Innstillinger og opplysninger av instrumenter

Hvor kan man legge til/redigere opplysninger om ett instrument?

For å legge til/redigere opplysninger om ett instrument, må man gå til Instrument Settings-siden til instrumentet. Man kan komme fram til Instrument Settings-siden på flere måter, men her vises et eksempel.

1. Klikk på Instruments i navigasjonsmenyen til venstre.
2. Klikk på ID-nummeret i #-kolonnen til instrumentet du vil redigere.

Essensielle innstillinger og opplysninger

Resource-fane

• INSTRUMENT PRICE CATEGORY: Her settes forhåndsdefinert kategori eller man kan opprette en ny. Se egen veiledning for hvordan en Instrument Price Category kan defineres.
• PROJECT NUMBER: Feltet vises ved å klikke på Advanced Settings. Her legges delprosjektsnummer til instrument for inntektsføring (hvis relevant). Hvis det er samme som det som er registrert på core'en, kan dette feltet være tomt.
• HIDE PROJECTS: Dersom instrumentet er helt gratis for alle brukere, kan dette skrus på. Det vil si at sluttbrukere ikke ser sitt prosjekt for å velge for å betale booking eller bruk av instrumentet.
• ALLOW DRAFT RESERVATIONS: Behold dette som "N/A".
• FORCE FULL DAY RESERVATIONS: Det bør ikke slås på ettersom det kan årsake feil ved booking. Bruk helst kombinasjon av innstilling på Working Hours fanen og Working Hours Based Time Slots. 

Asset-fane

Opplysninger som er satt her, skal vises på Asset Detail-siden til instrumentet. Nedenfor er feltene som bør fylles ut.

• IMAGE: Et bilde av instrument kan lastes opp. På Gallery Images, opp til 10 bilder kan lastes opp.
• CAMPUS: Velg et campus der instrumentet finnes fra dropdown-listen. Hvis du ikke finner campusområdet i listen, vennligst kontakt bookitlab-hjelp@usit.uio.no
• BUILDING: Velg bygget der instrumentet finnes. Hvis du ikke finner bygget i listen, vennligst kontakt bookitlab-hjelp@usit.uio.no
• ROOM: Rommet må registreres først under bygget. Vennligst se på egen veiledning for å legge til rom i et bygg.
• OPEN TO PUBLIC: Dersom instrumentets opplysninger kan publiseres offentlig uten pålogging, skru dette på.
• SHORT DESCRIPTION OF INSTRUMENT og DESCRIPTION OF INSTRUMENT-felt: Bortsett fra feltene ovenfor, er det opp til hvert enkelt leiested om opplysningene om instrumentet vedlikeholdes innen BookitLab eller på leiestedets nettside på Vortex. I siste tilfelle, anbefales det at dere legger til URL-en til nettsiden der brukere kan lese om instrumentet i ett av disse feltene.
• SHOW ASSET COMMENTS: Velg hvem som kan lage eller se kommentarer på instrumentets Asset Details-side.

Booking-relaterte innstillinger

Working Hours-fane

Instrumentet kan kun bookes på tidene som er satt som sin arbeidstid. Hvis standardinnstillingen (8:00-18:00 som Peak mens andre tider som Off Peak) ikke er i tråd med deres prissetting eller instrumentets arbeidstid, rediger dette.

Merknad

• Det er ikke mulig for vanlige brukere å reservere tidsintervaller som er/inkluderer "ikke-arbeidstid". For eksempel, hvis kun 08:00-18:00 er satt som instrumentets arbeidstid, kan man uten core admin-rolle ikke booke det over flere dager ved én booking, ettersom det skal inneholde perioden fra 18:00 til 08:00 neste dag.
• Ferier eller helligdager kan ikke settes. Dette er inkludert i leverandørens utviklings veikart og forhåpentligvis implementert i fremtiden.
• Det er dessverre ikke mulig å eksportere og importere Working Hours.

Spesialtilfelle: Bruk av WORKING HOURS BASED TIME SLOTS

Når WORKING HOURS BASED TIME SLOTS er valgt for DURATION RESTRICTIONS på Restrictions-fanen, skal alle enkeltbookingene fastsettes på en hel tidsluke (Time Slots) som er definert i Working Hours-fanen, eller flere luker dersom det ikke er noe avvik mellom tidslukene.

Eksempel: La oss si at et instrument kan bookes på ulike måter mellom dagtid på arbeidsdager (Peak Time) og ellers (Off Peak Time). I Peak Time, må det bookes i en fast luke, enten 8:00-12:00 eller 13:00-17:00, mens det kan bookes fleksibelt mellom 18:00 og 7:00 neste dag og hele dagen i helger. Ettersom innstillingen DURATION RESTRICTIONS gjelder uavhengig av Time Slot Type, må man opprette mange rader med en-times tidsluke i Working Hours tabellen for å dekke kveldstid og helger, slik at brukerne får nok fleksibilitet til å booke fra xx:00 - yy:00, for eksempel.

Hvis det er kun én bruker som booker instrumentet på en kveld, er det greit å ha kun én rad for å dekke Off Peak Time (f.eks. mandag 18:00-07:00, tirsdag, osv.). I så fall må man vurdere hvordan sette pris, fordi hvis det er satt til Reservation (H), kommer det til å belaste prissatsen ganger antall timer som dekker den hele Off Peak Time tidsluken, selv om man bruker instrumentet i kun én time.

Restrictions-fane

Her kan man sette restriksjoner; hvem kan booke instrumentet og felles restriksjoner for alle som kan booke det. 

Reservation Restrictions-seksjon

Restriksjoner som kan settes for alle brukere er:

• Lengde på en booking (minimum og maksimum, om booking festes på tidsluker satt på Working Hours-fanen)
• Tid mellom bookinger for ulike brukere
• Antall timer / dager eller klokkeslett samme dag det må bookes før instrumentet skal brukes

Reservation Quotas-seksjon

WHO IS ALLOWED TO BOOK-feltet har tre alternativer:

• All users can book with no limitations
• Custom rules (Whitelist)
• Only Staff can book (users can view calendar)

Ved opprettelse av et nytt instrument er det siste valgt som standard. Ved å velge Custom rules (Whitelist) kan man legge til flere innstillinger som skal gjelde enkelte brukergrupper eller individer. 

Det er tre nivåer for booking regler. Fra høyeste prioritets nivå, er de:

• For utvalgte brukere (høyest prioritert),
• For et bestemt instrument, og
• For en bestemt core/fasilitet.

Definer et Permission Level

Regler for brukere kan defineres som Permission Level. Dette kalles "permission (tillatelse)" ettersom dette definerer tilstander der instrumentet kan bookes. For tilstander som ikke er innen definerte tilstander i Permission Level, er det ikke mulig å booke instrumentet.

Permission Level må defineres i forkant av å legge til en regel for enkelte brukere eller brukergrupper.

1. (Hvis du ikke er på ADMIN PANEL ennå) Klikk på ADMIN PANEL i navigasjonsmenyen på venstre siden.
2. Klikk på INSTRUMENTS i navigasjonsmenyen og deretter Permission Levels i undermenyen.
3. Trykk på + ikonet for å lage et nytt Permission Level.
4. Der kan man velge mellom de to tillatelsestypene:
   • Reservation Period Limitations: Antall timer per dag / uke / måned og antall åpne bookinger.
   • Booking Window Limitations: Start / slutt for bookingsvindu og maks tid i forkant av forsøket det er lov å booke. 

Legg til Permission Levels for brukere

1. Gå tilbake til Restrictions-fanen på instrumentets INSTRUMENT SETTINGS-side
2. (Hvis det ikke er gjort) Velg Custom rules (Whitelist) på WHO IS ALLOWED TO BOOK-feltet.
3. Trykk på + ikonet ved User Permission-seksjonen nedenfor på siden.
4. Der kan man velge Permission Level og når (Time Slot Type) og hvem (ulike nivå av brukergrupper eller individer) dette skal gjelde. Viktig å være oppmerksom på de følgende:
   • FACULTY: dette kan ikke brukes ettersom enkelte brukeres informasjon om tilknyttet fakultet ikke hentes fra Feide.
   • ORG UNIT: valgte org unit gjelder ikke brukerens org unit men det som er registrert på prosjektet som bookes med. Bortsett fra prosjektene til eksterne kunder, er Project Admin veiledet til å sette "Regular users@uio.no" til prosjektets org unit. Ønsker dere å benytte prosjektets org unit til å opprette en User Permission kriterium per brukergruppe for et intern/bidrag prosjekt, ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no
   • TRAINING LEVEL: dette kan brukes for å opprette en User Permission kriterium for de som har oppnådd et bestemt Trening Level. Training Level kan opprettes kun av main admin. Hvis du trenger et nytt Training Level definert, ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no.

Cancellation-fane

Regler for avbest av bookinger kan defineres her.

Cancellation Policy

For å forhindre kansellering på den dagen bookingen er satt, kan fristen for kansellering settes som klokkeslett.  

Andre regler

Andre regler kan defineres ved å fylle inn de følgende feltene på Add New Record rad og trykke på Insert-knappen.

• HOURS BEFORE START: Angi antall timer før start (av forsøket) regelen gjelder for.
• % OF RESERVATION COST: Angi prosent av kostnaden som skal belastes.
• ALLOW USERS TO: Velg mellom ulike regler / betingelser;
  • No changes allowed: ingen endring tillates.
  • Allow to modify: endring tillates men ikke kansellering.
  • Allow to cancel: kansellering tillates.

Ved valg av flere regler er det den som er "sist passert på tidslinjen" (fram mot start av forsøket) som gjelder.

Training Sessions-fane

Her kan man sette regler for påmeldinger til planlagte treningsøkter på instrumentet. En ny treningsøkt på instrumentet kan opprettes herfra. 

Opprette en ny treningsøkt

1. Klikk på View/Add Training Sessions. Da kommer man til instrumentets Instrument Specifications-side.
2. Gå ned til Training Sessions-seksjonen og trykk på + ikonet.
3. Fyll inn nødvendige opplysninger om treningsøkten og trykk på Submit-knappen.
4. Treningsøkten blir synlig i kalenderen. 

Brukere kan booke seg selv til treningsøkten. Det er også mulig at core admin legger til brukere til treningsøkten. 

Felles regler for påmeldinger til treningsøkter

• For at påmeldinger til treningsøkter må godkjennes av core admin, må man velge PENDING for CREATE TRAINING SIGN UP AS. Påmeldinger med PENDING status kan godkjennes fra Reservation Details-panelet for enkelte bookinger.
• Dersom det er en tidsfrist for å oppnå minimum antall deltakere, kan det settes på DEADLINE FOR REACHING MINIMUM ATTENDANCE (H). Dette må angis i form av antall timer (for eksempel hvis det er 2 dager i forkant, angis 48 timer her).

Approvals-fane

Her kan man sette om instrumentet bør bookes med assistanse, enten om det er valgfritt eller obligatorisk avhengig av ulike betingelser. 

Når bookinger krever godkjenning, enten kun første reservasjon eller alle framtidige reservasjoner, kan innstillingen settes her ved å ha assistansen obligatorisk.

Velg om assistansen skal være valgfri eller obligatorisk

• Hvis valgfri, slå på kun TRAINING/APPROVAL POSSIBLE (eventuell assistanse må godkjennes).
• Hvis obligatorisk, slå på både TRAINING/APPROVAL POSSIBLE og TRAINING IS MANDATORY FOR ALL USERS.
  • Assistanse er obligatorisk for første reservasjon.
  • Core admin kan velge om assistanse er obligatorisk etter første reservasjon, nemlig admin godkjenner den første og også framtidige reservasjoner.
  • Hvis brukeren likevel ber om assistanse etter første reservasjon, må den godkjennes.
• Hvis assistansen er tilgjengelig kun for bestemte tidsintervaller (vises i kalenderen), slå på både TRAINING/APPROVAL POSSIBLE, TRAINING IS MANDATORY FOR ALL USERS og ASSISTED RESERVATIONS ARE ALLOWED ONLY DURING ASSISTED HOURS.
  • Sett når assistansen er tilgjengelig under seksjoner nedenfor på siden.
  • Det kan velges mellom ukentlig satt tid eller bestemt dato og tidspunkt.

Velg hva godkjenningen av Assistert Reservasjon gjelder

Når core admin godkjenner Assisted Reservation, kan man velge hva godkjenningen skal gjelde:

• Just Approve this one reservation: Godkjenning gjelder kun den aktuelle reservasjonen.
• Create Detailed Training Record: Dette åpner Add New User Training-panelet slik at core admin kan manuelt redigere.
• Pre-Approve future reservations: En User Training opprettes automatisk med treningsdato som den reservasjonen er på.

Vær oppmerksom på at bookinger fortsatt krever godkjenning når det er forsøkt før dato-og-tidspunktet til reservasjonen som den opprettede User Training'en er knyttet til. 

Hvis noen brukere er godkjent for framtidige reservasjoner en gang, men dette må annulleres av en eller annen grunn, slå av Active-toggle på den gjeldende User Training-rekorden som er opprettet. User Training finnes under TRAINING på navigasjonsmenyen på venstre siden.

Notification-fane

Her kan man sette opp ulike typer av e-postvarsler og hvem som skal motta varslene. 

Det er sterkt anbefalt å opprette e-postvarsler dersom instrumentet krever godkjenning på reservasjoner.

Vær oppmerksom på at valgalternativet Core Emails på WHICH ROLES TO NOTIFY er e-postadresser som er satt på TRAINER EMAIL-feltet på Core Settings-fanen til redigeringssiden til core'en.

Andre innstillinger

Files-fane

Her kan man legge inn de dokumentene man ønsker, for eksempel:

• Rutiner
• HMS
• Garantier
• Alt av dokumenter

Man kan velge om brukerne skal se denne/hvilke deler av denne infoen.

Prerequisite Trainings-fane

Når instrumentet krever at brukere har tatt en trening på et annet instrument eller et treningsprogram før, kan dette settes her. 

Det er også mulig å gjøre trening på et instrument til et krav for å booke andre instrumenter, for eksempel like instrumenter under core'en eller på tvers av universitetet. Treningsprogrammet i seg selv kan også registreres som et instrument. Dette kan gjøres ved å velge Training programs i AVAILABILITY-feltet på Resource-fanen.

Access Control-fane

Foreløpig er denne fanen ikke veldig relevant for UiO-miljøet. 

Accompanied-fane

Dersom instrumentet må bookes sammen med en tjeneste, kan det settes her. Selve tjenesten må opprettes på forhånd fra Accompanied Services-menyen som finnes under INSTRUMENTS på navigasjonsmenyen på ADMIN PANEL. 

VIKTIG! Vær oppmerksom på de følgende:

• (Nytt fra v.50) Prisen satt på Accompanied Service valgt ved booking skal kommer i tillegg til prisen satt på selve instrumentet (overskriver ikke lenger).
• Når flere Accompanied Services er valgt ved booking, kommer summen av prisene til de satte Accompanied Services.
• Så lenge en eller flere Accompanied Services er definert og er aktive i et instrument, må minst en Accompanied Service velges ved booking.
• Hvis KUN core admin skal kunne velge hvilke Accompanied Services som skal brukes på en booking, må det følgende gjøres:
  1. Opprette flere Accompanied Services, herunder en som settes som Default Accompanied Service.
  2. Huk av Staff Only avkrysningsboksen på alle de opprettede Accompanied Services BORTSETT FRA den som er satt som default,
  3. Sette en Accompanied Service på Default Accompanied Service-feltet.

Det er sterkt anbefalt å teste hvordan Accompanied Services fungerer og prisen beregnes ved ulike scenarier på stage-miljøet før man setter opp i produksjonsmiljøet. Ved spørsmål, ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no