Arkivering av HMS-dokumenter

Liste over personer som er valgt eller utpekt til verneombud, lokalt hovedverneombud, ledende verneombud eller LAMU-medlem 

Type N
Tittel i ePhorte Verneombud / Lokalt hovedverneombud / Ledende verneombud / LAMU-medlemmer <ÅÅÅÅ>
Avsender Valgstyret
Mottaker Leder av enheten

Rapport fra intern HMS-revisjon

Type N
Tittel i ePhorte HMS-revisjonsrapport <Enhet>
Avsender Revisjonsleder
Mottaker Leder av enheten

Kursagenda og liste med signatur fra deltagerne ved interne HMS-kurs, brannopplæring og utstyrsspesifikk opplæring 

Type X
Tittel i ePhorte

HMS-kurs

Avsender

Intern kursarrangør

Evalueringsskjema og deltagerliste etter brannøvelse 

Type N
Tittel i ePhorte

Brannøvelse

Avsender

Driftsleder EA / Etasjekontakt

Mottaker Ufordelt til enheten som har hatt brannøvelse

Rapporter fra bedriftshelsetjenesten

Type N
Tilgangskode + Hjemmel Dersom BHT-rapporter inneholder helseopplysninger om identifiserbare personer, så skal sladdet versjon legges som vedlegg til journalposten og skjermes etter § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)
Avsender

Enhet for bedriftshelsetjeneste

Ekstern bedriftshelsetjeneste

Mottaker

Leder

EBHT skal være kopimottaker på rapporter fra ekstern bedriftshelsetjeneste.

 Dokumentasjon på systematisk HMS-arbeid fra leder

Type X
Dokument

Tiltaksplan fra vernerunde

Tiltaksplan fra ledelsens gjennomgåelse

Plan for HMS-revisjon

Sikker jobbanalyse

HMS-risikovurdering

HMS-samsvarsvurdering

Kursbevis for HMS-kurs som er tatt andre steder

Godkjente HMS-policyer og HMS-prosedyrer. Dokumenter som er godkjent i Vortex skal skrives ut som pdf-fil for arkivering.

Feltkort fra feltansvarlig

Plan for enhetens bruk av BHT samt bestillinger utenom planen

Funksjonsbeskrivelse for romansvarlig

Dokumentasjon på at hjertestarteren er vedlikeholdt, endret eller reparert. 

Tittel i ePhorte

Vernerunde

Ledelsens gjennomgåelse

Plan for HMS-revisjon

Sikker jobbanalyse

HMS-risikovurdering

HMS-samsvarsvurdering

HMS-kursbevis

<Tittelen til HMS-prosedyren / policyen>

Feltkort fra feltansvarlig

Plan for enhetens bruk av BHT / bestilling BHT

Funksjonsbeskrivelse for romansvarlig

Hjertestarter

Avsender Leder / Lokal HMS-koordinator

 

Meldinger og rapporter til HMS-myndighetene ved HMS-avvik

Type U
Tilgangskode + Hjemmel Dersom melding eller rapport inneholder helseopplysninger om identifiserbare personer, så skal sladdet versjon legges som vedlegg til journalposten og skjermes etter § 13 jf. fvl. § 13 (lovdata.no)
Dokument

Melding om arbeidsulykke eller personskade til Arbeidstilsynet (legges i personalmappe / studentmappe)

Melding om yrkesskade til NAV  (legges i personalmappe / studentmappe)

Skademelding til Statens pensjonskasse  (legges i personalmappe / studentmappe)

Melding om el-ulykke til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap  (legges i personalmappe / studentmappe)

Rapporter til Statens strålevern

Rapporter til Helsedirektoratet.

Avsender Leder / Lokal HMS-koordinator

 

Meldinger og søknader til HMS-myndighetene 

Type U
Dokument

Meldinger og søknader om godkjenning til, og godkjenning fra Helsedirektoratet. I søknad/melding skal det angis at svar skal gå til enhetens postmottak.

Melding til Arbeidstilsynet om bruk av biologiske faktorer i klasse 2, 3 og 4.

Tittel i ePhorte

Søknader / meldinger GMO

Melding Arbeidstilsynet biologiske faktorer

Avsender Leder / Lokal HMS-koordinator
Publisert 22. mai 2017 13:09 - Sist endret 28. aug. 2017 11:30