dette slik at det belastes for enheter ganger prisrate (f.eks. timepris).
3. Gjør det til en valgfri frakoblet tjeneste for det aktuelle instrumentet.

Fordeler:

• Brukere/ansatte kan fleksibelt angi hvor mange assistanseenheter (timer) som trengs for denne bookingen.
• Den samme frakoblede tjenesten kan settes som et alternativ for flere instrumenter.

Ulemper:

• Assistenten må være nøye med sin timeplan og sette timeplanen separat.
• Med mindre en bruker klikker på More Options, er det ikke klart hva enheten er.

Alternativ B: Assistanse som et instrument

Hvordan:

1. Opprett et nytt instrument kalt "assistanse" eller lignende og sett opp en ny prisregel for dette instrumentet.
2. Sett instrumentene som krever assistanse (f.eks. mikroskoper) som enten obligatoriske eller valgfrie instrumenter for dette assistanseinstrumentet.

Fordeler:

• Tidsplanen for mulig assistanse kan settes i Arbeidstid-fanen.
• Assistanse og instrumentet kan bookes samtidig.

Ulemper:

• Hvis brukere ønsker å fortsette å bruke hovedinstrumentet uten assistanse, må det bookes separat.

Kan en bruker ha samme abonnement med ulike prosjekter? 

Det er ikke mulig å være abonnent av det samme abonnement med to ulike prosjekter på en overlappende periode. En workaround er å opprette to (eller flere) abonnementer med ulike navn men med det samme innholdet (f. eks. som gjelder den hele core'en). Da kan hver abonnent med unik kombinasjon av prosjekt og abonnement opprettes på en overlappende periode.

Kan abonnement endres etterkant? 

Abonnement kan endres før faktura på den opprettes. En gang fakturaen er sendt, kan man ikke endre eller slette abonnenten. 

Abonnents Billing Date er dets startdato. F. eks., hvis en abonnent varer fra 01.01.2026-31.12.2026 og en core admin oppretter fakturabunt ved å filtrere med "Date Period = Last Month" i februar 2026, så dukker denne opp. Er det best å fakturere abonnenten etter dets periode slutter, så må man slette den linjen fra opprettet faktura hver gang, så at det dukker opp igjen på Billing Preview.

Er det ønskelig å fakturere en lang varig abonnent flere ganger i løpet av den perioden, er det best å lage flere abonnent per hvert periode for fakturering. 

Kan man opprette mange abonnenter samtidig?

Ja, det kan man ved importfunksjon av abonnenter. 

1. Gå på Subscribers side (Fra navigasjonsmeny, finnes Subscribers under Billing hovedmeny).

2. Klikk på Import-knappen, ovenfor tabellen på høyre side. Import side åpnes.

   

3. Klikk på Get The Template-knappen.

   

4. Rediger filen på følgende måte for hver kolonne:
   • #: blank
   • User: [brukernavn]@uio.no (eller evt. andre institutt, som @uib.no, @ntnu.no, osv.)
   • Project: prosjektsnavn som skal belastes
   • Subscription: navn på abonnementet
   • Org Unit: blank
   • Start Date: startdato i format av DD/MM/YYYY
   • BookitLab End Date: sluttdato i format av DD/MM/YYYY
   • Cost Center: blank
   • Cost: kostnad for abonnent
   • Send expiration notification (Days): Når brukeren får varsel før utløp av abonnent
   • SubscriptionAssignmentType: Fyll inn "SpecificUser".
5. Last opp fra Import-siden.

Hvis kostnaden til sammen skal være mer enn resten av prosjekts/brukerens budsjett, eller abonnents sluttdato er senere enn prosjektets/brukerens sluttdato, kan man ikke importere abonnent. 

Hvorfor feiler import når jeg bruker eksportert Excel-fil?

Hvis du ville oppdatere abonnent(er) eller opprette abonnent(er) ved import av Excel-fil basert på det som er eksportert fra eksisterende abonnent(er), så må de gjøres på følgende måte:

1. Huk av avmerkningsboks av abonnent(er) som skal oppdateres (eller som du ville bruke som en basis). Da dukker opp to knapper; "Delete Subscription" og "Export for Import".

2. Klikk på "Export for Import", og bruk den filen for redigering. Hvis du vill opprette nye abonnenter, så husk å fjerne ID-er (i #-kolonne).