Prosedyre for valg av verneombud og varaverneombud
Formål
Denne prosedyren skal sikre at:
- det velges verneombud og varaverneombud innen alle verneområder,
- valget foregår på en korrekt og forutsigbar måte,
- ansatte og ledere får informasjon om hvem som er verneombud og varaverneombud.
Virkeområde
Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO.
Ansvar
Arbeidsmiljøutvalg
Arbeidsmiljøutvalget har ansvar for å fastsette verneområder innen sitt virkeområde.
Arbeidsmiljøutvalget har ansvar for å sette ned et valgstyre for valg av verneombud og varaverneombud. Valgstyret skal bestå at 1 til 3 personer.
Valgstyre
Valgstyret har ansvar for å
- finne fram til kandidater til verneombudsvervet,
- gjøre kandidatenes navn og forslagsstillernes navn kjent
- gjennomføre valget,
- rapportere til ledelsen om hvem som er valgt innen de aktuelle verneområdene og når funksjonstiden begynner, dersom dette ikke er 1. januar.
Fagforeningene
Dersom valgstyret ikke klarer å finne fram til kandidater til verneombud eller varaverneombud, skal fagforeningene peke ut verneombud og varaverneombud.
Ledelsen
Dersom de ansatte eller fagforeningene ikke klarer å velge eller peke ut verneombud og varaverneombud, har ledelsen ansvar for å peke ut verneombud og varaverneombud.
Ledelsen har ansvar for å gjøre kjent for de ansatte hvem som er valgt eller pekt ut til verneombud og varaverneombud innen de ulike verneområdene og når funksjonstiden begynner.
Ledelsen har ansvar for å melde fra til HMS-stab og hovedverneombudet hvem som er valgt eller pekt ut som verneombud og varaverneombud.
Fremgangsmåte
Planlegging
- Arbeidsmiljøutvalget vurderer om verneområdene er større enn at verneombudet kan ha oversikt over verneområdet sitt og gjør eventuelle justeringer. Verneområdet skal være klart definert og bør følge organisatoriske enheter.
- Valgstyret må lage en framdriftsplan tilpasset den aktuelle organisatoriske enhet. Valget må være avsluttet innen 1. november.
Deltakere ved valg av verneombud og varaverneombud
- Alle ansatte som ikke har lederfunksjoner eller opptrer på vegne av ledelsen kan velges til verneombud eller varaverneombud. De som velges bør være godt kjent med arbeidet på den aktuelle enheten. Funksjonstiden er 2 år.
- Alle ansatte, unntatt øverste ledelse, har stemmerett.
Gjennomføring av valg av verneombud og varaverneombud
- Kandidatenes og forslagstillernes navn gjøres kjent for de stemmeberettige.
- Valget skal være skriftlig og hemmelig. Valget kan gjennomføres som urnevalg eller ved en elektronisk løsning som tilfredsstiller kravet til hemmelig valg.
- Dersom det bare foreligger et forslag til kandidat, anses kandidanten som valgt uten at enheten trenger å gjennomføre valg.
Rapportering
Valget dokumenteres gjennom skriftlig beskjed til ledelsen om hvem som er valgt, eventuelt utpekt, til verneombud og varaverneombud innen det enkelte verneområdet. Det oppgis også når funksjonstiden starter, dersom dette ikke er 1. januar. En ansatt kan ikke fungere som verneombud før ledelsen har fått skriftlig melding om hvem som er valgt, eventuelt utpekt.
Arkivering
Valgstyret har ansvar for at skriftlig beskjed til ledelsen om hvem som er valgt, eventuelt utpekt, til verneombud og varaverneombud arkiveres.
Definisjoner
- Med ”arbeidsmiljøutvalg” menes i denne prosedyren arbeidsmiljøutvalg på det aktuelle organisatoriske nivå.
- Med ”ledelse” menes i denne prosedyren ledelsen på det samme organisatoriske nivå som det aktuelle arbeidsmiljøutvalget.
- Med ”øverste ledelse” menes i denne prosedyren rektoratet, dekanat, instituttleder og administrativ leder, fagdirektører med nestledere, museumsdirektører med nestledere, universitetsbiblioteksdirektør med nestleder, senterledere med nestledere for sentre som ikke er underlagt et fakultet eller museum osv
- Med ”ansatt” menes i denne prosedyren de personene som UiO har arbeidsgiveransvar for.
- Med ”HMS-stab” menes i denne prosedyren den gruppen innen Organisasjons- og personalavdelingen (OPA) som er arbeidsgivers ressursgruppe innen HMS.
Referanser
- Arbeidsmiljøloven kapitel 6 (lovdata.no)
- Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (til 31.12.2012) (lovdata.no)
- Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (fra 01.01.2013) (lovdata.no)
Dokument-ID
- Utarbeidet av: HMS-stab, Organisasjons- og personalavdelingen
- Godkjent av: Tove Kristin Karlsen for Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
- Godkjenningsdato: 26.09.2012
- Utgave: 1
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-21