Hvorfor omorganisere IT-virksomheten på UiO?
– De raske endringene i teknologier og teknologibruk stiller høye krav til en IT-organisasjon, forteller prosjekteier og IT-direktør Lars Oftedal. – Når vi nå samler mye av IT-organisasjonen på UiO, får vi flere fordeler: Alle UiOs ansatte og studenter får en felles brukerstøtte å henvende seg til, kunnskap og kompetanse kan spres lettere innenfor én IT-organisasjon, og vi klarer å jobbe bedre og mer effektivt sammen for å bidra til å løfte forskningen og undervisningen på UiO, fortsetter prosjekteieren.
OU IT-prosjektet (prosjekt for organisasjonsutvikling av IT-virksomheten på UiO) har arbeidet bredt og grundig for å finne en ny organisasjonsform som kan rigge IT på UiO for framtiden. – UiO er ledende i sektoren på IT, så dette ble ikke satt i gang fordi vi ikke er gode nok. Vi ønsker å være i forkant, og utfordringene som kommer, stiller andre krav til organiseringen av arbeidet med digitalisering og høyteknologi. IT-tjenester til forskning og utdanning krever mer, rett og slett, og en del basistjenester krever mindre. Omorganiseringen gjør oss bedre i stand til å gi våre forskere, undervisere og studenter det de trenger av tilpassede IT-løsninger og rådgivning, avslutter Oftedal.
En digital transformasjon
Fra prosjektets dokumentasjon ser vi utfordringene som kommer med den pågående digitale transformasjonen:
- Endringer i både teknologier og brukerbehov kommer raskere
- Nye teknologier endrer både måten vi jobber på og hva vi jobber med
- Behov for økt og annen kompetanse både hos IT-brukerne og de IT-ansatte
- Behov for felles, standardiserte basis-løsninger med høy utbredelsesgrad som frigjør ressurser til tilpassing der det er nødvendig
- Behov for en mer dynamisk organisasjon, der tilfanget av nye oppgaver er stort når endringer i teknologier og brukerbehov gjør at gamle oppgaver faller bort
Digitalisering og IT-sikkerhet vil gå som en rød tråd gjennom organisasjonen, og her dreier det seg om digitalisering og videredigitalisering både av prosesser og verktøy i IT-organisasjonen og av UiOs virksomhet for øvrig. IT-sikkerheten vil være integrert i alle aktiviteter, og kunnskap og kompetanse om de digitale verktøyene vil være viktig for alle. Med den nye organisasjonen vil derfor kompetanseløft og kompetansedeling være viktig ikke bare for de IT-ansatte, men også for alle ansatte og studenter på UiO.
Hva kan UiO vente seg?
Den nye organisasjonen byr på et felles kontaktpunkt for support, der mange av sakene kan løses på e-post, på chat, over telefon eller via Zoom. Likevel vil support og IT-personell også være tilgjengelig lokalt, slik at hjelp med utstyr i auditorier og undervisningsrom, og annet som krever fysisk oppmøte, skal være lett tilgjengelig. De IT-ansatte som er plassert lokalt, vil også holde kontakten med enhetene i nærheten og delta i utviklingen av IT-tjenestene som må tilpasses de forskjellige fagområdene på UiO. Og med innføring av standardisert utstyr og fellestjenster der det er mulig, vil det frigjøres ressurser til de fagnære områdene som krever spesialløsninger.
Men til tross for standardisering og mer effektive basisløsninger, vil ikke behovet for IT-personell bli mindre. – Vi har ingen IT-ansatte å miste, og ingen vil miste jobben. Alle som skal overføres til den nye organisasjonen vil ha en god og spennende jobb med utviklingsmuligheter, forklarer prosjektleder Lill Mardal. I tillegg til support og vedlikehold, skal den nye organisasjonen videreføre arbeidet med å utvikle og drifte IT-løsninger til støtte for primærvirksomheten vår. Vi blir en av de største IT-organisasjonene i landet, og vi skal være der for å løfte våre forskere, undervisere og studenter og gi dem det de trenger for å nå sine mål, avslutter prosjektleder Mardal.
I gang fra 01.01.23
Fra universitetsdirektørens vedtak 20. mai, går veien for prosjektet videre med innplassering og bemanning av den nye organisasjonen. Det er mye som skal på plass, både administrativt og for de IT-ansatte. De IT-ansatte blir informert fra nærmeste leder og gjennom fellesmøter, og alle IT-brukere vil få god informasjon om nye tilbud fra IT-organisasjonen.
All informasjon om omorganiseringsprosjektet og -prosessen er tilgjengelig fra OU IT-prosjektets nettsted.