Alle må rydde. Nå må vi lagre mindre og riktig!
Hva skjer?
Alle på UiO må rydde i e-posten sin og slette mest mulig derfra.
På UiO lagrer vi enorme mengder data helt unødvendig, noe som både koster mye penger og gir økt klimaavtrykk. Mye av det vi har i e-posten er informasjon som ikke lenger er nyttig, og annet skulle vært arkivert eller lagret et annet sted. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalføring- og arkiveringsplikten skal vurderes før informasjon slettes.
I følge GDPR (personvernforordningen) skal heller ingen informasjon med personopplysninger oppbevares lenger enn nødvendig, noe som betyr at mye gammel informasjon bør slettes. I tillegg endres UiOs retningslinjer for oppbevaring av fortrolig formasjon (røde data), og det vil ikke lenger være tillatt å sende eller lagre e-post med slik informasjon. All e-post som inneholder røde data må derfor fjernes – altså slettes eller lagres et annet sted.
Vi ber deg etterleve dette og slette all e-post som du ikke lenger har behov for.
Ryddekurs:
- IT-avdelingen holder kurs med gjennomgang av ryddetipsene .→ Se kursoversikt.
Hva må jeg gjøre?
Rydde og slette unødvendige e-poster og vedlegg
Du må rydde i e-posten din, og slette gammel og unødvendig e-post. UiO lagrer enorme mengder data helt unødvendig, og det koster penger og gir økt klimaavtrykk. Det er et mål at ansatte og studenter sletter all e-post de ikke trenger, for eksempel alt som er eldre enn to år eller alle mapper med e-post om avsluttede aktiviteter. Målet er at du skal ha minst mulig liggende i e-posten din. Viktig informasjon skal som regel ligge andre steder enn i e-post for å være nyttig, og informasjon som ikke er viktig, skal slettes. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalføring- og arkiveringsplikten skal vurderes før informasjon slettes.
Fjerne røde data
UiO innfører nye retningslinjer for oppbevaring av fortrolig formasjon (røde data), og det vil ikke lenger være tillatt å sende eller lagre e-post med slik informasjon. Alle må fjerne såkalte røde data (fortrolig informasjon) fra e-posten sin. Dette er data som har beskyttelsesbehov fordi de inneholder sensitive personopplysninger eller annet som gjør at de må beskyttes ekstra. Skal du ta vare på slik informasjon, flytter du ut den ut og lagrer den riktig, og så sletter du den fra e-posten din.
→Se ryddetips med informasjon om hva røde data er og tips til å finne dem
→Se UiOs klassifiseringsguide for å lære om de forskjellige dataklassene.
→Se UiOs lagringsguide for å lære hvor forskjellige typer data kan lagres.
Jobbe smartere
På UiO er vi nå klare for å begynne å jobbe smartere digitalt og slik spare tid og få et mindre klimaavtrykk. Men det forutsetter at vi tar i bruk nye løsninger på en god måte og ikke lenger lagrer unødvendig mye.
- Ta i bruk chat i Teams eller Mattermost til spørsmål, oppfordringer og "småprat" som du kanskje tidligere tok på e-post.
- Del dokumenter fra Teams i stedet for å sende dem som vedlegg.
- Slett uviktige e-poster med en gang. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalføring- og arkiveringsplikten skal vurderes før informasjon slettes.
- Sorter e-posten din i mapper etter aktivitet, og overfør dem til arkiv, annet riktig lagringssted eller slett etter hvert som aktivitetene blir avsluttet.
- Du kan også velge å slette all e-post i en mappe som er eldre enn 1, 3 eller 5 år. Innstillingen gjøres pr. mappe. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalføring- og arkiveringsplikten skal vurderes før informasjon slettes.
→Se veiledning for sletting av e-post basert på alder.
Mer informasjon og gode råd kommer!
Hvorfor?
UiO setter i gang denne ryddeaksjonen for å minimere mengden data vi lagrer og dermed redusere klimaavtrykk og utgifter, og for å oppfylle kravene i GDPR enda bedre.
På UiO lagrer vi enorme mengder data i e-posten vår og jo mer data vi lagrer, jo mer ressurser og energi bruker vi. UiO har som målsetting at vi skal redusere vårt eget klimaavtrykk og legge til rette for at ansatte og studenter tar miljøbevisste valg (UiOs klima- og miljøstrategi). Lagring av store mengder e-post er ressurs- og kostnadskrevende, og nå må vi ha ned lagringsmengden.
En annen viktig grunn til å rydde i e-posten er at GDPR (personvernforordningen) slår fast at ingen personopplysninger skal oppbevares lenger enn nødvendig, og da kan vi heller ikke ha informasjonen liggende i e-posten.
UiO er også i gang med forberedelser til å ta i bruk e-postløsningen i MS365, noe som vil medføre at det ikke lenger vil være tillatt å sende eller lagre e-post med fortrolig informasjon (røde data).
Frist for rydding og sletting av e-post, inkludert fjerning av røde data, er ved overgang til ny e-postløsning. Dato er ikke fastsatt, men det lønner seg å starte tidlig med rydding.