Opprettelse av prosjekter

Hvor kan man opprette et nytt prosjekt?

Husk at du må ha “project admin”-rettigheter for å opprette et nytt prosjekt i BookitLab.

1. Klikk på Projects i navigasjonsmenyen.
2. Klikk på + Add New Project-knappen, så føres du til Add New Project-siden.

Hva slags prosjekt skal du opprette i BookitLab og hvordan?

Innen BookitLab kan prosjekter kategoriseres på følgende måte. Åpne hver type for å se hvordan et prosjekt opprettes i BookitLab.

A: Prosjekt som finnes i Unit4 (interne og bidragsprosjekter, og noen langvarige oppdragsprosjekter)

Hente delprosjektsinformasjon fra Unit4

1. Finn delprosjektets nummer i Unit4.
2. I BookitLab, på Add New Project-siden, sett inn delprosjektets nummer i DELPROSJEKTSNR IN UNIT4-feltet og klikk på Submit-knappen.
3. Sjekk om de følgende feltene er fylt automatisk.
   • PROJECT NAME: Må være det samme som finnes i Unit4.
   • PROJECT NUMBER: Delprosjektets nummer som er oppgitt.
   • COST CENTER: Koststedet til delprosjektet.
   • PROJECT CATEGORY: For de fleste, enten intern eller bidrag.
   • BILLING TYPE: Internal.
   • END DATE: Både Unit4 sin og BookitLab sin. Sluttdato for BookitLab settes til tre måneder tidligere enn Unit4-sluttdato. Etter BookitLab-sluttdato, er det ikke mulig å bruke prosjektet for booking/bestilling, men det er mulig å sende faktura.

Fyll inn obligatoriske felter

1. Org unit: Velg Regular users@uio.no med mindre spesifisert fra core admin.
2. Project coordinator: Velg prosjektøkonom som er ansvarlig for delprosjektet.
3. Project Category: Dette feltet må være fylt automatisk, men hvis ikke, velg riktig kategori.
4. BDM: Velg BDM fra listen. Hvis ikke finnes, be BDM om å logge seg på BookitLab.

5. Status: Velg Draft. Etter at alle nødvendige opplysninger er fylt ut, sett BDM to approve.

   

6. Project amount: Sett budsjett som er avtalt. 

   

   Andre felter trenger ikke redigering til vanlig.  

   • PROJECT CHARGES ARE COUNTED SINCE: Dette feltet brukes kun etter avtale med både prosjektleder (PI), BDM, og core admin'er der dette prosjektet brukes til. For detaljer, les s.10-14 i "v.50 Quick Walkthrough" (kun Engelsk). 
   • HARD LIMIT: Etter at summen av beløp når eller overstiger HARD LIMIT (gis i prosent), kan brukerne ikke benytte dette prosjektet for å booke eller bestille tjenester lenger. Standard innstilling er 100%.
   • SOFT LIMIT: Nye prosjekter (fra v. 50, mai 2026) sender ikke e-postvarsel ved at SOFT LIMIT er nådd, med mindre man setter opp det fra Manage Notifications-meny. 
   • Manage Notifications: Dette åpner en ny fane der man kan sette opp en e-postvarsel. For detaljer, les s.15-17 i "v.50 Quick Walkthrough" (kun Engelsk).  
7. Klikk på Submit-knappen. Da får man opp seksjon der brukere kan legges til.
8. PROJECT ALLOWED USERS-seksjonen: Legg til brukere tilknyttet prosjektet.
   1. I ADD NEW MEMBER-underseksjonen, velg ADD SPECIFIC USER/S.
   2. Fyll inn SELECT AN EXISTING BOOKITLAB USER-feltet med brukerens informasjon.
   3. Klikk på Add-knappen.
   4. Om nødvendig, sett de følgende feltene for hver bruker:
      • USER LIMIT: Beløpsgrense for brukeren.
      • WORK PACKAGE: Bygg og arbeidspakke.
      • COST CENTER: Koststed.
      • END DATE: Siste dato brukeren kan benytte prosjektet.
9. PROJECT ALLOWED SERVICE GROUPS/ INSTRUMENTS-seksjonen: Avhengig av behovet, sett enten av de følgende;
   1. Kryss av avkrysningsboksen Allow this project to be used across all cores and instruments. Standard innstilling for prosjekter som finnes i Unit4 er dette.
   2. Dersom prosjektet skal brukes til kun spesifikke core'er eller tjenester/instrumenter, må de legges til.
      1. Fjern avkryssing fra avkrysningsboksen Allow this project to be used across all cores and instruments.
      2. På ADD SERVICE GROUPS/ INSTRUMENTS-underseksjonen, velg enten;
         • ADD SPECIFIC INSTRUMENTS og velg instrumenter/tjenester fra listen på SERVICE-feltet.
         • ADD CORES og velg core'er fra listen på SERVICE-feltet. Slå av ADD A ROW PER EACH INSTRUMENTS/ASSET-togglen.
      3. Klikk på Add-knappen.

Sett status til BDM to approve og lever

1. Når alle opplysningene er fylt inn, endre Status feltet til BDM to approve.
   • Hvis du vil, kan du legge inn et kommentar nederst på siden.
   • Hvordan:
     1. Velg mottakere ved å klikke på NOTIFY/ SHOW STATUS BUTTONS TO feltet
     2. Skriv in kommentar. Ved behov, kan du laste opp vedlegg også.
   • Logg på kommentarene vises nedenfor.
2. Klikk på Submit-knappen.
   • VIKTIG! La BDM klikke på Reject eller Approve knappen, ikke gjør det selv, selv om du også ser dem.  

BDM godkjenner eller avslår prosjektet

BDM får en varsel ved e-post som ber ham/henne om å godkjenne eller avslå prosjektet. Når prosjektet er godkjent eller avslått får du beskjed ved e-post. 

B: Kortvarig oppdragsprosjekt fra ekstern kunde (rent salg)

Opprettelse av et nytt prosjekt

I BookitLab, på Add New Project-siden, klikk på Continue-knappen ved siden av FOR CUSTOMER OUTSIDE UIO OR DUMMY.

Fyll inn obligatoriske felter 

1. Project Name: Må være under 25 tegn. Dette skal vises på "Deres ref."-feltet i salgsordre i Unit4.
2. Org Unit: Tast inn kundens navn som er registrert i Unit4. Hvis kunden ikke finnes i lista, send følgende informasjon registrert i Unit4 til bookitlab-hjelp@usit.uio.no og be dem om å opprette en ny org unit:
   • Organisasjonsnavn
   • Kundenummer registrert i Unit4
3. Project Coordinator: Core admin som er ansvarlig for kontakt med den eksterne kunden.
4. Project Category: velg som regel Oppdrag.
5. Invoicing Remarks: Må være under 25 tegn. Dette skal vises på "Bestillingsnr./ref"-feltet i salgsordre i Unit4.
6. Status: velg Draft.
7. (ved behov) Project Amount: Beløp avtalt mellom kunden og core admin.
   • Teknisk sett kan dette feltet være tomt, ettersom penger ikke overføres automatisk innen Unit4.
   • Det er opp til enkelt institutt/fakultet å bestemme om feltet må fylles ut eller ikke.
8. Klikk på Submit-knappen. Da får man opp seksjon der brukere kan legges til.
   • Etter dette steget, kan Project Coordinator (= core admin) overta.
   • Hvis core admin skal overta for å fylle inn andre opplysninger herunder brukere, må core admin søke prosjektet ved å ta bort filteret Active: Yes på Projects-siden.
9. PROJECT ALLOWED USERS-seksjonen: Sett brukere tilknyttet prosjektet.
   1. I ADD NEW MEMBER-underseksjonen, velg ADD SPECIFIC USER/S.
   2. Fyll inn SELECT AN EXISTING BOOKITLAB USER-feltet med brukernavn.
   3. Klikk på Add-knappen.
   4. Ved behov, sett de følgende feltene for hver bruker:
      • USER LIMIT: beløpsgrense for den brukeren
      • END DATE: Siste dato den brukeren kan benytte prosjektet.
10. PROJECT ALLOWED SERVICE GROUPS/INSTRUMENTS-seksjonen: Sett core'ene (eller spesifikke instrumenter/tjenester) som dette prosjektet er avtalt å bruke.
    1. Fjern avkryssing fra avkrysningsboksen Allow this project to be used across all cores and instruments.
    2. På ADD SERVICE GROUPS/INSTRUMENTS underseksjonen, velg enten av de følgende som passer behovet best:
       1. ADD SPECIFIC INSTRUMENTS og velg instrumenter/tjenester fra liste på SERVICE-feltet.
       2. ADD CORES og velg core'er fra liste på SERVICE-feltet. Slå av ADD A ROW PER EACH INSTRUMENT/ASSET-togglen.
    3. Klikk på Add-knappen.

Aktiver prosjektet

Når alle obligatoriske feltene er fylt ut, endre Active-feltet til Yes.

C: Dummy-prosjekt med null budsjett

Når trenger man et “dummy”-prosjekt?

Dummy prosjekter kan ikke faktureres og brukes hovedsakelig til å gi tilgang til kostnadsfri abonnementer for; 

• noen spesielle brukergrupper som ikke trenger å betale for bruk av spesifikke instrumenter/core, herunder lab staff, masterstudenter, osv.,
• brukere som allerede har betalt årsavgift e.l. og ikke trenger å betale lenger, og
• å få oversikt over hvor mange timer ulike grupper (av brukere som ikke trenger å betale) har brukt instrumenter/core.

Opprettelse av et nytt prosjekt

I BookitLab, på Add New Project-siden, klikk på Continue-knappen ved siden av FOR CUSTOMER OUTSIDE UIO OR DUMMY.

Fyll inn obligatoriske felter

1. Project Name: Dette må inneha "dummy" og noe ord som spesifiserer formålet.
2. Org unit: Velg Regular users@uio.no med mindre spesifisert fra core admin.
3. Project Category: Velg Intern.
4. Project coordinator: Velg core admin som er ansvarlig på dette dummy prosjektet.
5. Invoice Remarks: Skriv "Dummy".
6. Status: Velg Draft.
7. Project Amount: Sett 0.1.
   • Fordi dette prosjektet ikke har noe budsjett og kun brukes av dem som kan benytte instrumenter kostnadsfritt, må Project Amount settes til 0,1 for å unngå risikoen at dette brukes til andre tjenester som faktisk koster. Samtidig må Hard Limit settes til 100%.
   • Likevel er det mulig å booke/bestille noe som koster for første gang, og det er viktig at brukere selv tar vare på at dummy prosjekt ikke brukes for noe som kostes.
8. Klikk på Submit-knappen. Da får man opp seksjon der brukere kan legges til.
   • Etter dette steget, kan Project Coordinator (= core admin) overta.
   • Hvis core admin skal overta for å fylle inn andre opplysninger herunder brukere, må core admin søke prosjektet ved å ta bort filteren Active: Yes på Projects-siden.
9. PROJECT ALLOWED USERS-seksjonen: Sett brukere tilknyttet prosjektet.
   1. I ADD NEW MEMBER-underseksjonen, velg ADD SPECIFIC USER/S.
   2. Fyll inn SELECT AN EXITING BOOKITLAB USER-feltet som følger med brukeren.
   3. Klikk på Add-knappen.
   4. Ved behov, sett bruk END DATE-feltet for hver bruker.
10. PROJECT ALLOWED SERVICE GROUPS/ INSTRUMENTS-seksjonen: Sett core'en (eller spesifikke instrumenter/tjenester) som dette prosjektet er avtalt til å brukes til.
    
    1. Ta bort avkryssing fra avkrysningsboks Allow this project to be used across all cores and instruments.
    2. På ADD SERVICE GROUPS/ INSTRUMENTS underseksjonen, velg enten av de følgende som passer behovet best;
       1. ADD SPECIFIC INSTRUMENTS og velg instrumenter/tjenesteer fra liste på SERVICE-feltet.
       2. ADD CORES og velg core'er fra liste på SERVICE-feltet. Slå av ADD A ROW PER EACH INSTRUMENTS/ASSET-togglen.
    3. Klikk på Add-knappen.

Aktiver prosjektet

Når alle obligatoriske feltene er fylt, endre Status-feltet til Approve, og Active-feltet til Yes.