Opprett en ny Request Type
For hver type tjeneste må en Request Type opprettes. Request Type definerer blant annet hvilket skjema som skal brukes, hvordan kostnaden beregnes, og hvordan faktureringen skjer.
NB! Hvis det ikke finnes et skjema som passer for tjenesten du nå oppretter, opprett et nytt Custom Form.
- Klikk på Request Services i navigasjonsmenyen (på venstre side), deretter Request Types.
- Trykk på Create New Request - related asset-knappen øverst høyre.
- Fyll inn de obligatoriske feltene først, og klikk på Insert for å lagre det.
- REQUEST TYPE NAME
- CORE
- FORM NAME (OBS! den Add New-lenka rett under FORM NAME-feltet fører man til en ny side for å opprette et nytt skjema. Da forsvinner ikke lagret innhold på Edit Request Type-siden. Derfor er det viktig at man lager et skjema som passer den Request Type-en på forhånd)
- Fyll inn andre relevant informasjon og gjør nødvendig konfigurasjon. Særlig viktige punktene er følgende:
- PROJECT IS REQUIRED-feltet: Anbefalt å velge Always.
- ALLOWED SERVICES-feltet: Dette feltet dukker opp etter at en Request Type er opprettet i steg 3. Man kan sette relevante Consumables (Offline Services) på Manage Related Service-side lenket fra dette feltet. Når dette brukes, må MILESTONES / ADDON CHARGES-feltet være noe annet enn N/A.
- REQUEST RESERVATION INSTRUMENTS-feltet: For å forbinde reservasjoner av instrumenter med en Request, legg til relevante instrumenter her.
- Funksjonen REQUEST CONTACT DETAILS er foreløpig deaktivert av leverandøren. Man kan se brukerens navn og epostadresse fra Users List siden (Klikk på USERS i navigasjonsmenyen). Hvis man trenger kontaktinformasjon utover kundens navn og e-postadresse, må de relevante feltene opprettes i skjemaet.
- Les veiledningen for konfigurasjon av kostnadsberegning og delfakturering nedenfor.
- Klikk på Update-knappen for å lagre.
Redigere opprettede Request Type
For å redigere en Request Type, gå til Request Types-siden (stegene 2 og 3 i forrige seksjon) og klikk på ID-nummeret til Request Type i tabellen.
Konfigurasjon av kostnadsberegning og delfakturering
Bruk av fast pris per Request eller Request Line (row)
INSTRUMENT PRICE CATEGORY-feltet brukes. Man må på forhånd opprette en Instrument Price Category som skal velges på Edit Request Type-siden. Velg riktig Fee Type i Instrument Price Category:
- Når det belastes per Request, bruk Request på Fee Type.
- Når det belastes per Request Line, bruk Request (rows) på Fee Type.
- Hvis en Instrument Price Category har begge Fee Type'ene, belastes summen av prisen per Request og prisen per Request Line ganger antall rader.
Bruk av milepæl og delfakturering
Med milepæl er det mulig å fakturere når en milepæl er oppnådd, selv om den etterspurte tjenesten ikke er helt ferdig. Kostnaden, som for eksempel timepris (Rate) og antall timer, settes manuelt i det leverte skjemaet.
For å bruke dette, må man velge Milestones (admins only) på MILESTONES / ADDON CHARGES-feltet.
For å fakturere kun basert på Add-on Services eller manuelt satt pris på milepæl, må Instrument Price Category-feltet være tomt.