Prosedyre for valg av verneombud og varaverneombud

Formål

Denne prosedyren skal sikre at det velges verneombud og varaverneombud innen alle verneområder, at valget foregår på en korrekt og forutsigbar måte og at ansatte og ledere får informasjon om hvem som er verneombud og varaverneombud.

Virkeområde

Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO.

Fremgangsmåte

Planlegging

Arbeidsmiljøutvalget skal vurdere om verneområdene er for store til at verneombudet kan ha oversikt over verneområdet sitt, og gjøre eventuelle vedtak om justeringer. Verneområdet skal være klart definert og bør følge organisatoriske enheter.

Arbeidsmiljøutvalget skal nedsette et valgstyre på 1 til 3 personer.

Valgstyret skal lage en framdriftsplan tilpasset den aktuelle organisatoriske enhet. Valget skal være avsluttet innen 1. november.

Deltakere ved valg av verneombud og varaverneombud

Alle ansatte innen verneområdet, som ikke har lederfunksjoner eller opptrer på vegne av ledelsen, kan velges til verneombud eller varaverneombud. De som velges bør være godt kjent med arbeidet på den aktuelle enheten. Funksjonstiden er 2 år.

Alle ansatte, unntatt øverste ledelse, har stemmerett.

Gjennomføring av valg av verneombud og varaverneombud

Valgstyret skal:

• Finne frem til kandidater til verneombudsvervet
• Gjøre kandidatenes og forslagstillernes navn kjent for de stemmeberettige.
• Gjennomføre valget. Valget skal være skriftlig og hemmelig. Valget kan gjennomføres som urnevalg eller ved en elektronisk løsning som tilfredsstiller kravet til hemmelig valg.
• Rapportere til ledelsen om hvem som er valgt innen de aktuelle verneområdene og når funksjonstiden begynner, dersom dette ikke er 1. januar.

Dersom det bare foreligger et forslag til kandidat, anses kandidaten som valgt uten at enheten trenger å gjennomføre valg.

Dersom valgstyret ikke klarer å finne fram til kandidater til verneombud eller varaverneombud, skal fagforeningene peke ut verneombud og varaverneombud.

Dersom de ansatte eller fagforeningene ikke klarer å velge eller peke ut verneombud og varaverneombud, skal ledelsen peke ut verneombud og varaverneombud.

Valget skal dokumenteres gjennom skriftlig beskjed til ledelsen om hvem som er valgt, eventuelt utpekt, til verneombud og varaverneombud innen det enkelte verneområdet. Det oppgis også når funksjonstiden starter, dersom dette ikke er 1. januar. En ansatt kan ikke fungere som verneombud før ledelsen har fått skriftlig melding om hvem som er valgt, eventuelt utpekt.

Rapportering

Ledelsen skal sørge for at informasjon om hvem som er verneombud og varaverneombud blir oppdatert på enhetens websider.

Ledelsen skal sørge for at felles epostlister for verneombudene ved enheten blir oppdatert med e-postadressen til de som er verneombud og varaverneombud.

Verktøy

Arkivering av HMS-dokumenter

Definisjoner

• Med ”arbeidsmiljøutvalg” menes i denne prosedyren arbeidsmiljøutvalg på det aktuelle organisatoriske nivå.
• Med ”ledelse” menes i denne prosedyren ledelsen på det samme organisatoriske nivå som det aktuelle arbeidsmiljøutvalget.
• Med ”øverste ledelse” menes i denne prosedyren rektoratet, dekanat, instituttleder og administrativ leder, fagdirektører med nestledere, museumsdirektører med nestledere, universitetsbiblioteksdirektør med nestleder, senterledere med nestledere for sentre som ikke er underlagt et fakultet eller museum osv.
• Med ”ansatt” menes i denne prosedyren de personene som UiO har arbeidsgiveransvar for.

Referanser

1. Arbeidsmiljøloven         
2. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
3. Policy for verneorganisasjonen

Dokumentinfo og endringslogg

Fagansvarlig enhet: Enhet for HMS og beredskap